Como o módulo de compras funciona no SAP?
Empresas de qualquer tamanho usam sua função de cadeia de suprimentos para comprar itens, seja para fabricar produtos acabados ou para fornecer serviços. Antes que um departamento de compras possa comprar material no SAP, a infraestrutura exclusiva do departamento deve ser configurada.
Para projetar uma estrutura que atenda melhor às necessidades de um negócio, você precisa entender a estrutura organizacional do SAP e as decisões que um departamento de compras precisa tomar.
Estrutura organizacional de compras da SAP
Cada departamento de compras é único, mas a estrutura organizacional definida no SAP permitirá que uma empresa adote as melhores práticas para maximizar os benefícios do sistema.
- Organização de compras - Este é o nível mais alto da infraestrutura de compras. Uma organização de compras é definida como um grupo de atividades de compras que está associado a todas ou a uma parte específica da empresa.
Se uma empresa possui um grande número de locais geograficamente independentes, cada área pode ter sua própria organização de compras. No entanto, uma pequena empresa com um ou dois locais só pode usar uma organização de compras.
- Grupo de compras - o grupo de compradores pode ser definido como uma pessoa ou um grupo de pessoas que lidam com um determinado produto ou grupo de produtos comprados através da organização de compras.
Em organizações maiores, muitas vezes há grupos de profissionais de compras no departamento de compras que trabalham com determinados fornecedores ou tipos de fornecedores.
Documentos de compra
Há vários documentos de compra usados pelos departamentos de compras no SAP.
- Requisição de compra - Se um produto é necessário através do processo de planejamento de produção, uma requisição de compra pode ser gerada. Produtos e serviços que não fazem parte do processo de planejamento podem ser solicitados manualmente usando uma requisição de compra.
Uma requisição pode ser criada por usuários autorizados e eles solicitarão itens de um catálogo baseado na Web ou inserindo requisições diretamente no sistema SAP . Se uma requisição for levantada para um item que não tenha sido comprado anteriormente, uma solicitação de cotação pode ser criada e enviada para fornecedores existentes ou novos.
- Pedido de cotação - Se o produto não puder ser comprado do fornecedor contratado ou se o preço e a qualidade não forem aceitáveis, o departamento de compras poderá enviar a fornecedores novos ou existentes uma Solicitação de cotação (RFQ).
O fornecedor pode revisar o RFQ e enviar de volta seus melhores preços e condições para os itens.
- Cotação - Quando o fornecedor envia de volta suas cotações, elas podem ser inseridas no SAP e, em seguida, o departamento de compras pode revisar e comparar.
Pode haver alguma negociação com os fornecedores para a melhor cotação, onde o departamento de compras tentará obter prazos de entrega, descontos ou custos de frete mais favoráveis.
- Pedido de Compra - Este é um documento comercial emitido por um departamento de compras para o fornecedor, que identifica o produto ou serviço necessário, as quantidades e o preço negociado que o fornecedor e o departamento de compras acordaram.
É possível configurar o sistema para que um fornecedor reconheça que recebeu o pedido.
Além disso, é possível exigir que os fornecedores enviem um aviso de envio avançado, para que seja possível saber quando os itens devem ser entregues .
- Contratos - Em vez de um único pedido de compra com um fornecedor, é possível criar um contato em que o fornecedor concorde em enviar uma determinada quantidade dos itens durante um determinado período de tempo.
Além disso, o contrato pode ser um contrato de valor em vez de uma quantidade; o contato é para uma quantidade total de bens adquiridos em um determinado período.
- Contrato de programação - Este contrato com o fornecedor significa que haverá um contrato para fornecer os itens em intervalos programados durante um período de tempo.
A função de compras da SAP foi projetada para que seus usuários possam ajudar suas organizações a fornecer aos clientes os pedidos que os clientes desejam, quando esses clientes desejam esses pedidos - e fazer isso gastando o mínimo possível no estoque.
Este artigo de compras do SAP foi atualizado por Gary Marion, especialista em logística e cadeia de suprimentos.