O Sistema CCRRA - Capturar, Verificar, Revisar, Registrar, Agir
Aqui estão cinco etapas fáceis para criar um sistema simples de manutenção de registros financeiros: Capturar, Verificar, Gravar, Revisar, Agir.
Primeiro, CAPTURE a informação.
Se não está lá, não existe. Ao iniciar seu negócio, adquira o hábito de capturar tudo, de modo que se torne automático. “Capturar” é a parte mais difícil e mais importante do processo; é uma questão de formar o hábito de coletar informações. Acompanhe todos os valores que você gasta para sua empresa e todos os valores que você recebe como vendas. Não se preocupe neste momento em fazer qualquer coisa com a informação. Apenas certifique-se de que tudo que você captura inclui (a) uma descrição do item, (b) a quantia e (c) a data.
Segundo, VERIFIQUE para certificar-se de que as informações estão completas e corretas.
A cada duas semanas, passe uma hora passando por tudo e verificando. Verifique se todas as informações que você tem estão prontas para gravação.
Certifique-se de ter incluído a data e a quantia, e detalhes suficientes sobre qual foi a despesa para que você possa registrá-la com precisão. Por exemplo, uma nota para “papel, US $ 3,55, 7/12” pode não ser informação suficiente. Qual foi o papel para? Este foi um jornal que comprou para o escritório? Ou você comprou uma resma de papel para o computador?
Defina um horário específico para um compromisso com você no final de semanas alternadas (todas as outras sextas-feiras, por exemplo) para verificar tudo. Não espere muito tempo; quanto mais você esperar para fazer isso, mais difícil será lembrar e coletar informações.
Em terceiro lugar, registre as informações para salvá-lo.
Gravação significa colocar suas informações financeiras em forma utilizável. Depois que tudo estiver marcado, transforme-o em seu contador para gravar ou grave você mesmo. Faça isso mensalmente. Insira as informações em uma planilha ou software de contabilidade. Você também pode descobrir que o software on-line funciona para você, para que você e seu contador possam ver as informações e discuti-las. Só não se esqueça de ter tudo registrado a cada mês, para que você possa revisá-lo.
Quarto, consolidar e rever a informação.
Depois que suas informações financeiras forem registradas a cada mês, imprima quatro relatórios:
- balanço patrimonial
- demonstração de resultados (p & l)
- contas a receber relatório de envelhecimento , e
- relatório de contas a pagar.
Para cada relatório, inclua uma comparação com as mesmas informações do relatório do mês anterior. Preste especial atenção às informações específicas desses relatórios.
Finalmente, ACT, baseado no que você sabe.
Na maioria dos casos, "ACT" pode significar não fazer nada, se tudo parece certo.
Em outros casos, isso pode significar fazer uma mudança. Crie “pontos de gatilho” onde as informações o obrigam a agir. Aqui estão alguns pontos de gatilho sugeridos:
- Balanço Se você vir que o passivo está aumentando a cada mês durante três meses (o que provavelmente significa que os ativos e / ou despesas também estão aumentando), reduza os gastos.
- Demonstração de Resultados . Se você perceber que uma determinada despesa está aumentando como uma porcentagem das vendas, pergunte-se por que ela está aumentando. Se o aumento for necessário, você pode querer cortar gastos em outras despesas, para manter seu nível de lucro.
- Contas a Receber Envelhecimento . Seja assertivo ao ir atrás de pagadores lentos. Quanto mais tempo você deixar a dívida não ser paga, menor será a probabilidade de receber o dinheiro. Configure um sistema de cobrança, como discutido acima, para garantir que você seja pago imediatamente e que os pagadores lentos não fiquem supondo que você não quer seu dinheiro.
- Contas a pagar . Pague o que puder o mais rápido possível. Tente pagar cedo para obter descontos. Se você não puder pagar todas as suas contas, pague aquelas que farão com que você incorra em penalidades, ou que afetarão seu rating de crédito. Mesmo que outra pessoa seja responsável pelo pagamento das faturas, você é a pessoa responsável por garantir que as dívidas da empresa sejam pagas.
Mesmo se você não estiver familiarizado com os sistemas financeiros, você deve ser capaz de colocar este em movimento e mantê-lo funcionando. A parte mais difícil é coletar as informações. Depois de ter formado o "hábito de coleção", você encontrará o resto virá junto com ele.
Lembre-se, CCRRA - Capture informações financeiras para o seu negócio, verifique -as a cada duas semanas , registre e revise as informações mensalmente e, em seguida, aja conforme necessário para manter sua situação financeira em movimento. Se você seguir este sistema simples de cinco etapas, você minimizará o “lixo” e os problemas que o acompanham e maximizará sua situação financeira.
Um sistema financeiro bem organizado manterá sua empresa financeiramente viável por muitos anos.