Obtendo seus arquivos doadores em ordem
Quando você sabe quando essa hora chegou e o que você faz? Vários profissionais sem fins lucrativos deram essas respostas quando eu lhes pedi para completar esta frase: "Eu sabia que era hora de obter um novo sistema de gerenciamento de doadores quando ..."
- O que tivemos não pôde reportar os dados da maneira que precisávamos.
- O cachorro comeu meus cartões de índice.
- Eu queria saber coisas sobre meus doadores, e demorou um tempo absurdo para encontrar a resposta.
- O último "sistema" foi deixado em sua cabeça.
- A única pessoa que tinha uma pista sobre como usar o sistema (um banco de dados antigo do Access) estava se aposentando.
- O computador de um voluntário caiu e perdemos tudo.
Essas razões são verdadeiras para sua organização sem fins lucrativos?
Decidir que você precisa de um novo sistema é, no entanto, a parte fácil. Existe um mundo de informações confusas sobre sistemas concorrentes, e nenhuma maneira fácil de juntar tudo.
Eu me voltei para o "Consumer Reports" de tecnologia sem fins lucrativos para encontrar as respostas. A Idealware é uma organização sem fins lucrativos que ajuda outras organizações sem fins lucrativos a tomar decisões inteligentes sobre software, realizando pesquisas imparciais e traduzindo-as em relatórios, artigos e treinamento fáceis de entender.
Andrea Berry, Diretora de Parcerias e Aprendizagem da Idealware, sugere estes passos para a escolha de um novo sistema de gestão de doadores.
Descobrir se você realmente precisa de um novo sistema.
Berry diz para começar a avaliar por que você não gosta do seu sistema. O problema pode não ser o que você pensa e não é fácil trocar de software. Leva tempo, esforço e dinheiro.
Berry disse: "Não existe um sistema de balas de prata, por isso certifique-se de que o seu sistema atual é realmente inadequado.
Por exemplo, você só precisa aprender mais sobre o sistema que possui, em vez de mudar completamente para um novo sistema. "
Dê um tempo para determinar qual é realmente o problema. Poderia ser um dos seguintes?
- Você precisa de mais treinamento. Talvez o seu sistema atual tenha recursos que você não entende ou não sabe como usar. Pergunte ao seu fornecedor se existem opções de treinamento, como vídeos ou recursos on-line, que você pode acessar.
- Você precisa de mais apoio. Quais são as opções de suporte para o seu sistema atual? Existe suporte disponível e acessível? O vendedor entende seus problemas e tenta ajudar, ou eles falam de você? Eles têm uma solução para o seu problema específico?
- Você não entende todos os recursos do seu sistema atual. Você realmente sabe com certeza que não faz o que você quer? Existe documentação disponível? Alguns fornecedores estão trabalhando duro para fornecer mais ajuda, como vídeos, fóruns onde você pode fazer perguntas e literatura escrita para não-técnicos.
- Seu sistema é muito fraco ou muito robusto. Dimensionar um sistema para o seu processo e seu orçamento é um passo crucial.
- Seu sistema é muito caro. Você está pagando por mais funcionalidades do que precisa? Berry diz: "Ao falar com um fornecedor, lembre-se de que se trata de uma venda ... a natureza é 'up-sell'. Entender suas necessidades ajudará você a não se distrair com a 'síndrome do objeto brilhante'. "
- Seu sistema está desatualizado. Talvez o seu sistema não tenha novos recursos. Tenha em mente que ele deve ser atualizado regularmente, seja automaticamente ou por você ou pelo seu fornecedor. Apenas esteja consciente de como seu sistema permanece atualizado.
- Seu sistema não é mais suportado pelo fornecedor. Berry diz que isso não é comum, mas acontece, especialmente se um pequeno fornecedor for comprado por um maior.
O Idealware fornece uma pasta de trabalho, Um Guia do Consumidor para Sistemas de Gerenciamento de Doadores de Baixo Custo que ajudará a guiá-lo através deste processo de autoavaliação.
Identifique uma equipe de interessados.
Então você decidiu mudar. O que vem depois?
Berry disse: "O que vemos o tempo todo é que o diretor de desenvolvimento decide adquirir um novo sistema, mas não consulta o departamento de marketing, o diretor executivo ou o coordenador de voluntários , os quais usarão o sistema".
