Tempo de viagem vs. tempo de deslocamento
Em geral, o tempo gasto viajando pelos funcionários para atividades relacionadas ao trabalho deve ser pago. Viagens que são inerentes aos deveres e tempo de deslocamento do funcionário (viajar entre a casa e o trabalho) não são pagas. O tempo de viagem pode incluir viagens locais e viagens fora de casa.
Tempo de viagem vs. tempo de deslocamento
Pendulares estão indo e voltando ao trabalho. Todos (pelo menos todos que não trabalham em casa) viajam para um emprego.
O tempo de deslocamento é tempo pessoal, não tempo de negócios. O IRS não permite que as empresas deduzam o tempo de deslocamento como despesa comercial e os funcionários não devem ser pagos pelo tempo de deslocamento.
O Departamento do Trabalho (DOL) discute funcionários que dirigem veículos fornecidos pelo empregador. O DOL considera o tempo gasto em viagens de casa para o trabalho por um empregado em um veículo fornecido pelo empregador, ou em atividades executadas por um funcionário que são incidentais ao uso do veículo para deslocamento, geralmente não é "horas trabalhadas" e, portanto, não precisa ser pago.
Aqui está uma possível regra geral: se você autorizar uma viagem, não importa como o funcionário viaja (carro, trem, ônibus, etc.), o tempo de viagem deve ser pago.
Pagamento de viagem para funcionários por hora
O pagamento aos funcionários pelo tempo de viagem local é aplicável apenas a funcionários não isentos (por hora), não para dispensar funcionários (profissionais ou gerenciais). Funcionários isentos são pagos pelo seu conhecimento pelo trabalho, não pela hora.
Exemplos de viagem: pagos ou não pagos?
- Um funcionário dirige para o trabalho de sua casa todos os dias. Você pede a ele para parar e pegar bagels para a reunião da equipe. Este tempo de condução não é pago. O tempo de deslocamento para o trabalho nunca é pago; o tempo para parar para os bagels é "incidental" para os deslocamentos e não faz parte do trabalho do empregado.
- Você pede a um funcionário que dirija até uma loja no horário de trabalho para comprar biscoitos para a reunião do escritório. Se o funcionário fizer essa viagem durante as horas normais de trabalho, ele ou ela deve ser pago.
- Um LPN (enfermeiro profissional licenciado) trabalha para uma instalação de enfermagem e viaja entre os dois locais desta instituição conforme orientado, fornecendo cuidados para os pacientes em ambos os locais. Seu tempo de viagem diário deve ser incluído em seu pagamento porque ela não está viajando diariamente, mas viajando entre locais de trabalho.
Pagar os funcionários pelo tempo gasto viajando longe de casa
Os funcionários que viajam para outro local para fins comerciais são um caso diferente. Em geral, você deve pagar os funcionários pelo tempo gasto sob seu controle e pelo tempo que eles não podem gastar como desejarem. Portanto, se um funcionário viajar de Cleveland para Pittsburgh para um seminário de dois dias na direção da empresa, alguma parte do tempo do funcionário deve ser compensada.
No caso de empregados assalariados , pagar pelo tempo de viagem não é um problema, porque os assalariados são pagos pelo trabalho, não pelas horas trabalhadas. Pagar pelo tempo de viagem de negócios pode ser um problema, no caso de um funcionário por hora.
Pagar pelo tempo de viagem para estadias de um ou dois dias é complicado.
Entre em contato com o escritório distrital mais próximo do Departamento do Trabalho dos EUA para obter informações sobre instâncias específicas do tempo de viagem que afetam seus negócios. Você também pode entrar em contato com um advogado de emprego para discutir essas questões.
Pagando por despesas de viagem
Além de pagar os funcionários pelo tempo de viagem, você deve pagar as despesas de viagem . O Departamento do Trabalho não exige reembolso de despesas de viagem, mas faz sentido pagar os funcionários se você precisar que eles viajem. As despesas de viagem são dedutíveis ao seu negócio e os funcionários podem deduzir despesas de viagem não reembolsadas. Se os funcionários combinarem viagens pessoais e de negócios, você precisará resolver a parte relacionada aos negócios e pagar apenas essas despesas.
Regulamentos Estaduais de Pagamento por Viagem ao Empregado
Verifique com seu departamento de trabalho do estado para ver se há alguma regra que possa substituir as regras federais.