Enviado da mesa de (inserir nome)
De vez em quando, recebo um email de um advogado que envia um email em nome de sua mesa. Aqui estão alguns problemas com essa abordagem de email.
Primeiro, o índice de exibição da Caixa de Entrada da maioria dos sistemas de e-mail não exibirá um nome assim por muito tempo. A maioria das pessoas verá apenas uma porção de "da escrivaninha" e talvez algumas letras do primeiro nome da pessoa. Mais importante, parece bobo e um pouco pretensioso. Uma mesa não envia e-mails. Se um advogado enviar um email, ele deve estar em seu nome.
Efeitos extravagantes
Alguns advogados adoram ser criativos com a aparência de seus e-mails. Outro dia eu vi o bloco de assinatura de um advogado e por um momento eu pensei que estava tendo problemas de visão. Acontece que as letras borradas foram intencionais. Efeitos especiais podem parecer divertidos, mas qualquer coisa que torne as palavras difíceis de ler é uma má ideia. Especialmente se o que é difícil de ler é o nome do advogado e o endereço de email.
Ainda pior do que os efeitos especiais nas cartas é quando os advogados entulham seus e-mails com obras de arte ou gráficos extravagantes. Isso torna a mensagem mais lenta para download, mais lenta para abrir e mais incômodo para ler.
O objetivo de um email é comunicar informações, não habilidades artísticas. Mantenha simples.
Nenhum bloco de assinatura
Não é tão difícil configurar um bloco de assinatura automática na maioria dos sistemas de e-mail. Não precisa ser complicado, e as opiniões variam quanto à quantidade de informações a serem incluídas em um bloco de assinatura. Alguns advogados transformam seus rodapés de e-mail em mini-comerciais que saem em todos os e-mails, enquanto outros adotam uma abordagem muito minimalista com apenas seu nome, endereço de e-mail ou número de telefone.
A maioria coloca algum tipo de aviso de privacidade ou aviso legal na parte inferior do rodapé. Todos esses são usos aceitáveis de um bloco de assinatura de email. O que não é aceitável é enviar e-mails que não identificam o remetente. O destinatário de um email não deve adivinhar quem enviou o email. Os advogados devem identificar-se claramente em todas as comunicações que enviam e, se o advogado for inteligente, o e-mail incluirá também um aviso de privacidade.
Escrevendo e-mails enquanto está com raiva
Um dos benefícios do antigo sistema de envio de cartas para as pessoas era que havia um período de "pausa" entre quando uma carta seria escrita e quando realmente seria enviada ao destinatário. Se o advogado digitasse a carta ele mesmo, ainda assim seria possível sentar-se em uma mesa por várias horas antes de ir ao correio. Se fosse ditado, no momento em que a secretária terminasse de datilografar, o advogado pode ter superado o que o deixou tão irritado em primeiro lugar.
Essa proteção não existe no email. Com um email, o advogado pode disparar uma missiva irritada em segundos do que desencadeou a raiva. 99,99% das vezes isso será uma má idéia. Ninguém pensa mais claro quando está sendo motivado pela raiva. Vá fazer outra coisa e volte à questão ofensiva mais tarde, quando parte da raiva se dissipar.
Pode fazer a diferença entre manter ou perder clientes, amigos e dinheiro.
Não fazendo respostas oportunas
Alguns advogados acham que a antiga "regra dos 5 dias" para responder a correspondências comerciais também se aplica ao e-mail. Não faz. Não importa o quão inconveniente isso possa ser, a realidade é que as pessoas esperam respostas mais rápidas para um e-mail do que para uma carta enviada pelo correio. Se um cliente ou outro advogado enviar um email, tente responder no prazo de 24 horas, se possível. Se é um assunto complicado que não pode receber a devida atenção no momento, pelo menos envie um aviso e deixe a pessoa saber quando esperar uma resposta. A maioria dos clientes apreciará uma mensagem amigável que diz que o email foi recebido e será respondido em breve. Em face do silêncio, o cliente é deixado para especular se o advogado chegou a receber o e-mail, se uma resposta está a caminho ou se as preocupações do cliente estão simplesmente sendo ignoradas.
Destinatário incorreto no campo Para
Uma das grandes vantagens da função de preenchimento automático nos sistemas de e-mail é permitir que os advogados encontrem os endereços de e-mail de seus clientes ou colegas mais rapidamente. Um dos riscos da função auto-completar é que um advogado que não seja cuidadoso poderia enviar o email para a pessoa errada. Em alguns casos, isso pode não ser mais do que um pequeno constrangimento, mas, em alguns casos, pode resultar em negligência profissional. Não envie por e-mail, por engano, comunicações confidenciais do cliente para um advogado adversário ou mesmo para outro cliente.
Usando a opção "Responder a todos".
O advogado oposto envia um email para você com uma proposta ou afirmando sua posição sobre um problema. Você encaminha o e-mail para os outros advogados de sua empresa envolvidos com o caso para discuti-lo. Em breve, o botão "responder a todos" está sendo usado generosamente, sem que ninguém perceba que o conselho oposto está sendo copiado na discussão interna de sua empresa. Acontece. Se você quiser encaminhar um e-mail para discussão, remova as informações do remetente antes de encaminhá-las. E, sempre que usar essa opção Responder a todos, verifique cada endereço de e-mail na lista de destinatários antes de pressionar Enviar.
8. Linhas de assunto desleixadas. Lembre-se de que qualquer coisa enviada para outro advogado em um email pode ser encaminhada para qualquer outra pessoa. Pense duas vezes antes de usar linhas de assunto, como "meu cliente idiota" ou "ordem do juiz estúpido". Nunca se sabe onde uma cópia desse email pode aterrar. Além disso, não deixe as linhas de assunto em branco, pois isso pode fazer com que outro advogado não perceba que há um e-mail sobre o seu caso. Uma linha de assunto simples de "Caso Parkerson" ou "Contrato proposto por Smith" ou qualquer título relevante para o conteúdo do email funciona melhor.
E enquanto "cliente idiota" pode ser a descrição mais precisa do conteúdo do email, é uma má escolha para a linha de assunto.
9. Observe o seu tom - e não interprete mal a de outra pessoa. Quando as pessoas falam umas com as outras cara a cara, sinais faciais e tons vocais geralmente deixam claro a intenção de uma pessoa. Em ligações telefônicas, a voz de uma pessoa geralmente é suficiente para saber quando alguém está sendo sarcástico, brincando ou sério. Mas no e-mail, é perigosamente fácil interpretar mal a intenção de uma pessoa. Numerosas amizades foram danificadas por uma pessoa que interpretou mal a intenção de outra pessoa em declarações em um email. E com advogados tão acostumados a discutir uns com os outros, é fácil para um advogado ser rápido em assumir que a outra pessoa está sendo hostil ou grosseira.
Conforme discutido em "Como escrever e-mails com raiva", demore alguns minutos para esfriar antes de enviar uma resposta ao e-mail desse babaca.
Depois de uma hora passar, você pode perceber que você o leu de forma errada em primeiro lugar. Não tenha uma resposta automática a declarações feitas em e-mails, e não envie uma resposta até considerar se é possível que o remetente tenha uma intenção diferente da que apareceu inicialmente. Se parecer que uma declaração pode ser lida de mais de uma maneira, e uma dessas formas não é ofensiva, tente dar ao remetente o benefício da dúvida antes de cortar a cabeça com uma missiva de e-mail fatal.
Existem outros erros de email de advogado que deveriam ter feito a lista Top 10? Conte-nos sobre isso no Fórum.