01 - Executive Buy-In
02 - Racionalização de Dados Existentes
Qualquer empresa que tenha adquirido dados durante um período de tempo terá um banco de dados de fornecedores que contém dados atuais, duplicados, desatualizados e incorretos. Se sua empresa tiver vários departamentos de compras separados geograficamente, o nível de imprecisão será multiplicado. Para que uma estratégia de compras de classe mundial seja implementada, os dados de cada departamento de compras precisam ser atualizados para refletir os dados atuais do fornecedor e serem racionalizados para eliminar dados duplicados, incorretos e desnecessários. O benefício de ter dados precisos para sua empresa é que ela permite que as decisões sejam tomadas com precisão. Ele permite que o departamento de compras analise os gastos em fornecedores usados em mais de uma área de compras. Depois de uma maior compreensão de onde o dinheiro é gasto em toda a empresa, a empresa terá uma maior alavancagem com os fornecedores.
03 - Aproveite os Programas de Incentivo a Fornecedores
Tem sido a norma para as empresas pagarem os fornecedores o mais tarde possível. Se o fornecedor tiver um contrato por 45 dias, ele nunca receberá o pagamento antes desse 45º dia. Para incentivar as empresas a pagar suas contas antes da data do contrato negociado, os fornecedores ofereceram descontos, descontos e outros incentivos. Mas os fornecedores descobriram que, apesar dos incentivos, as empresas ainda não pagam antecipadamente. Uma teoria é que as empresas inserem as condições de pagamento em seu sistema ERP e esquecem disso. As verificações são cortadas com base nesses dados e os incentivos do fornecedor nunca são realizados. Uma estratégia de compra de classe mundial deve abranger esses descontos e as empresas devem se certificar de que estão tomando todos os incentivos possíveis. Nestes tempos econômicos difíceis, as empresas não podem deixar passar descontos significativos. Além disso, as negociações com os fornecedores também devem incluir a obtenção de descontos maiores para pagamento no recebimento de mercadorias ou até mesmo no pré-pagamento.
04 - Implementar avaliação de fornecedores
Uma boa estratégia de compra deve incluir um método pelo qual os fornecedores são medidos. O processo de avaliação deve incluir não apenas o desempenho da entrega, mas também rastrear métricas menos óbvias, como sob ou sob entrega, qualidade dos itens entregues e o desempenho do serviço ao cliente do fornecedor. Essas métricas podem nem sempre ser um valor mensurável, mas às vezes a métrica é subjetiva. Se diretrizes políticas forem implementadas para avaliação subjetiva, todos os fornecedores podem ser medidos igualmente. Não se esqueça de informar aos fornecedores que eles estão sendo avaliados. Se eles souberem que seus clientes estão assistindo, talvez aumentem o jogo.
05 - Contratar Profissionais de Compras
Muitas empresas acreditam que as habilidades básicas de escritório são o único pré-requisito para um cargo no departamento de compras. Essa visão é incrivelmente ingênua, considerando que esses funcionários são responsáveis por gastar grandes quantidades de recursos da empresa. O profissional de compras é a chave para implementar uma organização de compras de classe mundial. As habilidades necessárias para organizações de compras de classe mundial incluem o conhecimento do negócio para o qual estão comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociação e habilidades interpessoais. Ao privar o departamento de compras de funcionários versados nessas habilidades, sua empresa pode se ver vinculada a contratos com fornecedores errados, pelo material errado e pelo preço errado. as organizações de compras incluem o conhecimento do negócio para o qual estão comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociação e habilidades interpessoais. Ao privar o departamento de compras de funcionários versados nessas habilidades, sua empresa pode se ver vinculada a contratos com fornecedores errados, pelo material errado e pelo preço errado.
06 - Reduzindo o Número de Fornecedores
As empresas têm centenas de fornecedores, alguns milhares, muitos milhares, até dezenas de milhares. Ter milhares de fornecedores em seu sistema, além de exigir uma quantidade considerável de manutenção, também pode ser extremamente caro. Se um departamento de compras solicita itens de vinte fornecedores diferentes a cada dia, isso pode significar vinte ordens de compra que precisam ser enviadas, vinte custos de remessa que precisam ser pagos e vinte entradas de mercadorias que precisam ser processadas quando as mercadorias chegam. Além dos custos adicionais, provavelmente há economias que não estão sendo realizadas. Quantos desses vinte vendedores vendem produtos iguais ou semelhantes. Se os vinte fornecedores forem reduzidos a cinco, os custos de processamento serão reduzidos e, provavelmente, o custo do material foi negociado mais baixo.
07 - Compra centralizada
Se sua empresa possui vários locais geograficamente dispersos, você pode pensar que é impossível implementar uma estratégia de compra de classe mundial. É prudente que as empresas pensem em seus gastos gerais como uma função central. Com uma organização de compras centralizada, uma empresa pode revisar sua compra total e selecionar fornecedores que podem fornecer a maioria dos itens com os melhores custos. Esse cenário não abrangerá todos os itens usados em todos os locais e a central de compras teria que trabalhar com os locais para identificar fornecedores locais que facilitam as necessidades do local remoto.
08 - Como aproveitar ao máximo os fornecedores
Negociar um acordo com um fornecedor pode ser um assunto longo e sem que nenhuma das partes fique satisfeita com o resultado. Ter um relacionamento ruim com seu fornecedor no início do contrato não é a maneira pela qual as organizações de compras de classe mundial operam. Os fornecedores são uma parte importante da sua cadeia de suprimentos. Os materiais que eles fornecem são necessários em datas específicas para que seu pedido seja enviado ao cliente na data prometida. Tornar seu fornecedor um parceiro em vez de apenas outro fornecedor ajudará a garantir que seus pedidos estejam corretos e dentro do prazo. Negociações com seus fornecedores devem se concentrar nos benefícios de ser um fornecedor; mostrando-lhes que, se você for bem sucedido, eles serão bem sucedidos. Negociações que se concentram em cláusulas de multa e multas por má qualidade e datas de entrega perdidas deixarão o fornecedor menos do que disposto a atender às suas necessidades.
09 - Maximizando a Tecnologia
Existem algumas empresas que ainda usam Rolodexes, requisições de compra de papel e solicitam seus pedidos de compra aos fornecedores. A maioria tem algum tipo de software de compra, mesmo que seja uma planilha do Excel, que rastreia pedidos e gastos gerais. Com a introdução do software Enterprise Resource Planning (ERP), as empresas podem integrar seus departamentos de compras em sua cadeia de suprimentos para aproveitar os dados em tempo real. No entanto, é aí que muitas empresas param. As estratégias de compras de classe mundial vão mais longe para colher os benefícios oferecidos a eles por seus sistemas ERP. As empresas podem adotar técnicas de fluxo de trabalho dentro de seus sistemas ERP para automatizar aprovações e pagamentos, reduzindo assim o tempo que a equipe de compras tem que intervir. Os dados produzidos por milhares de transações de compra podem ser usados em data warehouses para ajudar os profissionais de compras com métricas de avaliação de fornecedores e negociação de contratos.