Dicas para planejar o menu do evento e contratar o fornecedor de um especialista
Antes de contratar um fornecedor ou empresa de catering para trabalhar no evento, é útil ter algumas ideias iniciais sobre o menu de bufê e ter essas dicas no bolso de trás.
Assessoria especializada em planejamento de menu de um especialista em catering
"Estabeleça um bom equilíbrio com o cardápio", sugere Stacy Ziegler, CPCE, CMP, primeira vice-presidente da Associação Nacional de Executivos de Catering (NACE) e diretora de vendas da Bold American Events & Catering. A Bold American oferece serviços de bufê de serviço completo para locais em toda a cidade de Atlanta, na Geórgia, e organiza mais de 500 eventos corporativos e sociais a cada ano.
“Você pode ser mais arriscado com seus aperitivos, acompanhamentos e sobremesas, mas para a entrada principal, você precisa lembrar que está alimentando um grupo diversificado de pessoas. A maioria das pessoas gosta de reconhecer o que estão comendo. Isso não significa que todos tenham que ser servidos de frango comum, mas sejam cautelosos com algo muito exótico ”.
A temporada do evento também é importante. E os organizadores de eventos frequentemente discutem eventos futuros durante uma temporada completamente diferente. “Embora você possa estar discutindo seu cardápio no auge do inverno, o evento real pode ser em junho. Costelas curtas e purê de batata em janeiro soam fantásticos, mas quando seu evento de junho rola, você vai querer algo muito mais leve ”, diz Ziegler.
No caso, o planejamento de um menu de eventos é muito mais do que as próprias escolhas alimentares. Mas o próximo passo é contratar o bufê para ajudá-lo a conseguir.
Assessoria especializada na contratação de uma empresa de catering privada
Talvez você já tenha idéias para o menu de catering em mente, o próximo passo é contratar uma empresa de catering para o seu evento. "Converse com seu fornecedor sobre o que eles fazem melhor", aconselha Ziegler. "Eles têm muita experiência com os favoritos do público e sabem o que podem executar melhor".
Além de usar seu fornecedor como consultor de alimentos e bebidas, bem como o provedor de serviços de catering para o seu evento, a Ziegler também oferece as seguintes dicas para contratar uma empresa de bufê ou catering para os eventos:
Experimente a comida do bufê
Ao provar a comida do bufê, você terá a oportunidade de provar a comida e também de experimentar como ela será apresentada. Este também é um ótimo momento para se reunir com o Chef e determinar o quão flexível ele ou ela é. Todos os itens podem ser ajustados ao seu próprio gosto, portanto, certifique-se de que seus comentários sejam levados a sério. Pergunte como a comida é preparada.
Catering Pro Dica: Pergunte se o serviço é terminado no local ou cozido antes do tempo e deixado em uma caixa quente para se manter aquecido. Estas práticas diferentes terão um grande impacto na qualidade da comida quando é servida aos seus convidados.
Verificar referências
Mesmo que você provavelmente tenha uma lista de clientes muito felizes, ainda há boas informações que podem ser aprendidas se você realmente consultar as referências de um fornecedor. É uma excelente maneira de obter insights sobre o que o fornecedor faz melhor. Boas perguntas para referências incluem: Quantas vezes eles usaram o bufê? O que você mais gostou nos serviços de catering para eventos? Qual é uma coisa que você mudaria para o próximo evento?
Solicitar Fotos do Evento Passado
Fotos de catering lhe dará uma boa noção da estética do fornecedor. Fotos de eventos passados podem fornecer informações sobre como os eventos deles geralmente são configurados. Faça a si mesmo as seguintes perguntas: Você gosta de seu serviço, uso de espaçamento e retoques? É o estilo que você gostaria para o seu evento?
Por último, a visualização de fotos de um trabalho passado de um fornecedor também é uma ótima maneira de explicar ao fornecedor o que você gosta com referências. O que você gostaria de ver repetido em seu evento?
