Escrever notas de agradecimento leva metas, um sistema e ótimos artigos de papelaria
Talvez seja porque, como MarketingProfs apontou, nossas caixas de entrada de e-mail são campos de batalha, cheias de lixo. Ou poderia ser a nostalgia do jeito que costumávamos ser, como Lifehack descobriu quando escreveu sobre a alegria do cartão postal. Todos nós sabemos que devemos escrever notas e cartões postais, especialmente para nossos doadores, voluntários e apoiadores.
Mas é um hábito que temos que praticar.
Maneiras que sua caridade pode usar notas manuscritas ou cartões postais
Existem muitas razões para escrever notas de agradecimento. Cartões postais ou letras manuscritas dão à mensagem um toque memorável que conectará você ao seu público.
- Agradecemos muito tempo ao doador: Os agradecimentos manuscritos são particularmente agradáveis para os doadores existentes. Um doador leal viu muito do seu material, e uma carta formal neste momento pode parecer apenas mais do mesmo. Tente usar uma nota apenas para dizer: "Obrigado, agradecemos tudo o que você faz." Ou use uma nota manuscrita para um doador vencido. Apenas diga: "Sentimos sua falta".
- Agradeça a um voluntário: Às vezes nós aceitamos nossos melhores voluntários como garantidos. Tente agradecer a essas pessoas especiais com nota manuscrita ou cartão postal pelo menos uma vez por ano. Você pode esperar que o voluntário tenha feito algo especialmente bom, mas a qualquer hora é a melhor hora.
Além disso, escreva um agradecimento manuscrito a alguns de seus "super-heróis". Essas são as pessoas que sempre falam sobre você, lideram campanhas de arrecadação de fundos em seu nome e são as primeiras a aparecer quando há uma emergência.
- Agradeça às pessoas que confirmaram o seu evento: envie uma nota manuscrita para as pessoas que disseram que estão participando de um de seus eventos. Pode servir tanto como um agradecimento e como um lembrete. Se houver centenas de pessoas, basta escolher algumas. Basta dizer: "Obrigado pelo seu RSVP para a gala! Estamos tão ansiosos para vê-lo lá."
- Comemore os marcos: Você faz anotações dos aniversários ou aniversários de seus melhores doadores ? E quando eles se aposentarem? Eles conseguiram uma promoção ou um novo emprego? Seu filho acabou de se formar no ensino médio ou na faculdade? Estas são oportunidades fantásticas para entrar em contato e mostrar aos seus doadores o quanto você presta atenção e se preocupa com eles.
- Agradeça a um parceiro de negócios ou patrocinador: quem foi a pessoa indicada na campanha de marketing de última causa ou quem assumiu a liderança do patrocínio de evento dessa empresa? Você pode ter enviado uma carta formal para a empresa com os resultados de seu evento ou campanha, mas reserve alguns minutos extras para enviar uma nota manuscrita para a pessoa que mais ajudou. Pode abrir o caminho para futuras colaborações.
- Agradeça a um repórter ou blogueiro: se um jornalista escreveu ou publicou um blog sobre sua instituição de caridade, esta é sua chance de transformá-lo em um apoiador. Envie uma nota manuscrita dizendo obrigado. Além disso, ofereça-se para ser uma fonte de artigos futuros, e não apenas sobre sua caridade. Jornalistas sempre precisam de fontes especializadas em questões. Você poderia ser isso. Mas nutra o relacionamento dizendo obrigado.
Entre no Hábito
Faça escrever notas de agradecimento ou cartões postais um hábito. Não importa muito se você só se lembrar de fazer isso de vez em quando.
Adquira o hábito de reconhecer "agradecer momentos" e facilite o acompanhamento.
- Solicite alguns cartões de anotações com o logotipo: deixe-os grandes o suficiente para que você possa escrever uma mensagem razoável e, assim, eles se destacarão ao chegar no correio. Se você não pode encomendar cartões de nota específicos para sua organização, aqui estão alguns que estão prontos para serem impressos gratuitamente ou apenas deixá-los inspirá-lo. Obtenha cartões postais que tenham uma das suas fotos mais icônicas. Tenha várias versões do cartão postal criadas para que você não envie as mesmas repetidamente para as mesmas pessoas.
- Colete endereços físicos, não apenas e-mails de seus contatos: não fazemos mais isso. Temos números de telefone e endereços de e-mail, mas esquecemos dos físicos. Seus bancos de dados de doadores e voluntários os terão para as pessoas mais próximas de sua instituição de caridade, mas não se esqueça deles para pessoas mais distantes. Tente adquirir o hábito de coletá-los para a maioria das pessoas.
Defina metas específicas: por exemplo, escreva um agradecimento por dia ou três por semana. A frequência real é menos importante do que você definir uma meta para si mesmo. No final do dia ou da semana, pergunte-se sobre as anotações que você escreveu. Torne-se um modelo para o resto de sua equipe, informando-os de que você está escrevendo notas e incentivando-os a fazê-lo também.
Aliste membros da sua caridade: Escrever notas de agradecimento aos doadores é uma excelente maneira de envolver os membros do conselho na captação de recursos . E a maioria dos voluntários adora escrever notas de agradecimento. Peça uma festa de agradecimento onde eles possam se reunir e escrevê-los. Isso funciona especialmente bem nos feriados ou logo após o primeiro dia do ano. Não há nada que corresponda a um agradecimento manuscrito de um de seus clientes de caridade. Desenhos infantis com um obrigado são poderosos. Um capítulo da Habitat for Humanity pede aos seus novos proprietários que escrevam aos doadores sobre o quanto sua casa significa para eles. Os doadoresChoose tem professores que recebem ajuda para enviar uma nota de agradecimento aos doadores, além de fotos das crianças daquela sala de aula.
Inclua um componente de agradecimento em tudo o que você faz: após eventos, após campanhas de captação de recursos , como acompanhamento de subvenções solicitadas e recebidas. Fique atento aos anúncios de promoções, aposentadorias e casamentos. Todos estes fazem agradecimentos maravilhosos ou parabenizando oportunidades.