Personalizar propostas para refletir serviços e habilidades exclusivos
Saber como escrever uma proposta de serviço de planejamento de eventos é uma parte importante da operação de um negócio de planejamento de eventos bem-sucedido. Qualquer empresa que venda um serviço precisará preparar algum tipo de proposta comercial para apresentar sua empresa e seus serviços a um cliente em potencial. Mas os serviços de planejamento de eventos são exclusivos e a proposta que você cria deve refletir os serviços personalizados que você fornecerá.
Aqui estão algumas dicas fáceis de seguir para escrever uma proposta eficaz de planejamento de eventos .
Uma proposta de serviço de planejamento de eventos
Uma proposta de serviço de planejamento de eventos é uma proposta abrangente que descreve o evento e os serviços que você fornecerá. Esta proposta é a sua oportunidade de vender seus negócios, habilidades, idéias e visão do evento para um possível cliente. Ele também é projetado para apresentar você como a melhor pessoa para executar o evento, no qual o cliente pode confiar. As propostas devem ser bem escritas, cuidadosamente pesquisadas e fornecer os detalhes necessários para que o cliente possa imaginar o que você tem em mente.
Não tome o atalho
Há muitos modelos para todos os tipos de documentos comerciais, desde propostas de serviço e faturas até registros de contabilidade e relatórios de despesas. O uso desses modelos pode ajudar você a elaborar uma proposta de maneira rápida e eficiente. Mas resista à tentação de baixar um modelo genérico, preencher os espaços em branco e enviá-lo como uma representação de seus serviços de planejamento de negócios e eventos.
Sua proposta de evento é um reflexo de você, do seu negócio de planejamento de eventos e dos serviços que você oferece. Como o planejamento de um evento exige a personalização desse evento para atender às necessidades e ao orçamento de seu cliente, sua proposta deve refletir um evento pessoal e exclusivo. Você pode usar um modelo como um guia geral para começar a escrever sua proposta de evento, mas depois adaptá-la e incluir os serviços individuais fornecidos para cada cliente.
Primeiro passo: a reunião
O primeiro passo é encontrar-se com seu possível cliente para discutir o que eles têm em mente para este evento, qual é o objetivo, o número de convidados e o que eles esperam realizar. Além da data, hora e local desejado, anote todas as idéias relacionadas ao tema, catering, estética geral, cores ou ambiente discutidos durante este encontro.
Primeiros passos na proposta do evento
Então você teve uma reunião inicial com seu cliente e tem uma ideia do que eles têm em mente para o evento deles. E você baixou alguns modelos gerais para começar a escrever a proposta. Agora você pode estar olhando para uma tela de computador em branco perguntando o que incluir na sua proposta de planejamento de eventos.
Cada proposta deve ser escrita com o cliente em mente. Mas não basta reafirmar todas as ideias que eles compartilharam com você durante a reunião e simplesmente adicionar um preço aos seus serviços para entregar exatamente o que eles acabaram de descrever. O planejamento de eventos é uma empresa de serviços e é o serviço, o toque pessoal e a abordagem criativa que tornam um evento não apenas bem-sucedido, mas também memorável. E eventos que são memoráveis podem ajudar muito a gerar novos clientes para o seu negócio.
Portanto, prepare sua proposta em um tom e estilo que reflita você e sua empresa.
Apresente sua ideia de evento de tal forma que fique claro para seu cliente que você está incorporando seus pensamentos, esperanças e preocupações em sua abordagem a esse evento. Entender as necessidades do seu cliente é muito importante e transmitir isso na sua proposta pode fazer a diferença entre eles contratá-lo ou a outra pessoa. Veja o que incluir em uma proposta de serviço de planejamento de eventos:
Introdução
Comece com uma breve introdução a você e ao seu negócio de planejamento de eventos. Inclua detalhes, como por quanto tempo você esteve no negócio e sua experiência profissional.
Descrição do Evento
Esta próxima seção é um resumo do evento real. Isso deve incluir detalhes fornecidos durante as reuniões, como o objetivo do evento, o cronograma geral, o número de convidados e possíveis locais.
Serviços prestados
Esta seção é particularmente importante.
O cliente precisará saber - especificamente - quais serviços você fornecerá para esse evento. Uma lista de verificação com marcadores é uma ótima maneira de mostrar os diferentes serviços incluídos. Isso funciona bem para funções menores, como chuveiros nupciais ou jantares comemorativos, e é fácil para o cliente ver o que você fará e os fornecedores que você usará. Para eventos maiores que tenham várias funções, como um coquetel ou almoço, convém criar seções para cada aspecto do evento e, em seguida, listar os serviços fornecidos em cada seção.
Mostre seu trabalho
Se você planejou eventos semelhantes no passado, inclua fotos desses eventos para mostrar seu trabalho. Esses recursos visuais podem literalmente ajudar o cliente a ver o que você pode fazer.
Dinheiro dinheiro dinheiro
Enquanto o cliente pode estar lendo sua proposta levando em conta todos os detalhes e imagens do evento que você imagina, essa mentalidade geralmente muda de marcha quando se trata da seção que fala sobre dinheiro. Muitas vezes, é uma parada abrupta. Para tentar evitar isso, não mude de repente a linguagem ou o tom da sua proposta para todos os negócios e fatos.
Título desta seção "Custos propostos" e continue a orientar o cliente através dos aspectos deste evento, articulando cuidadosamente os custos. Ajude seu cliente a ver sua proposta como uma série de etapas, cada uma com diferentes serviços e custos relacionados.
Forneça um resumo detalhado que relacione o preço de cada item e sua finalidade. Por exemplo, se você estiver alugando toalhas de mesa, liste isso como um custo separado. Se você estiver contratando servidores, liste o número de servidores, custo por hora e custo total durante a duração do evento. Use esse método para cada item de linha, descrevendo cada um deles para que o cliente possa continuar visualizando o evento e entender o custo relacionado.
Somente após essas seções serem discriminadas com seus custos, você as registra na parte inferior de sua proposta para listar um custo total do evento. Se você oferecer descontos para reserva antecipada, liste-os abaixo desse número final.
Fechamento
A última parte da sua proposta é um agradecimento pela consideração deles. Forneça informações de contato, incluindo site, endereço de e-mail e número de telefone, para que possíveis clientes possam entrar em contato com você para esclarecer dúvidas ou, melhor ainda, contratá-lo para o trabalho.