Como arquivar formulários W-2 e formulários W-3 on-line
O que são formulários W-2 e formulários W-3?
Os formulários W-2 são usados para informar os salários e salários dos funcionários ao IRS para fins de relatório de renda. O W-2 é preparado pelo empregador e é fornecido ao empregado e à Administração do Seguro Social (SSA) até o final de janeiro, para o ano fiscal anterior. O SSA usa as informações para fins de Seguro Social e compartilha as informações com o IRS para fins de imposto de renda.
Os formulários W-3 são chamados de "formulários de transmissão. Eles resumem as informações em todos os formulários W-2 enviados para o SSA. Formulários W-3 não são necessários se você enviar formulários W-2 com o SSA on-line.
Como arquivar formulários W-2 e formulários W-3 on-line?
W-2 Declarações salariais e fiscais para cada empregado devem ser submetidas à Administração da Previdência Social (SSA) a cada ano para todos os seus empregados, no ano civil anterior. Os formulários W-2 para funcionários são enviados junto com o formulário W-3 , que é um formulário de resumo.
Os formulários W-2 são devidos, juntamente com os formulários de transmissão resumida W-3, até 31 de janeiro do ano anterior. Como os formulários dos funcionários e os formulários do SSA são válidos na mesma data, é recomendável fornecer os formulários W-2 aos funcionários no início de janeiro, para que eles possam examiná-los e fazer correções, se necessário.
Você pode enviar o Formulários W-2 on-line no site de Serviços Comerciais Online (BSO) da SSA. Você pode criar versões de preenchimento desses formulários, imprimir cópias para preenchimento com governos estaduais ou locais, para distribuição aos funcionários e para seus próprios registros.
Apresentação 250 ou mais formulários W-2? Você DEVE Arquivar Online
A Administração da Segurança Social diz:
Se você arquivar 250 ou mais Formulários W-2 durante um ano civil, deverá arquivá-los eletronicamente, a menos que o IRS lhe conceda uma isenção. (Você pode ser cobrado uma penalidade se você não arquivar eletronicamente quando necessário.)
Benefícios para os formulários W-2 de arquivo eletrônico
- E-arquivamento, de acordo com o IRS, economiza tempo e esforço e ajuda a garantir a precisão.
- Você não precisa calcular e enviar um formulário de transmissão W-3 ; o Social Security Administration gera um W-3 automaticamente.
- Você pode usar o site do BSO para verificar os números do Social Security para fins de relatório de salário.
- O site da BSO oferece um tutorial, manuais, uma lista de verificação e muitas outras informações úteis para ajudá-lo a arquivar esses formulários W-2.
- Se você cometer um erro em um ou mais formulários W-2 depois de ter preenchido, você pode enviar formulários W-2c para corrigir o erro.
Antes de enviar esses formulários eletronicamente
Para enviar formulários W-2 on-line, você deve primeiro se registrar na seção de Serviços de Negócios Online da Administração da Previdência Social.
Em seguida, você precisará criar e salvar seus formulários W-2 usando um formato de arquivo especial e enviá-los para o BSO.
Depois que os arquivos forem enviados, você poderá visualizar os arquivos enviados e ver os relatórios de erros, incluindo o nome e as inconsistências do número da segurança social, e fazer as correções.
Você também pode rever o status do seu envio e ver se o arquivo foi aceito.
Ainda confuso sobre o formulário W-2? Respostas às suas perguntas sobre o formulário W-2