Seja flexível
Não se trancar em datas específicas. Esteja disposto a mover as chegadas e / ou partidas para dias ou períodos de ocupação mais baixos para produzir uma taxa melhor.
Faça sua pesquisa
Se outro grande evento for definido para acontecer durante as datas, o inventário da sala provavelmente será baixo e as tarifas serão mais caras.
Pense à frente
Comece as negociações do contrato com a maior antecedência possível. É um mercado planejador (por enquanto) e os hotéis estão ansiosos para fechar negócios futuros. Mas fique de olho nas previsões do hotel. À medida que os níveis de negócios se estabilizam e sobem, também aumentam as tarifas dos quartos. Além disso, certifique-se de ter flexibilidade para ajustar os contratos de longo prazo para atender às novas tendências de frequência / registro.
Ou viver no momento
Reservas de curto prazo também podem gerar economias significativas. Nesta economia, alguns hotéis oferecem descontos para planejadores dispostos a sediar eventos dentro de uma janela apertada de tempo.
Tornar mais fácil
Seja claro sobre o seu valor e o que você quer em troca. Forneça uma Solicitação de Proposta (RFP) detalhada citando o que você precisa (acomodações, espaço para reuniões e faixa de preço), o que você gostaria (concessões) e qual é a sua linha do tempo para uma resposta.
Deixe-os saber quem você é
Não assuma hotéis sabem. Forneça detalhes sobre sua empresa e seus participantes para mostrar por que você (e eles) valem o esforço, especialmente agregando e gastando dados de anos anteriores.
Contagens de Consistência
Foi um cliente fiel por anos? Não tenha medo de lembrar os hotéis sobre sua dedicação atual (e futura).
Mas não deixe que essa devoção o impeça de fazer compras para ter certeza de que você está obtendo o melhor preço pelo seu dinheiro.
Buscar concessões
O hotel não vai se mexer na taxa? Talvez eles possam ajudar de outras maneiras. Peça benefícios como upgrades de quartos, taxas de resort reduzidas, acesso gratuito à academia ou WiFi ou até mesmo recepções gratuitas. Você não sabe o que você pode conseguir se nunca perguntar. Seja cauteloso, no entanto, em pedir mais do que o que faz sentido para o tamanho do seu grupo e não deixe que as disputas de concessão atrapalhem um bom relacionamento.
Preste atenção às letras miúdas
Cláusulas de restrição, multas, políticas de rescisão ou cancelamento - certifique-se de examinar cuidadosamente as letras pequenas. As multas podem ser dispensadas, adiadas ou negociadas? Os quartos podem ser revendidos sem penalidade?
Seja pro ativo
Solicite o direito a uma auditoria para que você possa conferir a lista de convidados do hotel em sua lista de participantes. Você pode obter créditos por registrantes atrasados, saídas antecipadas ou participantes que reservem fora do bloco? Pode até ser possível receber crédito para os frequentadores de convenções que são "caminhou" para outros hotéis (quando os hóspedes são enviados para outras propriedades devido ao excesso de vendas pelo hotel anfitrião) ou para não comparecimentos.