Software e aplicativos que ajudam a gerenciar seus recibos
Se a impressão nos recibos de papel estiver fraca ou se você estiver cansado de acompanhar a enxurrada de papéis recheados em caixas de sapato ou pastas de arquivo, é hora de entrar na era digital. Armazenar e encontrar todos os seus recibos, bem como organizá-los em relatórios de despesas, é muito mais fácil se você transformar o papel em arquivos digitais.
Outra vantagem de se tornar digital é que você pode encontrar facilmente a documentação de recibos quando precisar, realizando uma pesquisa com base em palavras-chave que você reconhece, como mantimentos, hotéis, gás, manutenção de carros e assim por diante.
Se você deseja armazenar recibos na nuvem, usar um aplicativo para dispositivos móveis ou escanear e armazenar seus recibos, qualquer uma das opções a seguir ajudará você a obter relatórios de despesas mais rápidos, documentar despesas dedutíveis de impostos , manter registros de seguros ou gerenciar recibos por qualquer razão. (Vale a pena notar que as opções de aplicativos on-line e móveis geralmente usam segurança em nível de banco.)
01 - Serviços Cloud para Organizar Recibos Online
Aqui estão nossas escolhas para aplicativos on-line que organizam recibos que permitem criar relatórios de despesas rapidamente, quando e onde você precisar deles. Esses aplicativos oferecem várias maneiras de capturar seus recibos, incluindo e-mail, mensagens de texto SMS, câmera do smartphone e outros. Alguns desses aplicativos possuem ferramentas integradas de relatórios de despesas e opções para exportar para softwares como Quicken, Quickbooks, Freshbooks ou Excel.
02 - Aplicativos Móveis para Organizar Recibos e Relatórios de Despesas
Devido aos constantes aprimoramentos na tecnologia móvel (incluindo câmeras em iPhones, tablets e dispositivos móveis Android), o uso de um aplicativo móvel para organizar os recibos e fazer relatórios de despesas é muito mais conveniente do que usar um computador ou um software on-line.
Aplicativos móveis podem armazenar dados de relatórios de despesas na nuvem, economizando espaço em seu dispositivo móvel e alguns trabalhos com um aplicativo on-line. Alguns oferecem processamento totalmente automatizado, importando detalhes diretamente de cartões de crédito ou de varreduras de telefones celulares, e podem gerar relatórios detalhados de despesas, incluindo categorização de custos, data, fornecedor e outras informações relevantes. A melhor notícia é que tudo está preenchido para você. Aqui estão quatro recibo organizando aplicativos móveis que nós gostamos.
03 - Software de digitalização de recibos
Se você tiver toneladas de recibos para organizar o reembolso das despesas, documentar despesas relacionadas a impostos ou fazer backup de solicitações de seguro e precisar de uma maneira rápida de concluir relatórios de despesas, há algumas boas opções de software para computadores Mac e Windows que podem ser usados com o seu scanner atual. Há também pequenos scanners móveis que você pode comprar para o seu tempo longe do escritório. Primeiro, inicie o software e execute os recibos através do scanner que é alimentado por uma conexão USB ao seu computador. Os dados são retirados do recibo para o software e uma cópia do recibo é salva. Na maioria das vezes, você não precisa nem inserir nem corrigir nenhuma das informações.
Se isso soa como a solução para você, confira cinco pacotes de software e scanner para gerenciar recibos e relatórios de despesas.