Organização é chave para uma conferência bem sucedida
O planejamento da conferência é diferente de outros tipos de planejamento de eventos e inclui etapas adicionais.
Conferências tendem a ser eventos de grande escala que normalmente levam um ano ou mais para serem planejados. Sua lista de tarefas pode incluir a seleção de um local, a reserva de quartos de hotel, a criação de registro on-line, a garantia de palestrantes, a organização de suítes de hospitalidade, a hospedagem de um salão de exposições, agendamento de reuniões, manuseio de alimentos e bebidas e muito mais. Preparar um guia de planejamento de conferência bem organizado que mapeie as etapas é imprescindível para qualquer planejador de conferências de sucesso.
As etapas a seguir ajudarão você a preparar um guia de planejamento da conferência que servirá como um plano para planejar qualquer conferência. Personalize e modifique o guia com base no evento que você está planejando e mantenha-o à mão. Quando preparada e usada adequadamente, ela logo se tornará sua mais valiosa ferramenta de planejamento de conferências.
Comece com o básico
A primeira parte do seu guia de planejamento da conferência deve incluir o básico sobre a conferência:
- Data e hora do evento
- Localização do evento (se conhecido)
- Finalidade do evento
Inclua quaisquer outros elementos conhecidos, como datas alternativas ou número de participantes.
Qual é o plano?
Antes de começar a planejar os vários elementos de uma conferência, você tem que descobrir quais são esses elementos diferentes e onde eles se encaixam no esquema geral do seu evento.
Então pegue a caneta e a almofada ou sente-se na frente do computador e comece a escrever tudo o que lhe vier à mente. Não se preocupe em listar as coisas em ordem de importância ou em qualquer tipo de seqüência cronológica. Isso virá depois. Neste momento, você estará essencialmente criando uma versão muito longa, mas simples, de sua lista de tarefas, que será dividida em diferentes componentes independentes para serem manipulados individualmente durante o processo de planejamento.
Esta seção pode listar qualquer um dos seguintes:
- Seleção de local
- Seleção do hotel
- Espaço para reuniões
- Suites de hospitalidade
- Salão de exposições e estandes da conferência
- Cerimônia de abertura
- Registro de palestrante / expositor
- Registro de participante
- Organização de viagens
- Emblemas do participante
- Programa de eventos
- Alimentos e bebidas
- Audiovisual
- Pessoal no local
Dedique um tempo extra para compilar essa lista para que você não ignore nada e prossiga e adicione qualquer coisa que aparecer mais tarde. Não seja sobrecarregado pelas muitas áreas de responsabilidade listadas; O objetivo aqui é pensar em tudo agora para que você possa planejar e gerenciar cada item com eficiência.
Selecione um local
Depois de determinar quando a conferência será realizada e ter uma compreensão do escopo geral do evento, o próximo passo é selecionar um local.
Dependendo do tamanho da conferência, você poderá selecionar um local para todas as suas necessidades de conferência, desde a sala de exposições até as salas de reunião, salas de banquetes e quartos de hotel. Se a conferência for muito grande para ser acomodada em um local, procure um local próximo a hotéis externos ou locais de bufê, para que os participantes da conferência não precisem viajar muito para ir de um evento da conferência para outro.
Pense sobre o registro de participantes
Como os participantes se inscreverão para esta conferência? Como eles receberão a confirmação de inscrição? Como as tags de nomes serão geradas e distribuídas na conferência? Seu guia de planejamento da conferência incluirá respostas para todas essas perguntas e deverá ser atualizado assim que o registro da conferência estiver em andamento.
Se um evento é esperado para atrair grandes multidões, então um sistema de registro de conferência on-line é o caminho a percorrer.
O sistema pode processar pagamentos , rastrear registros e organizar outras informações relevantes e auxiliar na geração de relatórios.
Expositores e Salas de Exposições da Conferência
Áreas de exposição são uma característica comum em conferências, proporcionando uma oportunidade para patrocinadores e fornecedores de alugar espaço para promover seus produtos e serviços. Essa também é uma oportunidade para o organizador da conferência gerar receitas se o recurso de exibição for efetivamente promovido e bem recebido. Dependendo do tamanho da sua conferência, o gerenciamento dos expositores e da sala de exposições exigirá tempo e recursos adicionais para que você possa planejar adequadamente.
Como mencionado acima, os sistemas de registro de conferência on-line são a melhor maneira de acompanhar os registros, portanto, se você está esperando um grande número de expositores, considere a incorporação do registro do expositor no sistema de registro de participantes. Os expositores também precisarão do seguinte:
- Emblemas do expositor
- Mapa do salão de exposições da conferência com números listados
- Manuais para montar e desmontar estandes de exposição
- Contratos de estande de exposição
- Lista de fornecedores no local disponíveis para ajudar com aluguel e serviços de exposições
Como planejador da conferência , você será responsável pela contratação de segurança para garantir a segurança dos materiais localizados na sala de exposições.
Planeje os detalhes da conferência
Com algumas das maiores responsabilidades abordadas, como a seleção do local da conferência e o registro do participante, você pode mudar seu foco para o planejamento dos detalhes da conferência. Como é o caso do planejamento de um evento de qualquer natureza, a organização é primordial, assim como a atenção aos detalhes.
Agora é a hora de retirar a longa lista de itens de tarefas a serem colocados juntos no início do processo de planejamento da conferência. Examine a lista e faça alterações ou adições conforme necessário para refletir as tarefas e responsabilidades mais recentes. Em seguida, coloque esses itens em ordem cronológica, começando com itens que podem ou devem ser concluídos com muita antecedência. Por exemplo:
- Bloco de livro de quartos de hotel
- Reserve espaço de corredor de exibição
- Pesquise sistemas de registro de conferência on-line
- Planeje o plano de marketing da conferência
Comece no começo e vá de lá. Para cada detalhe que deve ser tratado, inclua um acompanhamento para garantir que os contratos sejam assinados e recebidos. À medida que a data da conferência se aproxima, seus itens de ação incluirão tarefas de curto prazo, como:
- Selecione esquema de cores e decoração
- Faça arranjos florais
- Escolha o menu
- Organize o transporte do aeroporto para os oradores ou VIPs
Considere o guia de planejamento da conferência como o seu manual de instruções para tudo o que está incluído no planejamento de uma conferência, não importa o quão pequena seja. Este guia rapidamente se tornará uma ferramenta inestimável que não apenas manterá você organizado e dentro do cronograma, mas também acalmará os nervos à medida que a grande data se aproxima e você questiona se esqueceu alguma coisa.