Amplie os objetivos do seu evento
Stephanie Roth, editora do Grassroots Fundraising Journal, escreve que, como eventos especiais não geram muito dinheiro rápido, mas exigem muita gente - poder e tempo, é crucial que os captadores de recursos planejem realizar outras tarefas importantes em seus eventos. .
Roth sugere que eventos especiais criam outras possibilidades de captação de recursos por meio de métodos "auxiliares" de captação de recursos. Entre esses métodos estão:
- Contribuições em espécie , como doações de comida, local ou entretenimento. Por que isso é útil? Contribuições em espécie são mais fáceis de obter de um negócio sem um relacionamento anterior. Mas pode ser um pé na porta para outras contribuições.
- Patrocínios são comumente usados para aumentar a renda de eventos. Os patrocinadores pagam por vários benefícios, como publicidade através do evento, um anúncio no programa ou um logotipo da empresa exibido com destaque.
- Leilões silenciosos permitem que você cobrar por um evento que muitas pessoas podem pagar, mas, em seguida, trazer mais fundos através do leilão.
- Os livros de anúncios podem ser dados aos convidados do evento. O livro de anúncios é composto de anúncios pagos e também inclui informações sobre a organização sem fins lucrativos . As perspectivas dos compradores de anúncios incluem empresas locais, fornecedores, empreendedores e até doadores que desejam anunciar um serviço.
- Eventos especiais também podem construir relacionamentos, ajudando potenciais doadores a sentirem uma conexão com sua causa. Um evento proporciona um "tempo de rosto" significativo aos seus colaboradores, às vezes preparando o palco para grandes doações .
- Os eventos são uma oportunidade para trazer novos doadores e apresentá-los à sua organização. Para fazer isso, planeje um evento que tenha amplo apelo da comunidade e cobra taxas de entrada razoáveis ou torne-o gratuito.
- Eventos especiais também podem gerar muita publicidade. Sua equipe de Relações Públicas vai encontrar muitas maneiras de divulgar , de panfletos a entrevistas com a mídia local e mídias sociais. Construir visibilidade na comunidade é crucial para o sucesso da captação de recursos.
- Use eventos especiais como forma de proporcionar experiência de angariação de fundos aos seus voluntários . Peça-lhes que contactem os doadores, acompanhem-nos e interajam com eles durante os eventos. Isso é especialmente útil para os membros do conselho que relutam em pedir dinheiro aos doadores. Eles podem obter experiência dessa maneira menos estressante.
Detalhes Do Matter
Há tantos tipos de eventos especiais quanto tipos de organizações sem fins lucrativos e causas, mas planejam o sucesso descobrindo o que funcionou para outras organizações. Não hesite em pedir a colegas de outras organizações sem fins lucrativos que compartilhem suas dicas de sucesso. Lembre-se que o sucesso está nos detalhes. Algumas das dicas fornecidas por especialistas em eventos especiais incluem:
- Tire fotos de cada convidado no evento e depois envie a foto com uma nota de agradecimento ou compartilhe-a nas redes sociais.
- Informe-se se os hóspedes têm necessidades especiais, como necessidades alimentares antes do evento.
- Coloque recepcionistas oficiais na entrada do evento (por exemplo, se o evento estiver sendo realizado por uma escola, peça aos alunos que saibam).
- Fornecer check-in eficiente de eventos.
- Dê a cada hóspede um cartão dizendo: "Você está sentado na mesa # ___".
- Forneça um diagrama dos locais da tabela.
- Dê favores de mesa que reflitam sua missão .
- Forneça menus impressos individualmente, listando cada curso que será servido.
- Em seu programa escrito, destaque sua missão e o propósito do evento.
- Inclua um agradecimento especial de alguém que se beneficiará do evento, como as pessoas que você atende.
- Ao planejar seu evento, escreva seu plano, crie um cronograma e recrute voluntários capacitados.
Se você vender ingressos
- Não importa quão elegante ou divertido seja o seu evento, se você não conseguir que as pessoas participem, seus esforços serão desperdiçados. O comparecimento não é estimulado tanto pela publicidade quanto pela venda de ingressos. Você precisa de muitas botas no chão vendendo ingressos. Embora esta seja a tarefa menos fascinante, é essencial. Recrute muitos voluntários já que, em média, a maioria dos vendedores de ingressos voluntários venderá cerca de cinco ingressos cada.
- Experimente diferentes pontos de preço para seus ingressos. Tenha a maioria dos ingressos com preço para todos, mas ofereça ingressos mais caros que ofereçam um benefício extra.
- Pense no seu evento como um compromisso de longo prazo, mas invista em ferramentas de relatórios e análises que fornecerão o feedback necessário para melhorar o evento a cada vez ou descartá-lo, caso não seja produtivo.
Eventos especiais não são uma maneira de levantar muito dinheiro imediatamente, mas podem ser parte de sua estratégia de cultivo e promover seu trabalho. Apenas planeje usá-los com moderação e, em seguida, torná-los verdadeiramente "especiais".