Certifique-se de transmitir respeito aos clientes e outros chamadores
O correio de voz tornou-se uma parte padrão de todo sistema telefônico da classe executiva . Não apenas saber como deixar uma mensagem telefônica profissional de correio de voz refletirá positivamente em sua empresa, mas também é importante para sua imagem profissional .
Todos os funcionários que usam o telefone como parte de seu trabalho devem saber como deixar uma mensagem telefônica profissional. Aqui estão algumas dicas para os funcionários novos ou inexperientes deixarem os tipos de mensagens telefônicas profissionais e cortês que serão devolvidas.
01 - pense primeiro
02 - Apresente-se
Comece cada mensagem de correio de voz apresentando-se, para que o destinatário saiba quem está ligando imediatamente. Deve incluir seu nome completo e nome da empresa. Exemplo: "Esta é Jane Doe ligando da Empresa X para Suzy Jones sobre sua conta." Certifique-se de que você sabe como pronunciar o nome da pessoa para quem você está ligando, você não quer insultá-la antes mesmo de falar com ela.
03 - Fale devagar
Fale devagar o suficiente para que a pessoa que recebe a mensagem possa ouvir cada palavra. É muito frustrante quando você vai para recuperar uma mensagem apenas para descobrir que a outra pessoa está falando muito rápido para ser entendida. Certifique-se de que, se estiver saindo de um número de retorno de chamada, repita-o duas vezes para que a pessoa possa anotá-lo.
04 - Fale Claramente
Fale diretamente no bocal do seu telefone em um tom de voz claro e adequadamente modulado. Não segure o telefone entre a face e o ombro para que o bocal seja posicionado pelo pescoço; tudo bem enquanto você está discando ou enquanto o telefone está tocando na outra ponta, mas não quando você está conectado.
05 - Mantenha Curto
Você não precisa deixar todos os detalhes em sua mensagem de correio de voz . A maioria dos sistemas telefônicos comerciais tem um limite de um a dois minutos para as mensagens antes de encerrar a chamada. Deixe um breve resumo do motivo da sua chamada e feche com uma solicitação de retorno de chamada.
06 - Terminá-lo profissionalmente
Assim como uma carta comercial profissional, termine dando suas informações de contato. Se a pessoa não estiver familiarizada com você ou tiver problemas para colocá-lo, repita seu nome e sua empresa junto com a melhor maneira de entrar em contato com você. Se você já tem uma relação de trabalho forte, talvez seja possível pular a repetição do seu nome, mas ainda assim certifique-se de dar a ele o melhor número para ligar de volta e as horas em que estará disponível.
07 - Deixou cair a chamada?
Se você acredita que sua mensagem de correio de voz foi descartada pelo sistema de correio de voz antes de você ter terminado, tente a chamada novamente e diga à pessoa que acredita que sua mensagem anterior pode ter sido descartada. Tente manter isso breve; você não quer parecer uma peste. Basta dizer o seu nome novamente e deixar o seu número, com uma saudação como "Eu só queria ter certeza de que você recebeu a minha mensagem, parecia que estávamos desconectados. Obrigado!"
08 - Pratique e Teste Você Mesmo
Se você não tem certeza ou está nervoso em deixar mensagens comerciais, pratique com um amigo ou colega. Deixe-lhes uma amostra da mensagem do correio de voz e peça-lhes uma crítica: você está falando rápido demais ou é difícil de entender? Pode até valer a pena deixar uma mensagem de voz para ouvir como você está.