É uma boa ideia consultar todos os usuários do sistema. Quando você está brainstorming recursos que você precisa, que todos tenham uma palavra a dizer. Certifique-se de que todos que usarão ou sejam afetados pelo sistema estejam representados. Alguém no departamento principal de presentes deve definitivamente estar presente como deveria um indivíduo que encabeça os esforços de angariação de fundos.
Entenda seus processos atuais.
Faça uma lista detalhada de seus processos de captação de recursos, padronize-os e avalie tudo o que você faz com seus bancos de dados. Pergunte à sua organização:
- Por que fazemos assim?
- Temos que continuar fazendo as coisas dessa maneira?
Berry disse: "A padronização lhe dá flexibilidade na escolha de um sistema ... os sistemas menos caros não oferecem grande flexibilidade, então quanto menos 'esquisitices', melhor. Procure as melhores práticas no campo e evite procedimentos únicos".
Elimine redundâncias antes de investir. Quantas vezes você insere um endereço, por exemplo? Não leve adiante táticas peculiares que proliferaram ao longo dos anos e, em vez disso, concentre-se no que sua organização precisa atualmente.
Por exemplo, você desejará definir um padrão para a entrada do número de telefone. Você registrará números como (555) 555-5555 ou 555-555-5555? Estes são todos os detalhes essenciais para se pensar.
Priorize sua lista de desejos de recursos .
Reúna todos que usarão o sistema ou receberão relatórios dele. Pense em tudo o que você poderia desejar e classifique esses recursos. Determine o que você precisa absolutamente, sem o qual o sistema é inútil. Fazer isso primeiro evitará que você chegue a um nível de complexidade que poderia arruinar seu orçamento.
Berry recomenda criar uma lista de três níveis:
- O que você precisa ou então o sistema é inútil?
- O que seria bom ter, mas não é um disjuntor de negócio?
- O que você quereria se o dinheiro não fosse uma opção?
Recursos populares geralmente incluem:
- Acompanhamento do envolvimento de doadores
- Campos personalizados e notas
- Cultivo de doadores
- Capacidades de agendamento
- Relatórios sobre tendências populares
- Gerenciamento de associação
Bônus: dê uma olhada no Guia de Salsa para CRMs para determinar os recursos certos para sua organização.
Faça sua pesquisa.
Use o Idealware. Eles fizeram a pesquisa necessária para você. Os relatórios da Idealware estreitaram o campo, selecionaram sistemas que são sistemas dedicados de gerenciamento de doadores e, em seguida, retiraram os dez principais sistemas e forneceram uma lista de recursos.
Confira o Guia do Consumidor para Sistemas de Gerenciamento de Doadores de Baixo Custo.
Usando o relatório, faça uma lista de três ou quatro sistemas viáveis.
Agendar demonstrações de fornecedores.
Alguns fornecedores vão até você, ou você pode ir até eles. Mas muitas demos são transmitidas on-line com a ajuda de uma ferramenta de compartilhamento na web. Às vezes você pode até baixar uma versão de teste.
Certifique-se de usar exemplos reais para ver como cada sistema funcionará para suas necessidades. Uma grande ajuda são as Seis Dicas do Idealware para Navegar na Demonstração do Fornecedor.
Classifique os sistemas de acordo com sua lista de desejos - necessidades extravagantes versus necessidades básicas e alto custo versus preço acessível - e escolha o sistema certo para você.
Você pode comprar seu novo sistema com um cartão de crédito on-line, mas sistemas maiores podem ter um contrato que precisa ser processado e assinado.
Berry diz: "Às vezes você pode começar a usar seu novo sistema imediatamente, enquanto outros sistemas precisam ser personalizados. O DonorPerfect Online é bem conhecido por personalizar um sistema antes de você iniciar, enquanto outros sistemas, como o GiftWorks, são fáceis de usar. Alguns sistemas precisarão de um consultor para se preparar. "
Tenha em mente que você estará usando o seu CRM para melhorar os relacionamentos com doadores, mas você também pode usá-lo para melhorar suas estratégias de captação de recursos.
Dan Quirk é o gerente de marketing da Salsa Labs, a principal empresa de software de captação de recursos para organizações sem fins lucrativos voltadas para o crescimento. O foco de marketing de Dan na criação de conteúdo, na otimização de conversões e na moderna tecnologia de marketing ajuda-o a treinar equipes de desenvolvimento sem fins lucrativos nas melhores práticas de captação de recursos digitais.