Você pode estar iniciando um negócio, tendo contratado seu primeiro funcionário, ou está considerando ter funcionários e se perguntando se deve processar a folha de pagamento sozinho ou obter um serviço de processamento de folha de pagamento.
Enquanto você pesa as opções para processando a folha de pagamento e lidando com os impostos sobre a folha de pagamento, talvez seja útil considerar as tarefas envolvidas no processamento da folha de pagamento dos empregados e no pagamento e no relatório dos impostos sobre a folha de pagamento.
Para esta discussão, assuma que todos os seus funcionários são contratados regulares e não independentes.
Primeiro, algumas decisões da folha de pagamento para fazer
Você pode querer usar este artigo sobre como selecionar opções para processamento de folha de pagamento e impostos sobre folha de pagamento, para ajudá-lo a tomar sua decisão.
Antes de começar a processar a folha de pagamento
Como você contrata funcionários, há documentos que você e eles devem preencher. Cada novo funcionário deve ter novos formulários de contratação assinados e colocados em um arquivo específico. Para ajudá-lo a configurar a folha de pagamento, aqui está uma lista de tarefas que devem ser concluídas e decisões que devem ser tomadas sobre como você pagará aos funcionários.
Processando Folha de Pagamento
A folha de pagamento é processada no final de cada período processado na folha de pagamento (seja semanal, quinzenal, semestral ou mensal).
Sua primeira tarefa é preparar um cheque de pagamento para cada funcionário. Para fazer isso, você deve:
- Calcule a remuneração bruta do empregado, com base no fato de essa pessoa ser remunerada ou horária.
- Tome deduções para o imposto de renda federal (retenção na fonte) , seguro social e deduções de pagamento do Medicare, retenção na fonte e outras deduções acordadas pelo empregado.
Depois de preparar os contracheques
Depois de ter feito os cálculos de contracheque e preparado um cheque de pagamento para cada funcionário, você tem algumas outras tarefas para concluir antes que o processo de folha de pagamento para esse período de pagamento seja concluído.
1. Você deve calcular o valor que deve para as parcelas de empregador e empregado dos impostos FGC (Previdência Social e Medicare) e reservar um valor igual às parcelas de empregado e empregador desses impostos, a ser pago posteriormente, através da folha de pagamento. depósitos fiscais.
2. Você deve totalizar toda a retenção para todos os funcionários e anular esse total a ser pago posteriormente, através de depósitos de folha de pagamento.
Fazendo Depósitos Fiscais de Folha de Pagamento
Dependendo do tamanho da sua folha de pagamento, você deve fazer depósitos fiscais de folha de pagamento para o IRS em uma base semestral ou mensal para:
- os valores que você reteve do empregado pagam pelos impostos federais e estaduais
- os valores que você deduziu do salário do funcionário para a Previdência Social e Medicare
- os valores que você deve como empregador para a Previdência Social e Medicare.
Você pode efetuar os pagamentos do depósito da folha de pagamento no Formulário 8109 ou usar o sistema eletrônico de arquivamento do IRS (EFTPS) .
Outros depósitos fiscais de folha de pagamento
Além dos pagamentos de retenção na fonte federais e da Previdência Social / Medicare, você deve:
- Faça pagamentos para o imposto de desemprego federal em uma base regular.
- Faça depósitos fiscais de folha de pagamento para o seu estado e, possivelmente, a sua localidade, além de depósitos fiscais federais de folha de pagamento.
Relatório de imposto sobre folha de pagamento
As empresas também são obrigadas a enviar relatórios de imposto sobre folha de pagamento regularmente.
Você deve:
- Envie um relatório trimestral para o IRS no Formulário 94 1, mostrando o valor do seu imposto de folha de pagamento e os valores que você pagou sobre este passivo durante o trimestre anterior.
- Envie um relatório de imposto de desemprego anual no Formulário 944 para o IRS mostrando o valor do seu imposto de desemprego e os valores que você pagou sobre esse passivo.
- Submeta outros relatórios de desemprego do estado e de compensação do trabalhador.
Mantendo as tarefas da folha de pagamento em linha reta
Para garantir que você não perca nenhum pagamento ou relatório de imposto sobre a folha de pagamento, configure um calendário de imposto sobre a folha de pagamento.