7 dicas para uma reunião bem administrada
Diga adeus àquelas reuniões chatas e aprenda como conduzir reuniões eficazes que deixem os funcionários envolvidos e motivados.
7 dicas para reuniões eficazes
Estabelecer o objetivo da reunião
Antes de enviar um alerta de reunião e colocá-lo em sua agenda, pergunte-se por que deseja realizar uma reunião e determinar o objetivo. É uma reunião para levar os funcionários a uma mudança na gestão? Você está tomando uma decisão sobre um projeto? É uma sessão de brainstorming para uma nova estratégia de negócios? Certifique-se de que reunir funcionários em uma sala para discussão e interação face a face seja necessário para o seu objetivo; Se o objetivo da reunião for atualizar o status, talvez o envio de um email em grupo seja um melhor aproveitamento do tempo de todos.
Comunicar o objetivo da reunião
Ao convidar outras pessoas para a sua reunião, seja claro sobre o propósito da reunião. Isso não só irá mantê-lo concentrado, mas permitirá que os funcionários participem da reunião preparados com documentos ou com pensamentos sobre o assunto em questão.
A comunicação é essencial para uma reunião eficaz.
Seja seletivo sobre os participantes
Ninguém aprecia participar de uma reunião que não tenha conexão com eles ou com o trabalho deles. Determine quem realmente precisa estar lá e por quê. De quem você precisa de entrada? Quais colegas devem participar e provavelmente terão dúvidas sobre o assunto?
Se alguém estiver na sua lista que simplesmente precisa ser informado sobre o que foi discutido, faça-lhes um favor e tire-os da lista. Eles podem ser facilmente atualizados com um email de acompanhamento. O tempo é valioso e nenhum empregador quer impactar negativamente a produtividade fazendo com que os funcionários participem de reuniões desnecessárias.
Você deve criar uma agenda de reunião
Realizar uma reunião sem uma agenda de reuniões é como subir em um veleiro e esperar que o vento o leve para onde você quer ir. Você vai - literalmente - perder-se no mar. A agenda da sua reunião irá guiá-lo até o seu destino final. Inclua tópicos a serem discutidos e quem abordará cada item se outros estiverem participando. E-mail a agenda para os participantes antes do tempo para que todos saibam o que esperar e vem preparado.
Siga o seu plano
Até mesmo a reunião mais bem planejada não dará certo se a discussão for interrompida e explodir em tópicos tangenciais. É por isso que a maioria das reuniões não alcança seu objetivo - elas não permanecem no caminho certo. No início de sua reunião, estabeleça regras básicas e um período de tempo especificado para cada item da sua agenda, bem como a reunião geral. Por exemplo, “Obrigado por vir hoje. O tempo de todos é valioso e meu objetivo é manter essa reunião por menos de uma hora.
Vamos nos ater aos itens em mãos e reservar a discussão sobre outros assuntos para um momento posterior ”. Reinem em qualquer um que esteja monopolizando a discussão ou introduzindo tópicos, e não na agenda.
Mantenha-os engajados
Os recursos visuais ajudam muito a manter todos focados na reunião e não em seus telefones ou no relógio. Publique a agenda em um quadro inteligente na frente da sala. Projectar visuais em uma tela grande usando um computador; qualquer coisa para manter os olhos na frente.
Resumir a reunião
Você já saiu de uma reunião e tem uma ideia totalmente diferente do seu colega? Certifique-se de que isso não aconteça com sua reunião enviando um acompanhamento por e-mail em até 24 horas. Inclua um resumo, destaque os principais tópicos abordados, tarefas atribuídas e indique os prazos. Enviar isso em tempo hábil garantirá que os participantes não sigam na direção errada.