No entanto, embora o planejamento de eventos seja essencial para que o evento corra bem, você também deseja resultados de todos os seus esforços.
É por isso que sua organização deve recrutar um “comitê de acolhimento”.
O que é um comitê anfitrião?
Um “comitê de acolhimento” é diferente de um comitê tradicional de planejamento de eventos. Em vez de pessoas que planejam ativamente, agendam ou se preparam para os eventos do dia ou da noite, o comitê anfitrião é uma equipe que usa suas redes para garantir que o evento seja um sucesso. Alguns membros do comitê de acolhimento podem escolher:
- Incentive seus amigos, familiares ou colegas a comprarem ingressos
- Colecione itens de leilão de empresas locais
- Faça conexões de fornecedores para prêmios de portas ou catering para eventos
Claro, existem inúmeras maneiras de um comitê anfitrião poder tornar seus eventos de caridade melhores do que nunca . Pense em um comitê anfitrião como o anfitrião real de um partido; alguém que convida os melhores convidados, sabe a quem chamar a comida ou a decoração e pode conectá-lo a pessoas que fazem do evento um sucesso total.
Como um comitê de acolhimento pode aumentar os fundos recebidos em um evento ou obter mais atenção da mídia, encontrar e recrutar os indivíduos certos é vital.
Quem escolher para seu comitê de acolhimento
Um comitê de hospedagem genuinamente útil não incluirá profissionais de marketing pagos ou organizadores de eventos. Em vez disso, eles devem ser membros altamente engajados de sua equipe existente, de sua base de doadores ou voluntários com conexões e disposição para alcançar.
Seu comitê de acolhimento pode variar de apenas algumas pessoas a dezenas.
Quanto mais pessoas no seu comitê, mais impacto elas podem fazer coletivamente sobre o sucesso do seu evento.
Você pode encontrar membros do comitê organizador em praticamente qualquer lugar, incluindo:
- Um membro do conselho ou presidente da sua organização
- Voluntários altamente engajados na comunidade
- Um doador que tenha conexões com empresas locais
- Um doador ou membro do conselho que tenha contatos extensos em seu grupo de doadores ideal
- Voluntários que conhecem fornecedores ou proprietários de locais
- Celebridades locais ou nacionais que freqüentemente defendem sua causa
Uma vez que você tenha localizado pessoas, você gostaria de se juntar ao seu comitê anfitrião; é hora de recrutá-los.
Como recrutar um comitê anfitrião
Procure e conecte-se com indivíduos que seriam excelentes membros do comitê de acolhimento. No entanto, não peça a alguém que esteja em um comitê de acolhimento. Um convite formal é a melhor maneira de recrutar membros do comitê.
Em um convite do comitê anfitrião, é importante incluir:
- Informações completas sobre o evento e sua organização (data e local)
- Informações sobre o objetivo do evento (captação de recursos para uma causa específica)
- Exemplos de como um membro do comitê de acolhimento poderia contribuir
- Uma data para responder ou se conectar com sua equipe
- Um "avançado" obrigado por deixá-los saber que você está animado para convidá-los
- Seu nome / pessoa de contato e informações de contato
Certifique-se de que os membros em potencial saibam que seu envolvimento será reconhecido e apreciado e que eles podem ter um impacto significativo ao se unirem.
Se você está se perguntando como redigir sua carta de convite do comitê de hospedagem, há muitos exemplos em sites de organizações sem fins lucrativos. Se você estiver procurando por um modelo fácil de usar, copie e cole o modelo abaixo e insira suas informações em cada um dos colchetes.
[Encontro]
Caro [inserir nome]:
Estou escrevendo para informar sobre um evento interessante que [Your Organization Name] está planejando para [Month] em [Insert City].
Em [Mês + Ano (se diferente do atual)], [Organização] leva o [Nome do evento] para [Cidade] para aumentar a conscientização sobre [causa / problema social / problema que sua organização aborda] e para criar suporte para [ programas / iniciativas / esforços].
[Adicione informações relevantes sobre o evento / meta / tema].
O evento será realizado em [Cidade] em [Local do evento (se houver)] em [data e hora].
[Primeiro nome], gostaríamos da sua ajuda para tornar este evento - e outros como ele - um sucesso. Se você gostaria de fazer parte deste evento, bem como de eventos futuros, ficaríamos muito gratos se aceitasse este convite formal para fazer parte do nosso comitê anfitrião.
Existem algumas maneiras simples de se envolver:
- Compartilhe seu nome ou o nome da sua organização como um membro do nosso comitê organizador
- Convide seus colegas, amigos e vizinhos a comprar uma [mesa / ingresso] para o (s) evento (s)
- Junte-se a nós para o evento
- [Insira uma solicitação específica com base na pessoa em pé, nas conexões.]
Também adoraríamos se você considerasse hospedar sua própria mesa e convidar amigos e colegas para uma noite de diversão. Seu apoio generoso nos ajudará a espalhar a palavra [causa] e realmente causar impacto.
Um membro da [Organização] entrará em contato com você dentro do [Inserir período de tempo] para discutir os detalhes do nosso comitê anfitrião e discutir seu envolvimento, caso esteja interessado.
Estamos ansiosos para trabalhar com você para que o [Nome do Evento] e os eventos futuros sejam um sucesso! Obrigado pela sua generosa consideração e apoio.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Posição na organização]
[Nome da organização]
[Número de contato]
Depois de ter recrutado seu comitê anfitrião
Depois de convidar os membros da comissão selecionada, você receberá algumas cartas ou chamadas de aceitação. No entanto, antes de entrar nos detalhes do evento ou o que você gostaria que eles fizessem, agende uma breve reunião com o comitê. Sem pedir nada deles, deixe-os:
- Conhecer um ao outro
- Discuta como eles estão envolvidos em sua organização
- Revise materiais ou apresentações sobre sua causa / trabalho
- Pense em ideias sobre como eles gostariam de contribuir
A partir daí, você pode informá-los sobre suas metas de captação de recursos e como gostaria de vê-las trabalharem juntas (convidar contatos ou entrar em contato com itens de leilão). Eles também podem se dividir em “sub-comitês” se você tiver um grupo grande
É claro que não é tarefa do comitê anfitrião planejar e executar seu evento sozinho. Um comitê anfitrião deve trabalhar com seus voluntários ou comitê de planejamento de eventos para vender ingressos, garantir que novos patrocínios sejam reivindicados, itens de leilão abundantes e que a noite seja um sucesso para os participantes.
Reconhecendo os esforços do seu Comitê Anfitrião
Quando o evento terminar, os membros da comissão anfitriã devem ser algumas das primeiras pessoas a quem você agradece, tanto no evento como com um agradecimento por escrito no dia seguinte. Quanto mais você envolver seu comitê anfitrião, mais eles estarão dispostos a sediar no futuro.
Encontre as pessoas da sua organização ou comunidade que podem ajudar você a organizar seu próximo evento. Eles poderiam fazer uma enorme diferença na quantidade de dinheiro que você levanta e nos programas que você pode apoiar.