O formulário W-2 inclui informações sobre salários de empregados pagos no ano anterior e retenção desses salários, bem como informações sobre benefícios e outras deduções de salários.
Quando são os formulários W-2 devidos?
Os W-2s são devidos aos funcionários até o final de janeiro, para o ano anterior. Se 31 de janeiro for um fim de semana ou feriado, os relatórios devem ser entregues no próximo dia útil. Aqui estão as principais datas de vencimento do relatório de imposto sobre a folha de pagamento do ano atual.
Os formulários W-2 são devidos à Administração da Previdência Social até 31 de janeiro. Depois de entregar os formulários W-2 aos funcionários, você também deve enviar esses formulários, junto com o formulário de transmissão W-3, para a Administração da Previdência Social (SSA).
O prazo de janeiro é uma tentativa de reduzir a fraude fiscal, mas isso significa que você deve fornecer formulários W-2 aos funcionários no início de janeiro, para que eles tenham a oportunidade de consultá-los antes de serem arquivados. A distribuição anterior aos funcionários diminuirá os erros nos formulários W-2 , para que você não precise arquivar um W-2 corrigido.
Coletando informações para preparar formulários W-2
As informações deste formulário vêm do seu registro de folha de pagamento , que mostra os totais acumulados no ano para cada funcionário referentes a salários e retenção, além de deduções para planos médicos, contas de poupança de saúde e outros itens.
Aqui estão mais detalhes sobre as informações que você precisará para preparar esses formulários W-2.
Dificuldade: Média
Tempo requerido: depende do número de funcionários e do número de deduções e pagamentos adicionais
Aqui está como preparar o formulário W-2
Informação do Empregador
Para cada W-2 que você preparar, você precisará incluir informações sobre sua empresa: Número de Identificação do Empregador (EIN) e nome e endereço do empregador.
Número de controle
Você pode querer adicionar um número de controle interno em cada W-2, se você estiver pagando muitos funcionários. Você pode gerar o número sozinho ou o software de preparação da folha de pagamento pode gerar esse número.
Ganhos dos Funcionários Você também precisará
- Salário total, gorjetas e outras compensações (Quadro 1). Esse é o pagamento bruto de todos os funcionários horistas e assalariados.
- Quantidade total de retenção na fonte (Caixa 2)
- Total dos salários da Previdência Social (até o máximo da Previdência Social ) (Quadro 3). Alguns salários não estão incluídos nos salários da Previdência Social , portanto, você precisará reduzir a entrada por esses valores.
- Total do Imposto de Segurança Social Retido (Caixa 4)
- Total de salários e gorjetas do Medicare (igual ao total de salários) (Caixa 5)
- Imposto do Medicare retido (Caixa 6). Esse valor inclui o valor do imposto adicional do Medicare para funcionários com salários mais altos.
- Dicas de Previdência Social (Quadro 7) e dicas alocadas (Quadro 8)
Em seguida, você precisará de informações sobre os funcionários e o total de salários e retenção para cada funcionário no ano passado:
Outros pagamentos. Você pode ter pago antecipadamente os pagamentos da EIC (crédito de receita recebida) (Caixa 9) e os benefícios de cuidados dependentes (Caixa 10) pagos aos empregados.
Informações sobre Participação no Plano de Aposentadoria, Funcionários Estatutários
Em cada W-2 você deve marcar a caixa apropriada se o empregado participa de um plano de aposentadoria (Caixa 13) ou de um plano não qualificado (Caixa 11), se este empregado é um funcionário estatutário (Caixa 13) ou se o empregado recebia subsídio por doença de terceiros (Caixa 13.