Discutir os serviços disponíveis
Alguns fornecedores são mais full-service do que outros, com a capacidade de fornecer roupa de cama, mesas, cadeiras, florais e evendécor. Você pode dar uma idéia do que você gosta e eles podem reunir tudo para você e organizar todos os fornecedores. Por outro lado, alguns fornecedores fornecem apenas o serviço de comida e comida do evento, e você será responsável por coordenar todos os seus outros itens e fornecedores. De qualquer maneira é bom, contanto que os serviços do bufê combinem com suas necessidades.
Revisar tudo em pessoa
Reuniões pessoais não são apenas uma ótima maneira de garantir que não haja falhas de comunicação quando se trata de assuntos importantes, como o menu de bufê planejado e a proposta de bufê, eles também são uma ótima maneira de ter uma idéia melhor do seu bufê escolhido. Por exemplo, reuniões presenciais podem lhe dar a chance de ver a operação de bufê. O escritório está limpo? Você é cumprimentado de maneira oportuna? Se você tiver alguma hesitação durante este processo, certifique-se de consertá-lo agora e pode ser transferido para o dia do evento.
Certifique-se de que eles estão organizados
Se a sua proposta for oportuna e o seu gerente de vendas for profissional e flexível, isso provavelmente é um sinal de boa cultura empresarial. Isso é particularmente importante, pois esses traços provavelmente serão transferidos para a equipe que lida com seu evento. Mas cuidado: o oposto também pode ser verdade. Se a sua proposta for enviada a você após a data prometida ou se houver um sentimento geral de desorganização durante o processo de vendas e planejamento, isso pode ser um sinal de que a oportunidade e a organização não são um valor importante para o fornecedor.
Leia a cópia fina
Quando se trata de assinar sua proposta de catering, é importante revisar e entender cada detalhe. A sua proposta inclui tudo o que você pediu? O imposto está incluído? O preço varia por pessoa se a contagem de visitantes aumentar ou diminuir? Como o serviço cobra pelo trabalho de parto? Você será responsável por dar gorjeta ao pessoal naquela noite? Quando você compara propostas de um fornecedor para outro, é importante que você esteja comparando maçãs com maçãs e entenda todos os seus custos associados ao evento proposto.
Verifique com o local do evento
Muitos locais têm uma lista de fornecedores preferidos, que provavelmente incluirá fornecedores para os locais que não oferecem serviços de catering. Você pode ser obrigado a trabalhar com um dos fornecedores listados, mas mesmo se você não for, pode ser a sua vantagem. Se você usar alguém nessa lista, ele estará familiarizado com os locais do evento e tudo o que for necessário, desde as regras até a configuração da sala. É provável que você tenha menos contratempos no dia do evento. Os fornecedores preferidos também podem ter outros privilégios que podem passar para você. Os fornecedores que não estão familiarizados com um local podem ser mais baratos à primeira vista, mas você pode ter cobranças pós-evento de seu local porque o fornecedor não removeu o lixo conforme necessário ou alguma outra penalidade por não entender as políticas do local.
Pergunte sobre requisitos especiais
Bons fornecedores trabalharão com você em requisitos especiais. Grandes fornecedores esperam por eles. De qualquer forma, certifique-se de perguntar ao seu fornecedor como eles lidam com requisitos especiais, como restrições alimentares, alterações no site e adições tardias. Mesmo os melhores planejadores geralmente enfrentam pelo menos uma surpresa no local. Seu fornecedor será capaz de reunir uma refeição sem glúten? Se o discurso de boas-vindas for 15 minutos atrasado, a cozinha poderá rolar com uma nova linha do tempo? Flexibilidade e uma atitude positiva de todos os envolvidos em um evento são cruciais.
Saiba quem está no comando
Na maioria das vezes, a pessoa com quem você está trabalhando durante os processos de vendas e planejamento não será seu contato principal no dia do evento. Se você quiser fazer alterações ou tiver dúvidas nesse dia, é importante conhecer seu contato. A profundidade da equipe lhe dará alguma garantia de que, se uma pessoa estiver faltando durante o evento por causa de doença ou conflito, ainda há uma equipe inteira por trás deles.