Se a sua empresa tiver um plano responsável, o reembolso de determinadas despesas do negócio não é tributável ao empregado. Se o seu plano de reembolso não cumprir os requisitos do IRS para um plano responsável, esses reembolsos serão tributados ao funcionário, e a retenção dos impostos federais sobre a renda e da folha de pagamento deve ser feita sobre esses pagamentos.
Além disso, você, como empregador, deve relatar esses pagamentos no formulário W -2 do funcionário.
Os planos responsáveis podem incluir o reembolso de diversas despesas com funcionários, incluindo:
- Despesas de viagem do empregado, incluindo refeições e entretenimento,
- Compra de ferramentas e equipamentos, e
- Despesas de escritório em casa do empregado.
O plano responsável também deve incluir um procedimento que exija que os funcionários devolvam reembolsos em excesso (aqueles que excedam os valores permitidos) para o empregador. Se um empregador configurar e manter um plano responsável, as despesas de viagem dos funcionários não precisam ser consideradas receita tributável.
Requisitos de plano permitido
Para ser considerado um "plano responsável" pela Receita Federal, sua organização deve incluir TODOS os seguintes:
- As despesas devem ter uma conexão comercial ; isto é, eles devem ter sido pagos ou incorridos durante a execução de serviços como funcionário.
- O empregado deve prestar contas adequadamente ao empregador por essas despesas dentro de um prazo razoável. Você deve exigir que os funcionários forneçam informações detalhadas sobre essas despesas, incluindo data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa.
- Você deve exigir que o funcionário devolva os reembolsos em excesso dentro de um período de tempo razoável e específico, dependendo das circunstâncias
Se todos esses três requisitos não forem cumpridos, o plano é determinado pelo IRS para não ser responsável, e quaisquer despesas reembolsadas ao funcionário pelo seu negócio são tributáveis para o empregado.
Reembolsos em excesso
Reembolso excessivo é o reembolso maior do que os valores permitidos. Se o empregado não devolver reembolsos em excesso dentro de um período de tempo razoável, esses valores excedentes serão tributados ao empregado. A circunstância mais comum seria um caso em que você dá um adiantamento a um funcionário antes de partir para uma viagem, e suas despesas durante a viagem são menores do que o valor adiantado.
Um período de tempo razoável para um retorno dos reembolsos em excesso é determinado pelo IRS como, por exemplo:
- Um adiantamento recebido dentro de 30 dias do tempo da despesa
- O funcionário fornece uma conta adequada das despesas dentro de 60 dias após o pagamento ou a incorrer.
- O funcionário devolverá qualquer reembolso em excesso no prazo de 120 dias após o pagamento ou incumprimento.
- O empregado recebe uma declaração (pelo menos trimestralmente) que solicita a devolução ou a contabilização adequada dos adiantamentos em aberto, e o funcionário cumpre no prazo de 120 dias após o recebimento da declaração.
Envio de um plano responsável para o IRS
Não, não há exigência de que você envie um plano por escrito ao IRS. Mas você deve ser capaz de provar que definiu suas necessidades para reembolsar os funcionários pelas despesas. Você precisará de algo por escrito para mostrar à Receita Federal que você entende o que é um plano responsável e que está operando sua empresa com os requisitos.
Primeiro, você precisa colocar esses requisitos por escrito, como parte do manual de políticas e procedimentos do funcionário .
Segundo, você deve documentar todas as transações com os funcionários para o reembolso das despesas, mantendo registros para mostrar que todos os requisitos do plano responsável foram seguidos.
Plano Responsável de Negócios e Impostos Empresariais
Se essas despesas são feitas dentro de um plano responsável não afeta diretamente sua capacidade de deduzir essas despesas na declaração de imposto de renda. Mas você ainda deve fornecer documentação adequada para provar que essas despesas estavam relacionadas aos negócios.
Para reembolsos de viagem, por exemplo, você pode deduzir a despesa na linha apropriada em sua declaração de imposto de renda. Por exemplo, para refeições e despesas de entretenimento, use a linha 24b do Cronograma C (para proprietários únicos ou LLCs de um único membro).