Caixa 12
A Caixa 12 é para quantias de outras compensações ou relatórios, para entrar em 1-4 caixas. Algumas das informações mais comuns para o Box 12:- Seguro Social não cobrado, RRTA (aposentadoria por ferrovia) ou imposto do Medicare, em dicas ou seguro de vida em grupo
- Diferimentos eletivos para 401 (k), 403 (b) e outros planos de aposentadoria qualificados
- Pagamento por doença não tributável
- Pagamentos de pára-quedas de ouro
- Despesas móveis reembolsáveis e excludentes
- Contribuições para contas médicas de poupança ou contas de poupança de saúde
- Opções de ações não estatutárias para empregados
- Contribuições designadas de Roth nos planos 401 (k) ou 403 (b)
- Custo da cobertura de saúde patrocinada pelo empregador, usando o Código DD, de acordo com os requisitos de relatório do Affordable Care Act
Caixa 14
As inscrições na Caixa 14 são para outras deduções ou compensações que devem ser divulgadas aos empregados para as suas declarações fiscais. Por exemplo- Pensão pós-imposto
- Reembolsos automáticos
- Impostos especiais para a Califórnia, Nova York, Nova Jersey e Washington
- Contribuições de caridade deduzidas do pagamento do empregado
- Seguro de saúde e deduções de benefícios adicionais
- Deduções uniformes ( pelo custo de uniformes )
- União deduz deduções
- Renda não tributável
- Despesas com veículos incluídas nos salários (100% do valor do aluguel do veículo fornecido ao empregado e incluído nos salários da Caixa 1)
- Há também uma caixa para itens "Outros que não estão na lista" que você deduziu dos funcionários
Informação Estadual e Local
Nesta seção, você inserirá informações sobre salários estaduais e locais e retenção na fonte. Entrar:Observe que há espaço para dois estados e duas localidades no formulário. Se alguém trabalhou em mais de dois estados ou localidades durante o ano, use um segundo W-2 para incluir as informações adicionais.
- O seu código de estado de duas letras e o número de ID de imposto estadual da sua empresa (verifique com o departamento de receita do seu estado) (Caixa 15)
- Salário do Estado (Caixa 16)
- Imposto de Renda do Estado retido (Caixa 17)
- Salários locais, se houver (caixa 18)
- Imposto de renda local retido (caixa 19)
- Nome da localidade (casa 20)
Verifique a precisão
Gaste tempo certificando-se de que as informações que você está fornecendo aos funcionários (e, em última instância, à Administração do Seguro Social e ao IRS) sejam precisas. Verifique seus totais de registro de folha de pagamento para o ano e execute um W-3 para garantir a precisão de todas as informações que você está enviando.Formulários pré-impressos
Se você estiver imprimindo seus próprios formulários W-2, poderá obtê-los de várias fontes:O W-2 é uma forma de várias partes. Aqui estão as páginas deste formulário:
- O site do pedido de formulários do IRS (leva de 7 a 15 dias)
- Um fornecedor de formulários on-line ou uma loja de material de escritório.
- Copiar A vai para a Administração da Segurança Social. A cópia A geralmente é impressa em um formulário vermelho.
- A cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
- Cópia B é para arquivar com o retorno de imposto federal do empregado
- A cópia C é para os registros do funcionário
- A cópia 2 é outra cópia para outra cidade, estado ou localidade
- A cópia D é para os registros do empregador.
Imprimir W-2s
Imprima os formulários, verificando se eles estão alinhados com um formato pré-impresso, se você tiver um.Distribua os W-2s
- Para o empregado: cópias B, C, 1 e 2
- Para a Administração da Previdência Social - Cópia A. A SSA exige que você envie a Cópia A de cada funcionário W-2, junto com o Formulário W-3, até o final de fevereiro.
- Mantenha a cópia D para seus registros.
Ainda confuso sobre o formulário W-2? Respostas às suas perguntas sobre o formulário W-2 de 2011
Dicas para Preparar o Formulário W-2
- O número de ID do imposto estadual da sua empresa NÃO é o seu número de ID de imposto sobre vendas do estado. Muitos estados usam o número de identificação fiscal federal (EIN) e adicionam dígitos ao final. Verifique com seu departamento de estado de receita para obter informações.
- Dica de renda. A renda da gorjeta do empregado está sujeita aos impostos da Previdência Social e do Medicare, incluindo o imposto adicional do Medicare.
- Caixa 12 - Mais de 4 itens
Se você tiver mais de 4 itens para o Box 12, precisará colocar os itens adicionais em um segundo W-2. Mas não inclua o salário do funcionário e reter este adicional W-2. - O formulário W-3 , junto com a cópia A de todos os formulários W-2 de funcionários, é devido à Administração da Previdência Social até 31 de janeiro. Quando você tiver concluído o W-3 e tiver todos os formulários W-2, envie-os aos funcionários o mais rápido possível, para que eles tenham a oportunidade de revisar os formulários. Se encontrarem erros, você poderá corrigi-los antes de enviar o relatório consolidado para o SSA até 31 de janeiro.
- aviso Legal
As informações fornecidas neste "Como" são para propósitos gerais, para ajudá-lo a coletar as informações necessárias para preparar e imprimir formulários W-2. Não se destina a ser aconselhamento fiscal e de forma alguma esta informação tenta ser abrangente ou para lhe informar todas as informações que devem ser incluídas nos seus formulários W-2 . Converse com seu consultor fiscal para obter informações sobre sua situação específica.