Não importa se sua empresa está planejando um estande de apenas 10 'por 10' ou um grande espaço de exposição de 40 'por 50', o treinamento do pessoal que será responsável pelo estande durante o show em si é de suma importância. Infelizmente para a maioria dos expositores de feiras, o treinamento de funcionários tende a ser negligenciado em favor de outras questões aparentemente mais prementes, como planejamento de estandes, design, construção e outras formas de logística. Embora a importância do estande em si seja importante para atrair clientes e prospects, a presença e o comportamento de sua equipe podem fazer ou romper esse novo negócio em potencial.
Alguns funcionários experientes e executivos que lidam com estandes de feiras se orgulham de sua capacidade de identificar e engajar apenas clientes em potencial, mas manter o foco apenas em clientes de receita ou grandes clientes pode prejudicar sua marca e levar a oportunidades perdidas.
Às vezes, os organizadores de eventos corporativos são solicitados a auxiliar no gerenciamento da logística das feiras e, às vezes, no próprio estande da feira. Quando grandes planejadores de eventos estão envolvidos na fase de planejamento, eles têm a oportunidade única de aumentar o retorno sobre o investimento da empresa, compartilhando as seguintes regras e dicas de etiqueta da equipe da feira.
01 - Saudações e Linguagem Corporal Aberta
- Levante-se e cumprimente os participantes - em frente ao estande
- Se forem necessários assentos, use fezes altas que criam contato no nível dos olhos
- Sorria e faça contato visual com os participantes de todas as direções
- Fale com os participantes da feira e não com os colegas
- Sente-se somente se você estiver com um cliente que também queira se sentar
- Não cruze braços ou pernas, mantenha as mãos fora dos bolsos
- Evite se mexer e encostar-se nas paredes e móveis da cabine
- Esteja atento a outras pessoas no estande e perto do seu espaço
- Não entre no espaço de outro expositor
- Seja entusiasta, confiante e educado
- Agradeça aos participantes por passarem tempo em seu estande quando eles chegarem e saírem
Apesar de simples, essas dicas básicas de linguagem corporal oferecem uma atmosfera acessível e profissional que incentivará os clientes potenciais a visitar - e permanecer - em seu estande.
02 - Funções da equipe e roteiro de vendas
A equipe de estande de feiras deve ser designada para uma área específica da exposição para cobrir e deve ter o conhecimento necessário para transmitir informações importantes da empresa aos participantes. Algumas empresas até oferecem aos funcionários uma saudação personalizável e um roteiro de vendas, de modo que cada membro da equipe está preparado para entregar uma mensagem consistente, polida e eficaz aos participantes.
Além do roteiro de vendas ou do discurso de vendas, os representantes da empresa em um estande de feiras devem estar preparados para responder a perguntas básicas ou saber onde obter mais informações. O estande também deve ser sempre gerenciado por pelo menos uma pessoa que tenha essa experiência e / ou autoridade, e essa pessoa deve estar acessível ao pessoal de apoio e aos participantes em todos os momentos.
03 - Participação do Participante
As pessoas assistem a feiras comerciais por um motivo, por isso é importante que o pessoal do estande se apresente rapidamente e faça perguntas aos participantes rapidamente para descobrir se eles podem ajudá-los de alguma forma. É aqui que um script de saudação ou introdução pode ser útil, mas esse script só é eficaz se a equipe de estande o usar para envolver os participantes.
A maioria das pessoas que participam de uma feira tem algum motivo relevante para aprender mais sobre seus produtos e serviços, portanto, certifique-se de que sua equipe ofereça uma breve visão geral do roteiro e tenha as habilidades necessárias para continuar a conversa e atrair a perspectiva de lá. A equipe deve estar preparada para fazer perguntas abertas para construir um relacionamento com os participantes e determinar as necessidades.
04 - Não tem comida nem bebida para a equipe
Essa regra de etiqueta deveria ser simplesmente uma parte das saudações e da linguagem corporal, mas, infelizmente, devido à sua abundância nas feiras, ela merece uma categoria própria. Uma das violações de etiqueta de estande de comércio mais comuns ocorre quando comida e bebida são mantidas no estande para o consumo pessoal da equipe. Os dias da feira são longos; Certamente, sua equipe deve ter acesso a lanches e água. Mas esses lanches e bebidas não devem ser consumidos no estande ou deixados visíveis para os participantes da feira.
É fácil identificar guardanapos, embalagens, garrafas plásticas e outros itens que não fazem parte do estande. Pode parecer elementar, mas lembrar a equipe do estande para evitar comer, beber e mascar chiclete dentro do estande pode ser a diferença entre parecer profissional ou aparecer como vagabundo. Para evitar isso, alguns expositores da feira optam por emitir garrafas de água recarregáveis, que podem ser uma ótima opção para garantir uma equipe bem hidratada e com aparência profissional.
05 - Fornecer pessoal adequado
O pessoal da feira é geralmente responsável pela instalação do estande ou, pelo menos, dar os retoques finais em um estande maior e construído, e deve chegar cedo o suficiente para garantir que todos os materiais estejam devidamente expostos e prontos para os participantes assim que as exposições forem abertas. Os gerentes devem contratar o estande de forma adequada para permitir aos participantes acesso fácil à equipe e considerar as necessidades de almoço e / ou outros intervalos sem sobrecarregar o espaço do estande com os funcionários da empresa.
Também é extremamente importante destacar o horário das exposições e garantir que a representação da empresa permaneça no estande até a conclusão das horas programadas. É incrível o número de estandes onde a equipe irá desaparecer 15, 30, até 45 minutos antes do final de um show, perdendo a oportunidade de interagir com os prospectos e dando uma imagem pouco profissional.
06 - Aderir ao Código de Vestuário Pessoal
O traje é algo que difere de organização para organização. Algumas empresas exigem vestuário casual corporativo ou de negócios (por exemplo, camisas polo, casacos esportivos, camisas sociais etc.), enquanto outras oferecem roupas de grife ou uniformes. Mesmo outros simplesmente dão aos funcionários alguma orientação sobre trajes pessoais com cores e estilo apropriado de roupas.
Traje profissional e uniforme ajuda a reforçar os temas do estande de feiras, e também deve ser percebido como respeitoso dos organizadores e participantes do show em si. O código de vestimenta também deve distinguir facilmente a equipe do estande dos participantes e incluir as tags de nome.
07 - Configuração e Manutenção de Stands
Normalmente, os gerentes de eventos orientam a equipe da estande de feiras para armazenar as caixas e suprimentos não atraentes em locais ocultos, como atrás de uma parede de feiras, sob uma mesa totalmente contornada ou em um local fora da área de exibição onde são armazenados suprimentos adicionais.
É importante que o espaço do estande esteja sempre bem conservado (incluindo o piso) e que o lixo não esteja em qualquer lugar. As chamadas de etiqueta da feira comercial para os funcionários do estande devem estar atentas a essa regra durante todo o dia.