Alguns especialistas usam o termo "impostos sobre folha de pagamento" genericamente, mas isso significa algo específico para o IRS, assim como o termo "impostos sobre o emprego". Geralmente, é uma boa ideia seguir a definição exata do IRS ao denunciar ou arquivar impostos.
O problema real é que o IRS não é consistente. Por exemplo, na publicação do IRS 15 Employer's Tax Guide , essa discussão sobre os benefícios do COBRA :
De acordo com a Lei Americana de Recuperação e Reinvestimento de 2009 (ARRA), os empregadores podem obter um crédito contra os “impostos sobre folha de pagamento” (referidos nesta publicação como “impostos sobre o emprego”) para fornecer assistência premium ao COBRA para assistência a indivíduos elegíveis.
Quais são os impostos de emprego?
O IRS usa o termo "taxas de emprego" para se referir a uma lista de impostos que dizem respeito aos empregados. A lista do IRS de "taxas de emprego" refere-se a:
- O imposto de renda federal retido do pagamento do empregado e pago ao IRS
- Impostos da Previdência Social e do Medicare (chamados de " impostos FICA") retidos do pagamento do empregado e pagos ao IRS.
- O imposto adicional do Medicare imposto a funcionários com salários mais altos.
- Impostos federais ao emprego (imposto FUTA) pagos pelos empregadores com base no número de empregados e taxas de desemprego.
- Imposto de auto-emprego, que são os impostos da Segurança Social e Medicare pagos pelos empresários independentes.
Todos esses impostos (exceto imposto de auto-emprego) devem ser pagos pelos empregadores, seja através de retenção ou pagamento direto, ou ambos. Além disso, um outro imposto pode ser considerado como parte da família de impostos do "imposto de trabalho", especificamente os pagamentos de indenização do trabalhador, que são executados pelos estados.
O que são os impostos sobre folha de pagamento?
Para este termo, o IRS é mais específico. Por "impostos sobre a folha de pagamento", o IRS significa apenas os impostos da Seguridade Social e do Medicare retidos do pagamento do empregado e correspondidos pelos empregadores. Nessa terminologia, a retenção do imposto de renda federal, embora apresentada no formulário 941, não faz parte dos impostos sobre a folha de pagamento.
Mas, quando fui a uma página do IRS com um glossário e pesquisei "impostos sobre a folha de pagamento", fui direcionado a um artigo que discutia "FTDs" - Depósitos de impostos federais. No artigo, o IRS discute a retenção para ambos os impostos FICA e imposto de renda federal, e o Formulário 941 , a declaração de imposto trimestral do empregador. Este formulário requer informações sobre a retenção do imposto de renda federal, a retenção do FICA e o valor que o empregador deve pela sua parte dos impostos do FICA.
Por que os termos são importantes?
Então, qual é o grande problema em tentar manter os termos "taxas de emprego" e "impostos sobre folha de pagamento" separados e distintos?
Basicamente, você precisa saber qual o imposto que você tem que pagar, de que forma. Como mencionei acima, parece que o IRS raramente usa o termo "impostos sobre a folha de pagamento", exceto quando se aplica ao Formulário 941, apenas diretamente.
Em conclusão, pense no termo "impostos sobre o emprego" como abrangendo todos os impostos que os empregadores devem pagar se tiverem empregados, e os impostos sobre folha de pagamento como apenas aqueles impostos relacionados ao Formulário 941.
Quais os impostos relativos aos funcionários que devo pagar?
Em vez de se preocupar com os termos "impostos sobre folha de pagamento" e "taxas de emprego", basta dar uma olhada nesta lista de impostos que você deve pagar se tiver empregados. Alguns desses impostos são retidos do pagamento do empregado, enquanto outros são pagos por você como empregador.
Você deve:
- Retenção de imposto de renda federal do salário do empregado
- Suspender os impostos FICA do pagamento do empregado e pagar esses impostos mais uma quantia igual da sua empresa
- Retenção do imposto de renda estadual do pagamento do empregado
- Pagar impostos de desemprego federais e estaduais, com base no número de empregados
- Pagar taxas de compensação do trabalhador (impostos) para agências estaduais ou federais.