Escrevendo uma Agenda para uma Viagem de Incentivo ou Retiro Executivo

Como produzir uma agenda de reuniões de retiro conciso

Organizadores de eventos são os encarregados de produzir uma agenda concisa e informativa para as reuniões e eventos que organizam, incluindo agendas para retiros corporativos de uma semana. Quer a agenda seja para um dia de reuniões para gerentes de agências ou quatro dias de exercícios de formação de equipes para novos contratados, os elementos básicos permanecem os mesmos.

Dicas para escrever a agenda

Escrever uma agenda para um evento - especialmente um evento de vários dias - às vezes é desafiador porque a agenda (ou um roteiro imediato) precisa ser breve, fornecendo todas as informações necessárias.

Afinal, a maioria dos participantes estará familiarizada com os programas que estão sendo oferecidos e não quer arrastar em torno de um documento extenso para descobrir onde eles deveriam estar e quando. É o seu trabalho como planejador de eventos para tornar a vida dos participantes o mais fácil possível.

Os elementos básicos de uma agenda devem conter as seguintes informações:

• Nome e localização do evento.
• Dia e hora exata de cada evento / atividade até o quarto de hora.
• O tipo de evento, como uma sessão de brainstorming criativa versus uma sessão de definição de metas estratégicas versus discussão de painel com líderes de equipe
• Informações pertinentes sobre o evento, por exemplo, como se vestir para uma reunião, se for um almoço, jantar ou coquetel (por exemplo, casual de negócios versus black-tie)
• Dica: Sempre permita que os participantes saibam onde podem encontrar informações adicionais, como o site da organização anfitriã.

Exemplo de formato de agenda da reunião

A maioria dos formatos de agenda tem uma seção de cabeçalho no centro da página com uma a três linhas de texto com o nome do evento, o nome da organização que hospeda o evento e a data em que o evento é iniciado.

A agenda é então organizada em duas colunas: a coluna do lado esquerdo contém datas e horas. Do lado direito é o nome do evento, juntamente com detalhes sobre a atividade.

Sua agenda deve ser fácil de seguir e, se for um evento de um dia, tente colocar tudo em uma única página. Lembre-se, o itinerário geral é um dos vários itens que você deve preparar juntamente com outros materiais de convite formal, como convites impressos e eletrônicos.

Como os participantes receberão várias partes de seu material de comunicação , haverá muitas oportunidades para fornecer informações detalhadas em outro documento.