Construir um menu de eventos é mais importante do que escolher a comida em si
Planejando o menu do evento
Se você está trabalhando com um fornecedor privado ou com o gerente de catering no próprio local do evento, é sempre útil considerar vários fatores antes de criar o menu.
A primeira coisa a lembrar é que as opções de menu que eles apresentam são quase sempre 100% flexíveis. E mesmo que a maioria dos fornecedores permita que você confirme o cardápio e a contagem da cabeça cerca de três semanas antes do evento, sugiro sempre confirmar o menu muito antes no processo de planejamento. Aqui está o que você precisa saber antes de começar.
Menus de café da manhã, almoço e jantar
O menu deve incluir várias opções de refeições pré-embaladas e seleções à la carte desenvolvidas pelo chef executivo ou bufê. A abordagem das diferentes refeições do dia - café da manhã, almoço e jantar - geralmente é única. Considere o seguinte:
- Café da manhã: Quando se trata de café da manhã, menus embalados são geralmente mais econômicos e mais fáceis de selecionar, incluindo opções continentais, buffets quentes e estações de café da manhã. Se você está oferecendo café da manhã antes do início do programa oficial, certifique-se de escolher a opção que melhor se adapte à programação do seu evento.
- Almoço: A maioria das empresas de bufê oferece várias opções de almoço buffet, "almoço de trabalho" opções (como sanduíches à la carte e lados apropriados), e até mesmo almoços embalados. Mais uma vez, a melhor escolha do tipo de refeição será inteiramente dependendo da programação do seu programa, então considere quanto tempo os hóspedes terão de comer.
- Jantar: Você sempre tem uma escolha de buffets de jantar embalados ou jantares banhados, e ambos podem oferecer uma escolha de três a cinco cursos. Este é o lugar onde você encontrará itens que refletem as preferências pessoais do chef executivo e também é geralmente um momento para deixar a comida brilhar.
Quebre os alimentos e os menus de recepção
Quando se trata de planejar a comida em um evento, o planejamento nem sempre é limitado a três refeições quadradas. Na verdade, muitas conferências de vários dias exigem planejamento de refeições além do café da manhã, almoço e jantar, talvez durante intervalos programados ou recepções de café da manhã e coquetel. O chef executivo ou bufê pode apresentar várias opções de refeições pré-embaladas, bem como seleções à la carte:
- Itens Break: Se o seu orçamento pode pagar, os intervalos temáticos são sempre mais interessantes do que as bebidas e lanches padrão.
- Recepções: A maioria dos restaurantes oferece opções à la carte para aperitivos frios e quentes e pacotes de recepção de bar (cobrado por hora por pessoa ou em consumo). Eles também podem oferecer estações de pratos frios e quentes, bem como estações de sobremesa.
The Big Dinner Questão: Buffet ou Banhado?
Independentemente da refeição em consideração, encontrei inúmeras situações em que a equipe de gerenciamento que hospeda um evento solicitou o formato errado para servir uma refeição.
As seguintes considerações de tempo devem servir como um bom guia para determinar a melhor forma de servir a refeição:
- Banhado : refeições chapeadas exigem pelo menos 1,5 horas, se não 2 horas, de tempo de agenda para servir adequadamente e limpar o quarto. O serviço de refeições caseiras é mais comumente usado para jantares e reuniões executivas descontraídas.
- Buffet : Tente permitir até 1 hora de agenda para qualquer refeição em buffet. Buffets são um ótimo formato para café da manhã e almoço.
- Itens aprovados: Embora seja uma ótima opção para aperitivos, a entrega periódica é normalmente usada apenas durante recepções.
Considerações sobre necessidades especiais
Por último, mas não menos importante, as considerações de planejamento de cardápio levam em conta as necessidades dietéticas especiais. É essencial incorporar e notificar seu gerente de catering sobre quaisquer solicitações e necessidades especiais que seus convidados possam ter, incluindo, mas não se limitando a:
- Alergias a comida
- Requisitos religiosos
- Outras restrições alimentares
A única maneira de saber sobre essas necessidades especiais é perguntar, e a única maneira de planejá-las é discuti-las com seu profissional de catering o mais rápido possível.
Concluindo uma ordem de evento de banquete
A ordem do evento de banquete é a descrição formal que detalha todos os elementos de suas necessidades de restauração uma vez que você tenha passado por todas as considerações e etapas de planejamento acima. Isso exigirá a sua assinatura (como o planejador de eventos), portanto, revise cuidadosamente este documento para verificar a exatidão, porque tanto você quanto o fornecedor irão consultá-lo posteriormente. Incluirá as seguintes decisões, solicitações e requisitos:
- Comida & Bebida
- Configuração do quarto
- Audiovisual
- Entretenimento e decoração
- Honorários
Itens de orçamento de alimentos e bebidas para eventos
Ao criar seu orçamento para catering , certifique-se de antecipar os seguintes encargos:
- Catering mínimos: A maioria das refeições requer uma contagem mínima e cobrar por pessoa.
- Taxa de mão-de-obra: uma cobrança mínima aplicada à configuração do seu evento; no entanto, muitas vezes negociável e dispensado se o evento atende a taxas mínimas.
- Taxa do Chef: Cobrado se o seu evento usar uma estação de escultura.
- Taxa de barman: cobrado se o seu evento exigir serviços de bartender.
- Taxa de aluguel do quarto: geralmente negociável e dispensada se o evento atender a taxas mínimas.
- Taxa de serviço e imposto sobre vendas: Antecipar 20% ou porcentagem identificada como taxa de serviço e impostos locais.