Inclua tudo, desde serviços fornecidos até agendas de pagamento
Quatro palavras devem ter o seu lugar no seu manual de planejamento de eventos: Faça por escrito . A maioria de nós já ouviu a frase proferida uma vez ou outra. Com um bom motivo. Promessas feitas durante o curso da conversa podem facilmente tornar-se uma lembrança distante ou completamente esquecidas. Obter os termos acordados por escrito serve para proteger ambas as partes envolvidas e é uma necessidade nos negócios. Saber negociar os melhores contratos de planejador de eventos é um passo importante no caminho para o sucesso.
Especifique quais serviços você fornecerá
Você pode pensar que, como planejador de eventos, é bastante óbvio quais serviços você estará fornecendo. Mais uma razão para descrevê-los em grande detalhe. Organizadores de eventos oferecem uma ampla gama de serviços; O objetivo aqui é estabelecer o que você estará fornecendo para evitar qualquer confusão mais tarde. Seja a seleção do menu, arranjos florais ou a escolha do local, indique claramente os itens que são de sua responsabilidade. Uma vez assinado, suas responsabilidades serão limitadas aos itens específicos incluídos no contrato do planejador de eventos.
Ler nas entrelinhas
Ao rever contratos de eventos, preste atenção aos detalhes. Leia cada linha com cuidado. E então leia nas entrelinhas . Fique atento a qualquer linguagem que seja vaga; itens que são abordados em generalidades estarão sujeitos a interpretações e podem causar estragos para você e para o seu negócio de planejamento de eventos.
Fique atento a quaisquer taxas ocultas ou cláusulas que indiquem que podem haver sobretaxas adicionais. Esclareça esses complementos ou negocie para removê-los completamente do contrato do evento .
Pergunta, pergunta, pergunta
Quando você estiver no processo de negociação de contratos de evento, questione cada cobrança. Se um hotel ou fornecedor tiver um item listado no contrato do evento, ele deve ser capaz de explicar sua presença e justificar o custo associado .
Às vezes, apenas pedir esclarecimentos pode resultar na renúncia da taxa.
Não seja intimidado. Quando jovens, somos ensinados que a única pergunta tola é a pergunta não feita. Ao negociar, pergunte. Se algo em um contrato não estiver claro para você, pergunte. Se você notar que um item de linha foi omitido, pergunte. É melhor perguntar agora do que pagar o preço por isso depois.
Não aceite o que você não quer; Pergunte pelo que você quer
Se as chamadas locais gratuitas não forem importantes para seus convidados devido à disponibilidade de telefones celulares, não as aceite como cortesia. Em vez disso, peça ao hotel para trocar este item de linha por algo importante para seus convidados. Taxas mais baixas ou descontos podem ser muito mais valiosos para você, então faça uma lista daqueles “brindes” que você não quer e em vez disso negocie por algo melhor que você queira. As comodidades que normalmente estão disponíveis incluem translados para o aeroporto, passes gratuitos para o health club, upgrades de quarto, serviço de Internet, frete grátis e recebimento e muito mais.
Agenda de pagamentos
Certifique-se de que seu contrato de planejamento de eventos especifique seu cronograma de pagamento. Isso inclui o depósito inicial ou o retentor e detalhes sobre como os pagamentos futuros serão feitos.
O cronograma de pagamentos pode estar vinculado a determinados marcos no processo de planejamento de eventos ou pode ser uma data definida no calendário anterior ao evento. Desenvolva o cronograma que funciona melhor para o seu negócio de planejamento de eventos e seu fluxo de caixa. Certifique-se de incluir todos os impostos e taxas adicionadas. Mais importante ainda, não comece o trabalho real no planejamento de um evento até depois de ter recebido o depósito inicial. Se o depósito nunca aparecer, você fez todo esse trabalho para nada. Literalmente.
Cancelamento de Evento
Enquanto você está concentrando seu tempo e energia no planejamento de um evento, a última coisa em sua mente pode ser o cancelamento desse mesmo evento. No entanto, se o seu cliente decidir cancelar o evento a qualquer momento após o início do trabalho - por qualquer motivo - seu contrato deverá especificar o que acontece se o evento for cancelado.
Este é um passo necessário para se proteger, seu negócio de planejamento de eventos e sua renda esperada.
O ponto chave para incluir por escrito é que o depósito e todos os pagamentos anteriores feitos até o momento do cancelamento não são reembolsáveis. No planejamento de eventos, a maior parte do trabalho é concluída antes do evento real. Você merece ser pago pelo trabalho já concluído. A essa altura, dependendo do seu cronograma de pagamento, você também pode incluir uma cláusula declarando que os clientes pagarão pelos serviços prestados até a data em que você receber uma notificação por escrito de que o evento foi cancelado.
Cláusula de Rescisão ou Força Maior
Uma cláusula de rescisão - ou força maior - é inserida em um contrato para absolver uma ou ambas as partes da responsabilidade no caso de não poderem cumprir os termos do contrato por razões além de seu controle, tais como paralisações trabalhistas, guerra ou condições climáticas extremas. A intenção aqui é protegê-lo de qualquer risco decorrente de circunstâncias incontroláveis. Certifique-se de estar protegido por esta cláusula e especifique os termos e período de tempo para a rescisão. Por exemplo, “qualquer uma das partes pode rescindir este contrato sem responsabilidade devido a uma ou mais dessas razões ou similares, mediante notificação por escrito à outra parte no prazo de dez dias após essa ocorrência”.
Indenização ("Não é minha culpa")
Uma cláusula de indenização fornece proteção se a outra parte fizer algo que lhe cause dano ou faça com que um terceiro processe você por danos. A cláusula é uma promessa que basicamente diz que a outra parte não pode responsabilizá-lo por quaisquer reclamações, perdas, danos, responsabilidades e despesas que sejam resultado de sua negligência, falha no desempenho ou dolo. Certifique-se de que seu contrato tenha esta cláusula.
Ao negociar, esteja preparado
Antes de negociar contratos de eventos, faça sua lição de casa. Determine o que está envolvido no planejamento deste evento e saiba quais termos e proteções você deseja. Seu contrato deve refletir a responsabilidade compartilhada, para evitar acordos que sejam unilaterais. O que é bom para uma das partes é bom para a outra. Ao negociar, seja um bom ouvinte. Preste atenção aos itens do contrato que podem ser negociáveis e àqueles que o deixam desconfortável. Seja confiante e não vacile sob pressão. Fique firme. Não assine nada até que esteja completamente convencido de que os termos são justos e ofereçam a proteção de que você precisa.