O que sua empresa precisa do software de contabilidade para pequenas empresas?
Software de contabilidade é uma obrigação para qualquer pequena empresa para acompanhar receitas, despesas, informações de clientes e quaisquer outros dados financeiros. É também uma ótima ferramenta para a tomada de decisões, pois os relatórios oportunos e as ferramentas de análise orçamentária que acompanham a maioria dos programas de software de contabilidade proporcionam aos empresários uma chance de voltar atrás e ter uma compreensão geral das finanças da empresa. Mas em um mar de programas e marcas de software, como você escolhe o software de contabilidade certo para sua pequena empresa?
O que considerar antes de comprar o software de contabilidade
Como o software de contabilidade é vital para a sua pequena empresa, é importante certificar-se de que você faz alguma pesquisa antes de comprar qualquer tipo específico de gerenciamento financeiro ou software de contabilidade. Analisar de perto as necessidades da sua empresa permitirá que você avalie os requisitos de funcionalidade do dia a dia que você precisa. Abaixo estão apenas algumas das coisas para fazer e ter em mente antes de se comprometer com a compra de software de contabilidade.
Faça uma análise de necessidades
Antes de decidir sobre um programa contábil específico, você deve conduzir uma análise de necessidades para avaliar os recursos, as funções e os relatórios que o programa precisará fazer. Reserve um tempo para pensar sobre quais transações contábeis são significativas para o seu negócio, para que você possa escolher um programa que possa lidar com elas de maneira eficiente. Todos os relatórios necessários para gerar os controles necessários ou a integração desejada com aplicativos de terceiros devem ser listados.
Essa análise de necessidades será a base para a qual você inicia o processo de seleção.
Leia as revisões do software de contabilidade
Ler outras avaliações de clientes do produto lhe dará uma idéia melhor do que você está comprando. Muitos sites de consumidores, como a Amazon, têm inúmeras revisões que discutem a facilidade de uso, relatórios, suporte, compatibilidade com o sistema operacional e preço.
Encontre o que combina com suas necessidades
A maioria das pequenas empresas pode usar software de contabilidade para pequenas empresas, como o QuickBooks , pronto para uso. A maioria dos fornecedores configura recursos e modelos de relatórios para que você possa criar quase todos os relatórios necessários. No entanto, você pode achar que precisa de software específico do setor, como software de contabilidade sem fins lucrativos , software de contabilidade de construção ou software de contabilidade de ponto de venda para atender às necessidades exclusivas de contabilidade e relatórios de seu setor.
Considere a facilidade de uso
Você ou sua equipe terá que aprender a usar o software de contabilidade que você compra. É provável que você tenha rotatividade de pessoal ao longo dos anos. Portanto, você deve considerar a escolha de um pacote de software de contabilidade que atenda às suas necessidades, mas que seja fácil de aprender, considerando o tempo e os recursos que você pode dedicar para treinar os funcionários sobre como usar o software. Se você tem poucos recursos para colocar os funcionários em funcionamento em seu programa quando há rotatividade, a escolha de um programa de software de contabilidade simples e fácil de usar, como QuickBooks ou Peachtree, pode ser o caminho a percorrer para sua pequena empresa. Embora possa haver programas de software de contabilidade melhores no mercado, sua pequena empresa não verá os benefícios desses programas se sua equipe não souber usá-los adequadamente.
Pense sobre o suporte
Você precisará decidir o tipo de suporte que deseja ter para ajudá-lo a usar o produto. A maioria dos fornecedores oferece um conjunto completo de opções de ajuda disponíveis para você - e-mail, telefone e suporte on-line. Alguns fornecedores oferecerão suporte gratuito se você comprar o programa, enquanto a maioria oferecerá planos de suporte técnico que você pode adquirir além do programa de software de contabilidade. Você deve ler quaisquer fóruns sobre outros usuários com o suporte ao cliente do fornecedor de software que você escolher, porque eles não são todos iguais. Certos fornecedores de software contábil fornecem suporte adequado, enquanto outros não.
Considere a escalabilidade
Quanto você espera que seu negócio cresça durante o curto período de tempo? Depois de fazer suas projeções sobre o crescimento da sua empresa, você vai querer ver como o seu software de contabilidade precisa ser escalonável para atender a esse crescimento.
Você precisa de software de contabilidade para rodar em laptops e desktops ou dispositivos móveis também? Você precisa de um software de contabilidade capaz de rodar em uma rede? Quão caro é adicionar usuários adicionais ao seu software de contabilidade? Você desejará considerar essas perguntas e, se a sua pequena empresa funcionar em uma rede, convém entrar em contato com um profissional de TI para garantir que o software de contabilidade escolhido seja compatível com seu hardware. Um profissional de TI deve ser capaz de garantir que você atenda às especificações de hardware / software e, ao mesmo tempo, fazer outras sugestões de rede que melhorarão as operações da sua empresa.
Você precisa de gerenciamento de documentos?
Algumas pequenas empresas querem operar em um ambiente sem papel, enquanto outras ficam mais confortáveis em ser um pouco antiquadas. Qualquer que seja o processo escolhido, certifique-se de que o software foi projetado para atender às suas necessidades. Por exemplo, se você quiser um escritório sem papel, precisará verificar os recursos de gerenciamento de documentos do seu software de contabilidade. Como alternativa, você pode comprar uma ferramenta de gerenciamento de documentos de terceiros e verificar se existem programas de software de contabilidade que se integram ao sistema de gerenciamento de documentos para ajudar a agilizar os processos de fluxo de trabalho da sua empresa.
Você poderia usar o gerenciamento de fluxo de trabalho?
Se você optar por operar em um ambiente de escritório sem papel, precisará escolher um programa de software de contabilidade que tenha processos de fluxo de trabalho integrados ou que os crie para atender aos seus processos de negócios. Como você não terá cópias em papel fisicamente em seu escritório para revisão e aprovação, você precisará ter a capacidade de projetar os processos de aprovação para tarefas simples e complexas, como planilha de horas, fornecedor ou aprovação de cheques.
Considere as necessidades de segurança de dados
A segurança dos dados contábeis é sempre importante porque você vai querer garantir que suas informações pessoais, as informações pessoais de seus funcionários e as informações de seus clientes estejam protegidas. No entanto, você pode operar em setores, como o de saúde, onde você tem requisitos adicionais de conformidade, como o HIPPA. As penalidades por essas violações podem prejudicar seus negócios, chegando a até US $ 500.000 em alguns casos. Seja qual for o nível de segurança necessário, convém certificar-se de que os designs estejam incorporados ao seu programa de software de contabilidade ou que você possa instituir os recursos de segurança necessários em um plano de TI para atender a essas necessidades.