Infelizmente, a resposta não é simples. Vários fatores determinam a taxa de uma pessoa, incluindo despesas operacionais, salários e lucros do planejamento de eventos .
A realidade é que as taxas variam com base em onde você opera o seu negócio, tipos de projetos que você assume e o que o mercado está disposto a pagar.
Também depende do seu mercado alvo. Ou seja, seu cliente ou cliente em potencial terá um orçamento alvo em mente e seus serviços devem ser competitivos dentro desses parâmetros.
Planejadores de evento de maneiras estruturam suas taxas
No entanto, se você deseja iniciar um negócio em tempo parcial ou até mesmo em período integral, existem aproximadamente cinco maneiras de estruturar sua taxa de evento e cotar suas taxas para seus clientes:
- Taxa de projeto
- Percentagem de despesas
- Taxa horária
- Percentagem de despesas mais taxa horária
- Taxas comissionáveis
Para as explicações e exemplos a seguir, vamos supor que você queira ganhar, em média, US $ 75 por hora pelos seus serviços.
Taxas com base em uma taxa fixa de projeto
Muitos clientes preferem saber quanto custará um projeto, incluindo todas as taxas. Como organizador de eventos , para oferecer isso, você deve determinar uma taxa fixa e determinar quais serviços serão cobertos para esse valor.
Isso coloca a responsabilidade de gerenciar um orçamento diretamente em você, o planejador, e exige a antecipação de uma variedade de cenários em que as circunstâncias podem mudar. Neste cenário, o cliente pode contratar diretamente com o organizador de eventos para coordenar toda a logística, restauração, local, despesas de hospedagem, etc.
As taxas fixas do projeto são normalmente usadas para eventos embalados, como aqueles encontrados em programas de marketing esportivo, e podem ser calculados por pessoa com muitas estipulações e advertências.
Por exemplo, suponha que você está sendo contratado para organizar um city tour histórico de um dia para 15 convidados. Seu cliente quer que você cite uma taxa fixa para transporte, um guia privado, almoço e qualquer / todas as taxas de admissão para locais; no entanto, ela também pede que você forneça um detalhamento de alto nível de cada item de despesa.
Nesse cenário, você deve negociar / calcular o custo de todos os serviços, incluindo seu tempo, e citar um total combinado de despesas. Será responsabilidade / risco do planejador do evento identificar os depósitos exigidos, pagar por todos os serviços e assumir a responsabilidade por todos os contratos de serviço.
Taxas com base em uma porcentagem de despesas
Em média, os planejadores de eventos mais qualificados devem se sentir à vontade para cobrar entre 15 e 20% do custo total de um evento como parte de sua taxa. Dependendo da complexidade do programa e do tempo necessário para planejar e executar um evento, às vezes isso é suficiente para cobrir todo o custo e fonte de lucro de um planejador.
Por exemplo, suponha que você está sendo contratado para organizar um jantar privado em um restaurante exclusivo para 40 pessoas, com uma média de US $ 175 por pessoa.
Vamos estimar que você leve um total de 15 horas para se encontrar com seu cliente, planejar, participar e concluir todo o acompanhamento deste evento. Se você cobrar uma taxa de 18% do total de despesas, ganhará um pouco mais do que sua taxa horária de $ 75 / hora:
US $ 175 x 40 convidados = US $ 7.000 x 18% = US $ 1.260
15 horas x US $ 75 / h = US $ 1.125
Se o cliente estiver contratando com você para todos os serviços diretamente, o custo da despesa do evento de subtotal para o cliente seria um total de US $ 8.260.
Taxas com base na taxa horária
Alguns clientes preferem que o planejador de eventos cite uma taxa por hora para serviços e estime o número total de horas para gerenciar e executar um determinado programa cliente. Pode parecer semelhante à taxa fixa do projeto, mas permite mais flexibilidade por parte de ambas as partes para se ajustar às mudanças que podem ser necessárias ao longo do caminho.
Muitos planejadores de eventos de negócios cobram por hora por serviços. Ele permite que um cliente saiba quanto vai custar para contratar seus serviços e permitir que ele calcule um orçamento razoável. Freqüentemente, a razão para isso é porque o cliente quer lidar melhor com quaisquer despesas inesperadas.
Lembre-se sempre de definir parâmetros cuidadosos em torno das expectativas, para que ambas as partes estejam de acordo sobre quais serviços serão fornecidos. Como planejador de eventos, você deve incluir uma referência ao faturamento para todas as despesas comerciais razoáveis que possam ser incorridas.
Alguns planejadores de eventos podem marcar despesas operacionais, como frete, aluguel de carros e outros itens de despesas variadas em até 15-20%, enquanto outros não; se você fizer isso, você deve divulgar essas marcações e obter um acordo com seu cliente com antecedência.
