Os preços dos pacotes de reuniões de estilo europeu tornaram-se mais populares nos EUA
Essa prática não só pode ser geralmente mais eficiente para os envolvidos no planejamento do evento, mas torna o gerenciamento e a previsão dos custos associados ao local um processo muito mais simples.
Nos Estados Unidos, por outro lado, ainda é muito comum que os hotéis criem itens de linha de custos de conferência por item de linha com base nas necessidades detalhadas e personalizadas de cada reunião ou evento. Embora a prática permita que o organizador de eventos tenha maior controle sobre cada detalhe do evento, ele também cria freqüentemente pedidos complicados de eventos de banquete e mais dificuldade em gerenciar os custos e o orçamento geral do evento .
Embora os principais participantes do setor continuem a mudar a maneira de fazer negócios, o modelo europeu e o modelo americano ainda tendem a refletir essas diferenças em sua abordagem aos eventos corporativos e de conferências. Para um mergulho mais profundo, vamos dar uma olhada em dois exemplos de pacotes corporativos de eventos e conferências: um do antigo Fira Palace em Barcelona (exemplo europeu) e outro no Wynn Resorts em Las Vegas (exemplo americano).
Exemplo de Pacotes Europeus para Conferências e Reuniões
As taxas diárias empacotadas são populares no Reino Unido e também foram bem sucedidas na Europa continental. “O mercado do Reino Unido foi o primeiro a pedir este tipo de embalagem, e sempre tentamos adaptar nossas propostas para atender às necessidades de nossos clientes”, explica o ex-gerente geral do Fira Palace em Barcelona (atual Crowne Plaza Barcelona), um negócio hotel que é popular entre eventos corporativos e planejadores de reuniões que organizam reuniões internacionais.
Clientela do Hotel Europeu
Quando o Crowne Plaza Barcelona ainda funcionava como o Fira Palace, cerca de 20% dos clientes do hotel eram da Espanha. O resto da clientela anual veio do Reino Unido (19%), EUA (17%), França (7%), Itália (6%), Japão (4%) e Alemanha (4%). Além disso, cerca de metade dos eventos de negócios sediados por lá eram da indústria farmacêutica, com o restante incluindo clientes de tecnologia, alimentos e bebidas , bancos e indústria automobilística .
Demanda européia por preços de pacotes de conferência
Durante esse período, o pacote de reuniões diárias no Fira Palace incluiu o uso da sala de reuniões, coffee break (s), almoço, tela e muito mais. O (s) pacote (s) de reunião disponível (s) incluía essencialmente tudo o que um planejador poderia precisar incluir em uma reunião.
À medida que o setor evoluiu, as solicitações de pacotes de conferência e reunião continuaram a mudar com o tempo. Inicialmente, os planejadores de eventos corporativos estavam solicitando preços fixos de conferência para salas de reunião e alimentos e bebidas. Com o tempo, essas solicitações foram expandidas para incluir outros itens, como telas, acesso à Internet, flip charts e sistemas de som. Mas a demanda ainda era por preços fixos e empacotados.
Para aqueles que necessitavam de quartos durante a noite, eles também solicitaram uma tarifa especial / negociada para as acomodações em suas taxas de eventos gerais da conferência.
Embora esses pacotes cobrissem a maioria das necessidades do evento, os planejadores ainda negociariam outros requisitos do evento, como área de exposição, jantares de gala, coquetéis e outros itens da agenda do evento.
Prós e contras da abordagem europeia
É claro que a abordagem basicamente européia do planejamento e dos preços das conferências pode ser útil para os planejadores de eventos por várias razões, incluindo a percepção de redução de custos, a previsibilidade de custos e a facilidade de apresentação e aprovações do cliente.
Dito isso, essa abordagem definitivamente coloca um fardo maior no hotel para prever as necessidades de seus clientes e, ao mesmo tempo, gerenciar seus próprios resultados. "Do nosso ponto de vista, é muito mais fácil fazer eventos 'à la carte'. Na verdade, a operação é muito mais complicada. Mas o benefício para nós é a satisfação do cliente", diz o ex-gerente geral do Fira Palace.
Exemplo de Conferência Americana e Pacotes de Reunião
Embora o mercado europeu esteja relativamente maduro com a aceitação e o uso de pacotes de conferência ou reunião, mais hotéis dos EUA podem começar a considerar a possibilidade de mudar a forma de encapsular e precificar conferências e reuniões. Isso é especialmente importante agora, quando os planejadores de eventos estão sendo solicitados a tomar as decisões da reunião em prazos mais curtos com maior frequência.
Em maio de 2009, o Wynn Las Vegas tomou a iniciativa de introduzir três tipos do que eles chamam de taxas de pacotes de reuniões e conferências com tudo incluído para o mercado de reuniões menores, ou seja, aqueles com menos de 80 participantes. Hoje eles ainda estão oferecendo esses pacotes. Eles incluem:
- Pacote de Delegado da Conferência de Dia Inteiro
- Pacote de Delegado de Conferência de Meio Dia “AM”
- Pacote de Delegado da Conferência de Meio Dia “PM”
Assim como os planejadores de eventos europeus esperam, as opções de pacotes da Wynn são cotadas em uma taxa por participante (por exemplo, participante), incluindo a sala de reuniões, alimentos e bebidas, lanches para intervalos e projetor e tela LCD.
A ideia de a Wynn desenvolver suas opções de pacotes de conferência surgiu da abordagem do mercado europeu. De fato, André Link, ex-gerente nacional de vendas da Wynn, veio anteriormente da Europa. “Na maior parte da Europa, esta é a única maneira pela qual vendemos reuniões ... Era muito raro que nós preparássemos propostas à la carte que listassem custos de alimentação e bebidas, aluguel de quartos, custos de AV etc.”, explica Link.
Uma mudança no evento corporativo americano e na indústria da conferência
Com o lançamento de seu programa de pacotes para pequenas reuniões, a Wynn Resorts previu que as taxas de conferência empacotadas seriam mais populares entre seus clientes corporativos porque a maioria das reuniões de associação é maior em tamanho. Eles estavam certos. Desde então, várias cadeias de hotéis norte-americanas de alto perfil começaram a oferecer pacotes de reuniões e conferências corporativas que refletem melhor o modelo europeu se o planejamento de eventos corporativos.
Para ter certeza, as taxas de pacotes de reuniões e conferências não atenderão às necessidades de todos os eventos. Na verdade, a maioria dos planejadores reconhece que irá abrir mão de algumas preferências de detalhes para o programa ou exigir que o local personalize o pacote para incluir elementos adicionais. Há sempre a cautela em confiar nas taxas de pacote se os planejadores anteciparem que seus programas podem ser mais longos do que o inicialmente previsto, o que pode gerar taxas adicionais. Mas para os planejadores de reuniões e eventos que estão observando atentamente seu orçamento, esses pacotes de reuniões e conferências oferecem uma previsibilidade clara para o orçamento da conferência.