Decida se você realmente precisa de uma reunião
Primeiro, decida se planejar uma reunião é realmente necessário.
Muitas vezes, pensamos em uma reunião formal como a melhor maneira de compartilhar informações ou discutir um tópico. Mas se suas notícias puderem ser entregues via e-mail ou teleconferência, ou apenas reunindo algumas pessoas em seu escritório por 15 minutos, pule a reunião formal.
Apenas convide as pessoas que realmente precisam estar lá
Já foi convidado para uma reunião e se perguntou - no meio do caminho - por que você está lá? Não desperdice o tempo das pessoas convidando-as para uma reunião na qual não precisam comparecer. Isso não será uma reunião eficaz. Alguém da contabilidade precisa estar presente na reunião para responder perguntas sobre orçamento? Em seguida, convide um indivíduo da contabilidade que seja adequado para essa tarefa.
Se um colega ou supervisor precisar ser informado sobre o que foi discutido em uma reunião, não será necessário convidá-lo para a reunião real. Basta preparar um resumo da reunião e enviá-lo para eles depois. Apreciarão a economia de tempo e você terá a garantia de que - porque colocou as informações por escrito - que elas estão totalmente informadas sobre as discussões.
Enviar lembretes de reuniões
A vida está ocupada e os calendários rapidamente são reservados com atividades programadas. Envie um lembrete de reunião de acompanhamento dois dias antes de sua reunião. Isso confirmará as pessoas que responderam que estariam presentes e também avisará com antecedência se os horários foram alterados e os participantes-chave não poderão fazer a hora da reunião agendada.
Tenha uma agenda
Para planejar reuniões eficazes, você deve primeiro planejar o que será discutido. Qual é o objetivo da reunião? O que você está procurando realizar? Desenvolva uma agenda de reuniões com antecedência e distribua-a aos participantes. Indique o horário de início e inclua uma pequena lista de tópicos a serem abordados. Não atrapalhe sua própria reunião com uma agenda longa e excessivamente detalhada. Indique pelo nome quaisquer indivíduos que serão responsáveis por reportar sobre uma área específica.
Seja claro sobre as expectativas
Quando você enviar a notificação da reunião pela primeira vez, seja claro sobre sua finalidade e suas expectativas. A reunião girará em torno de uma apresentação e os participantes deverão estar preparados para tomar notas? Ou isso é uma sessão de brainstorming, onde os participantes devem aparecer com idéias e sugestões?
Em algumas culturas corporativas, os funcionários se reúnem apenas para ouvir e depois voltam para seus espaços de trabalho. Em outras empresas, os funcionários participam livremente. Nos locais de trabalho colaborativos de hoje, a interação e o compartilhamento de ideias não são apenas bem-vindos nas reuniões; freqüentemente é o propósito da reunião em si.
Comece no tempo
Se você é a pessoa que normalmente aparece para as reuniões na hora, então você entende o quão frustrante é quando a reunião em si não dura 15 minutos quando o pessoal entra na sala.
O que inevitavelmente acontece é que, no futuro, todos sabem que essas reuniões nunca começam no horário, então todo mundo começa a aparecer tarde. Tome conta da sua reunião. Comece imediatamente no horário de início especificado. Feche a porta e comece. Esses retardatários receberão rapidamente a mensagem de que estão chegando atrasados e só devem cometer esse erro uma vez.
Mantenha isto curto e simples
A maioria das reuniões está marcada para uma hora quando - em muitos casos - 30 minutos ou até 45 minutos serão suficientes. Quando muito tempo é distribuído, o resultado usual é que o tempo é desperdiçado. As pessoas perduram após o término da reunião ou passam muito tempo em determinado item da agenda. Mantenha as reuniões curtas e diretas.
Fique no tópico
Uma agenda sozinha não executará sua reunião com eficiência. Atenha-se à agenda e mantenha as discussões de vagar pelas tangentes.
Aborde quaisquer questões fora do tópico, afirmando que é um tópico para outra reunião, será abordado em particular ou algo semelhante. Ninguém gosta de uma reunião descontrolada em que o objetivo da reunião ficou em segundo plano em outras conversas.
Faça reuniões menores fora da sala de conferências
Sentar na mesma sala de reunião familiar reunida em torno da mesma mesa familiar é apenas isso - familiar. Para incentivar os funcionários a interagir, pensar de forma criativa e ter discussões animadas, considere a possibilidade de realizar a reunião fora da sala de conferências padrão.
Considere se encontrar em uma mesa do lado de fora se o local e o tempo permitirem. Tente reunir em uma área comum que tem sofás e pequenas mesas em vez de uma grande mesa de conferência e cadeiras giratórias.
Não tenha medo de tomar uma abordagem diferente
Se a abordagem da reunião não estiver funcionando, não tenha medo de mudar de curso. Por exemplo, se uma sessão de brainstorming estiver produzindo uma sala silenciosa com muito pouco diálogo, mude a direção. Seja flexível e preste atenção em como a reunião geral está progredindo.
Use a tecnologia
Planeje usar a tecnologia para manter os participantes envolvidos. No mundo digital de hoje, a maioria das pessoas está acostumada a ver gráficos ou vídeos para apoiar as palavras que ouvem. Apelar para essa mentalidade e incorporar audiovisuais ao planejar sua reunião.
Computadores projetados em telas grandes e apresentações do Smart Board que incentivam a interação são uma mudança bem-vinda em relação às longas apresentações do PowerPoint.
Envie um resumo da reunião
Dentro de um dia após a reunião, envie um breve resumo do que foi discutido. Divulgar isso via e-mail para todos os presentes, aqueles que não puderam comparecer à reunião e aqueles que precisam ser informados. Inclua também quaisquer itens de ação, especificando quem é responsável por cada item, bem como a data de vencimento.