Quando se trata de taxas de planejamento de eventos por hora, também é importante determinar com que frequência você pode cobrar pelo seu tempo.
Por exemplo, suponhamos que um cliente esteja contratando você em outubro para organizar um seminário de um dia em março. Seus serviços estão sendo contratados para obter e negociar para o local, serviços de catering , A / V e contribuir para a criação de conteúdo para um número limitado de itens de comunicação (ou seja, convites, agenda, formulários de avaliação, etc.).
Seu cliente também está contratando você para fornecer gerenciamento no local. Você estabelece um contrato antecipado que cobrará os serviços identificados em momentos diferentes e enviará faturas para todos os serviços realizados até o momento em uma base semanal, quinzenal ou mensal.
Sob este acordo, você e seu cliente devem elaborar uma declaração detalhada de trabalho que inclua as responsabilidades esperadas de ambas as partes. Então, você pode estimar um orçamento total de tantas horas mais despesas razoáveis (seja claro sobre o que esses detalhes podem incluir).
Taxas com base na porcentagem de despesas mais taxa fixa / taxa horária
Às vezes você está sendo contratado para organizar um evento e, por qualquer motivo, o cliente prefere uma taxa com base em uma porcentagem de despesas. No entanto, isso não é suficiente para cobrir o custo do seu tempo total e serviços. Nessas situações, é razoável apresentar suas taxas a um custo combinado em duas categorias diferentes.
Por exemplo, um cliente contrata você para organizar eventos associados a uma conferência. Sua tarefa é organizar dois jantares privados e um passeio de golfe, cada um com 50 convidados. O custo total desses eventos combinados é de aproximadamente US $ 20.000, mas requer cerca de 60 horas do seu tempo, e a complexidade desse projeto pode justificar uma margem de lucro maior. Tendo isso em mente, você pode chegar à sua taxa fixa final + taxa por hora com os seguintes cálculos:
Porcentagem de estimativa de despesas:
US $ 20.000 x 18% = US $ 3.600Estimativa da taxa horária:
60 horas x US $ 75 / h = US $ 4.500Déficit de hora em hora: $ 900
Se você chegar a um déficit, como fizemos no exemplo acima, você pode optar por citar 15 horas para gerenciar a logística de vários fornecedores externos. Sua cotação pode refletir o seguinte:
Despesas do evento de subtotal: US $ 23.600
Taxa fixa : US $ 1.125 (com base em 15 horas a US $ 75 / hora)
Nesse cenário, você precisará determinar cuidadosamente se calculou suas horas adequadamente (uma conta para cobrir despesas operacionais não padrão, como viagens pessoais). Como esperado, poucos clientes estão satisfeitos em ver aumentos nas despesas mais tarde, a menos que razões justificáveis sejam fornecidas.
Taxas Baseadas em Taxas Comissionáveis
Outra maneira pela qual os planejadores de eventos podem cobrar taxas pelos serviços é garantindo espaço para eventos em locais que oferecem uma taxa comissionável. Estas são taxas normalmente fornecidas aos agentes de viagens para reservar bilhetes, quartos de hotel e outras formas de transporte.
Por exemplo, muitos hotéis podem estender uma taxa comissionável de até 10% para os quartos e outras despesas.
Embora alguns planejadores de eventos adotem taxas comissionáveis como fonte de renda para si próprios, os clientes mais experientes podem questionar o senso de lealdade do planejador de eventos quando as taxas comissionadas estão envolvidas. Por essa razão, muitos planejadores experientes limitarão quaisquer seleções de planejamento que incluam uma taxa comissionável ou negociem preços não comissionáveis para seus programas e passem essa fonte de poupança diretamente para os resultados financeiros de seus clientes.
Além disso, alguns clientes podem estar cientes de que as taxas comissionáveis existem e não esperam que seus consultores externos cobrem usando qualquer um dos outros métodos de faturamento identificados que descrevemos e ainda pagam uma taxa comissionável. Em geral, não é considerado boa forma, por muitos planejadores de eventos, essencialmente “dobrar” seu fluxo de receita dessa maneira.
Se você aceitar taxas comissionadas, é melhor não cobrar taxas de seus clientes por seus serviços usando métodos de faturamento alternativos.
Há cenários em que as taxas comissionáveis fazem mais sentido, como uma organização sem fins lucrativos ou associação menor que pode estar contratando seus serviços para um evento de associação ou reunião, e a maior parte das taxas é paga diretamente pelos participantes e não pela organização.
Outro cenário pode ser se o seu cliente está comprando presentes de clientes de você, e você também pode oferecer serviços de distribuição de itens promocionais. Nesse caso, basta negociar os itens promocionais e não cobrar por seus serviços a cada hora, a menos que seu cliente esteja ciente de todas as cobranças antecipadamente.