A realidade do planejamento de uma conferência é que, sem qualquer experiência, você pode perder muito tempo pensando demais em cada detalhe, enquanto negligencia questões mais importantes.
Para tornar o processo mais simples para os iniciantes, descrevemos as etapas mais importantes e fornecemos links para as orientações mais detalhadas sobre cada assunto em particular. O resultado aqui é um guia de planejamento da conferência que ajudará você a começar com um modelo sólido em vigor.
Etapa 1: Crie uma visão da sua conferência
Todo evento começa com uma visão, mas você precisa transformar sua visão em palavras e números para medir custos e tomar decisões de planejamento informadas. Primeiro, você precisa começar com o básico, como quem, o que, quando, onde e por quê.
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Etapa 2: criando um plano de negócios
A menos que sua conferência seja financiada por um subsídio ou organização, você precisará mapear de onde seu dinheiro está vindo e para que ele está sendo usado. A primeira parte dessa equação, a receita, deve ser calculada no início do processo de planejamento.
Agora, para colocar um preço em uma conferência, você precisa ter uma idéia do que planeja oferecer aos participantes. Seu itinerário e programação de palestrantes serão o fator de venda para possíveis inscritos.
Passo 3: Comparando os Locais e Serviços
Depois de ter uma ideia mais específica sobre quando a conferência será realizada e quantas pessoas você deseja participar, você pode começar a comprar um local apropriado.
Tenha em mente que a seleção de seu local também determinará seus custos de restauração e áudio / visual. Isso ocorre porque a maioria dos centros de conferências e hotéis para eventos exige que você use os serviços internos para eventos no local.
A maioria das conferências precisará fornecer algum tipo de acomodação para hóspedes que viajem de fora da região. Essa necessidade cria outro conjunto de considerações para incluir na decisão do local .
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Etapa 4: Recrutamento e gerenciamento de registrantes
Até mesmo as conferências mais populares devem efetivamente comercializar seu evento para preencher todos os lugares da casa. A participação é o fator mais importante para o sucesso do seu evento. Números de bom atendimento trazem oportunidades de receita e patrocínio. E quanto mais pessoas você registrar, mais demanda por aberturas de publicidade e participação. Para encurtar a história, se você conseguir atrair uma multidão, tudo mais se encaixará muito mais facilmente.
Gerenciar o registro se torna mais difícil à medida que seu evento aumenta de tamanho. É aqui que um sistema de registro on - line pode ajudar você a rastrear o número, processar pagamentos e organizar dados.
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Etapa 5: planejando detalhes no site
Finalmente, depois de organizar e implementar os elementos de negócios da conferência, você pode começar a pensar nos detalhes do site. Isso inclui como os participantes irão navegar na conferência, o layout geral de cada sala e a distribuição de alimentos e bebidas. Essa é a parte do planejamento de uma conferência que a maioria das pessoas associa ao planejamento de eventos. A melhor maneira de coordenar todos os detalhes é percorrer o itinerário de acordo com os seus convidados. Imagine como eles pensarão e agirão em cada ponto do dia para resolver problemas antes que eles apareçam.
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- Planos de plantas espaciais para reuniões populares
- Idéias para uma tabela de registro efetiva
- Estratégias de sinalização para gerenciar o fluxo de conferência
Etapa 6: Dicas de gerenciamento de exposições
Conferências tipicamente apresentam uma área de exposição ou salão de convenções onde patrocinadores e vendedores alugam espaço para promover seus produtos.
Esta pode ser uma oportunidade muito lucrativa para sua conferência se você organizar tudo bem. Tenha em mente que uma área de exposição exigirá um compromisso significativo de tempo e recursos, portanto, certifique-se de estar preparado para gerenciar as necessidades de vários fornecedores antes de se comprometer com esse formato.
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