Proteja seu negócio de planejamento com contratos
O objetivo do contrato de planejamento de eventos é proteger ambas as partes envolvidas.
Se você já teve uma reunião com alguém e pensou que os dois entendiam um ao outro, apenas para descobrir mais tarde que vocês dois saíram com um sentido muito diferente do que foi discutido e dos próximos passos, então você experimentou o mundo da falta de comunicação. Acontece com todos em todas as esferas da vida, em ambos os relacionamentos pessoais e profissionais.
Em algumas circunstâncias, as conseqüências podem ser pequenas, como não conseguir pegar o jantar no caminho de casa, porque você entendeu que o seu parceiro estava cobrindo. Em outras situações - particularmente nos negócios - as ramificações podem ser prejudiciais e onerosas. Ter um contrato de planejamento de eventos em vigor garante que você e seu cliente tenham uma compreensão clara do trabalho que será concluído e de outros aspectos necessários para conduzir os negócios juntos.
Ao desenvolver seu contrato de planejamento de eventos, certifique-se de incluir esses cinco itens.
Especifique claramente os serviços de planejamento de eventos que serão fornecidos
Como planejador de eventos , listar os serviços de planejamento de eventos que você fornecerá pode parecer o item mais óbvio a ser incluído em um contrato de planejamento de eventos.
E, de certa forma, é. No entanto, especificar em detalhes quais serviços você fornecerá é essencial, pois seu trabalho estará limitado a fornecer apenas os serviços especificados nesta lista.
Os organizadores de eventos executam uma ampla gama de serviços e os serviços prestados podem variar de um evento para outro. Um planejador de eventos pode fornecer arranjos florais, outro não. Alguns planejadores de eventos podem ajudar na seleção de locais e outros lidam com as necessidades de transporte para os hóspedes. Não há dois planejadores de eventos exatamente iguais. Portanto, não há dois contratos de planejamento de eventos exatamente iguais.
Embora os serviços de planejamento de eventos estejam limitados aos itens especificados nessa lista, é importante também listar os serviços que não serão fornecidos. Por quê? Ele ajuda você a ter essas tarefas listadas no contrato de planejamento de eventos para que seu cliente saiba imediatamente que esses serviços não serão executados.
Também é útil ter isso por escrito e acordado como parte de seu contrato para que, no decorrer do planejamento deste evento, se o seu cliente solicitar que você lide com essas responsabilidades, você tem um contrato para ficar para trás quando recusar educadamente para executar essas tarefas. Use uma linguagem ampla para se proteger contra a realização de algo que esteja fora do âmbito de seus serviços de planejamento de eventos combinados.
Agenda de pagamentos
Todos os contratos de planejamento de eventos devem incluir condições de pagamento e especificações sobre o cronograma de pagamento. Comece com a data de vencimento do depósito inicial e comunique claramente que nenhum trabalho começará no planejamento deste evento até que o depósito seja recebido. Se a data do evento foi selecionada, indique a data em que o depósito deve ser recebido para entregar os serviços para essa data escolhida em particular. Forneça um cronograma de pagamento e detalhes sobre pagamentos futuros, seja estabelecendo uma data de calendário definida para cada pagamento ou vinculando cada pagamento a um marco no processo de planejamento de eventos. Estabeleça um cronograma de pagamento mais adequado ao seu negócio e ao seu fluxo de caixa. Inclua todos os impostos e taxas adicionadas.
Termos de Cancelamento de Evento
O que acontece se - em algum momento do processo de planejamento do evento - o seu cliente cancelar o evento?
Não deixe esse resultado ao acaso! Seu contrato de planejamento de eventos deve incluir termos para cancelamento de eventos. Esta é uma parte importante do contrato que protegerá tanto o seu negócio quanto o rendimento esperado deste evento.
Especifique que o depósito inicial e todos os pagamentos efetuados até o momento do cancelamento não são reembolsáveis. Isso garantirá que você será pago pelo trabalho já concluído. Isso é essencial no planejamento de eventos, pois a maior parte do trabalho é concluída antes do evento em si.
Considere incluir uma cláusula declarando que os clientes são responsáveis pelo pagamento de quaisquer serviços prestados até o momento em que a notificação por escrito é recebida a respeito do cancelamento do evento. Isso é particularmente útil se sua programação de pagamento estiver estruturada de forma a permitir que o trabalho seja feito entre pagamentos regulares.
Cláusula de Rescisão
E se um furacão chegar a tempo de causar estragos em seu evento bem planejado? Circunstâncias além de seu controle - como condições climáticas extremas ou paralisações trabalhistas - que fazem com que qualquer das partes não consiga cumprir os termos do contrato de planejamento de eventos sejam protegidas por uma cláusula de rescisão , também conhecida como força maior. Ao incluir uma cláusula de rescisão, uma ou ambas as partes são isentas de responsabilidade nessas circunstâncias. Certifique-se de especificar os termos e período de tempo para a rescisão, como observar os motivos do cancelamento.
Cláusula de Indenização
A maioria dos contratos contém uma cláusula de indenização . Mas só porque eles são comuns, você não deve subestimar sua importância. A inclusão e o escopo de uma cláusula de indenização podem afetar significativamente seus negócios. Basicamente, uma cláusula de indenização fornece proteção se o seu cliente fizer algo que lhe cause danos ou resulte em um terceiro processando você por danos.
Em termos simples, isso significa que seu cliente não pode responsabilizá-lo por quaisquer perdas, danos, responsabilidades ou despesas que resultem de sua negligência. Mais importante ainda, ao preparar um contrato de planejamento de eventos, não assine nada até que esteja completamente satisfeito com os termos.