Economize tempo, dinheiro e dores de cabeça, evitando esses erros comuns
Embora possa ser útil processar transações rapidamente com um programa de software de contabilidade de alta potência, pagar para corrigir erros é algo que você gostaria de evitar. Muitas vezes, é que saber quais erros procurar faz a diferença entre pagar para corrigir um erro e acertar na primeira vez. Você pode até economizar tempo e dinheiro para a sua pequena empresa, evitando os erros comuns que os pequenos empresários cometem ao manter seus registros contábeis . Aqui estão cinco erros comuns de contabilidade que os proprietários de empresas fazem e algumas sugestões sobre como corrigi-los:
01 - Acidentalmente registrando transações em um período anterior
Revise o Balanço Patrimonial do Período Anterior para Alterações
Se você registrou transações em um período anterior, o Balanço Patrimonial mudará. Portanto, você pode verificar seu balanço do período anterior para garantir que ele não tenha sido alterado desde a última vez que você fechou seus livros. Se mudou, você precisará investigar.
02 - Saldo Incorreto no Saldo de Ativos ou Passivos
As contas de ativos devem ter saldos de débito, enquanto as contas de passivos devem ter saldos de crédito. As causas mais comuns de ter um saldo incorreto nessas contas do Balanço patrimonial são lançar entradas na conta incorreta, classificar incorretamente as contas e duplicar as entradas de ajuste.
Verifique o seu balanço para erros
Você verifica o Balanço Patrimonial para garantir que os ativos e passivos tenham os saldos corretos. Se houver uma conta com saldo incorreto, você poderá exibir os detalhes dessa conta para encontrar as entradas que causaram o erro. Essa verificação deve ser realizada pelo menos mensalmente.
03 - Equilíbrio Incorreto na Receita ou no Saldo de Despesas
As contas de receita devem ter saldos de crédito, enquanto as contas de despesas devem ter saldos de débito. Algumas causas desse erro são lançar entradas na conta incorreta, classificar erroneamente as contas e duplicar as entradas de ajuste, que são as mesmas razões para ter saldos incorretos nas contas do balanço.
Verifique sua declaração de renda para erros
Você verifica sua declaração de renda para garantir que as receitas e despesas tenham os saldos corretos. Se houver uma conta com saldo incorreto, você poderá exibir os detalhes dessa conta para encontrar as entradas que causaram o erro. Essa verificação deve ser realizada pelo menos mensalmente.
04 - Despesas de classificação incorreta
Os sistemas de contabilidade de pequenas empresas economizam tempo, pois as entradas podem ser postadas de maneira rápida e fácil. Quando as informações estão sendo inseridas, também é fácil escolher a conta de despesas ou descrição de despesas incorreta. Desclassificar despesas não significa apenas que o sistema contábil pode não refletir adequadamente o que está acontecendo em sua empresa, mas pode causar dores de cabeça reais se os relatórios financeiros e fiscais não forem precisos.
Olhe sobre suas declarações de despesas periodicamente
Designe alguém para analisar suas despesas periodicamente para garantir que os dados pareçam razoáveis. Por exemplo, se uma despesa de refeições for registrada na conta de despesas de aluguel , ela geralmente se destacará por causa da descrição das entradas. Outra indicação de que as despesas podem ser erroneamente classificadas são as diferenças inexplicáveis entre o orçamento e o real.
05 - Não Procurando Ajuda Quando Necessário
Você já ouviu a expressão "centavo sábio e dólar ruim" em referência a pessoas que gastarão algumas horas do seu tempo para economizar alguns dólares. Você tem que perceber que seu trabalho é administrar o seu negócio - um empreiteiro constrói, um pintor pinta e um corretor de imóveis vende. Às vezes, não vale a pena gastar horas e horas examinando os detalhes de seus registros contábeis ou pesquisando como corrigir um erro cometido.
Incline-se em um profissional de contabilidade profissional
Se você puder, você fará mais do que gastará cuidando de outras questões além de seus problemas contábeis, então deve considerar a terceirização do problema para um contador ou contador profissional.
06 - não salvando recibos
Você registrou diligentemente todas as suas despesas em seus registros contábeis. Sua declaração de despesas é uma obra de arte, sem erros ou omissões. Então, você é perguntado pelo IRS; sem recibos, suas declarações de despesas são inúteis.
Guarde seus recibos
Salve seus recibos ou faça cópias digitalizadas de todos eles.
07 - Falha ao agendar backups
Muitas pequenas empresas dependem de software para fazer o trabalho de contabilidade para eles, mas não levam em conta falhas do sistema ou erros. Um único problema pode acabar com seus arquivos.
Agendar backups de rotina
Agende backups automáticos semanais usando o armazenamento em nuvem ou um servidor específico reservado para essa tarefa.
08 - Não treinar pessoal
Não importa o quão poderoso seja o seu software, sua equipe precisa de treinamento para ser eficaz. Um membro da equipe treinado de forma inadequada pode arruinar seus registros por acidente, jogando fora todas as suas despesas e folhas de lucro.
Realize treinamentos regulares
Durante o processo de integração, realize sessões de treinamento abrangentes e faça atualizações trimestrais para garantir que toda a equipe possa inserir e executar informações com precisão.