Antes de podermos discutir como deduzir os suprimentos de escritório e as despesas de escritório, primeiro precisamos analisar esses dois termos e onde essas categorias estão incluídas na declaração de impostos da empresa.
Não importa se você coloca os custos de escritório sob suprimentos ou despesas. A maioria dos suprimentos está incluída nas despesas comerciais normais, enquanto as despesas do escritório são listadas separadamente.
Algumas despesas de escritório realmente se tornam equipamentos de negócios, e estas são categorizadas como ativos e depreciadas ao longo de um período de tempo.
Estão incluídas informações sobre novos procedimentos de IRS para contabilizar ativos de escritórios de pequeno porte, como software, em vez de depreciar esses ativos.
Suprimentos de Escritório são itens de escritório tangíveis e tradicionais, como canetas, grampeadores, clipes de papel, pen drives USB e cartuchos de tinta de impressora. O IRS também inclui postagem em materiais de escritório, mas grandes quantidades de postagem para envio de produtos são classificados de forma diferente (veja abaixo). Você também pode incluir pequenos itens de mobiliário (abaixo de US $ 2500) nesta categoria, como uma mesa ou estante de livros usada.
Alguns suprimentos de envio não são considerados como parte do material de escritório. Quaisquer suprimentos e postagem para envio de produtos que você vende devem ser rastreados como parte do custo das mercadorias vendidas. O cálculo do custo das mercadorias vendidas é separado da lista de despesas comerciais.
Despesas de escritório são as outras despesas de funcionamento de um escritório, incluindo serviços de sites, taxas de hospedagem na Internet, nomes de domínio, custos mensais para aplicativos (como o Dropbox). software baseado na web, como produtos QuickBooks, taxas de conta de comerciante e a maioria dos softwares e hardwares. Você também pode colocar despesas de telefone celular em despesas de escritório (ou em utilitários).
Algumas dessas despesas podem ser propriedades listadas e você precisará manter bons registros para separar o uso comercial e pessoal de itens como laptops e tablets.
Suprimentos e despesas de escritório - o que você pode deduzir
Você pode deduzir o custo de materiais de escritório e materiais que você usou durante o ano. Você também pode deduzir o custo de selos e taxas de postagem, e postagem usada em medidores de postagem durante o ano.
Deduzindo x depreciando as despesas do escritório - novas regras do IRS
Costumava ser que todos os ativos da empresa (itens usados por mais de um ano) que custavam mais de US $ 500 precisavam ser depreciados durante a vida útil do ativo. Agora, o theIRS tem um novo método mais simples para levar os custos menores como despesas, em vez de depreciá-los.
A partir de 2016, você pode considerar como ativos empresariais de despesas (incluindo ativos de escritório) que custam US $ 2.500 ou menos. Isso inclui suítes de software e software, laptops, tablets, smartphones e outros eletrônicos menores. O custo que você pode custear inclui o custo para adquirir o item.
Digamos que você precise do Adobe Acrobat X Professional para o seu trabalho. O custo deste item é normalmente superior a US $ 500. Antes da nova regra do IRS, você teria que depreciar o custo.
Agora, porque o máximo para despesas é $ 2500, você pode gastar o item em um ano.
Se qualquer material, despesas ou equipamento de escritório custar mais de US $ 2.500, eles se tornarão ativos depreciáveis e você deverá depreciar esses ativos. Você precisará conversar com seu preparador de impostos sobre os registros que precisa manter e obter ajuda para calcular a depreciação, pois cada ativo tem uma vida útil diferente.
Suprimentos e materiais usados para produzir ou enviar produtos
Tenha o cuidado de distinguir entre material de escritório e equipamento usado geralmente em sua empresa para operar seu escritório versus suprimentos e materiais usados para produzir produtos. Os suprimentos e materiais que você usa para produzir produtos estão incluídos no custo das mercadorias vendidas.
Da mesma forma, você não pode deduzir a postagem e o envio dos produtos vendidos; estes são considerados parte do seu custo de mercadorias vendidas.
Material de Escritório e Equipamento de Escritório em Custos de Inicialização
Se você está estocando suprimentos de escritório e comprando equipamentos de escritório, computadores e software como parte de sua empresa, você precisará manter esses custos separados. Você pode ser solicitado a distribuir esses custos de inicialização ao longo de vários anos. Mantenha uma lista dos custos e discuta-os com o preparador de impostos.
Outras restrições à dedução de material de escritório e equipamento de escritório
Você só pode deduzir custos de suprimentos e materiais usados no ano atual. Em outras palavras, você não pode simplesmente comprar uma grande quantidade de papel de cópia no final do ano e considerá-lo uma despesa nesse ano, já que não há como usá-lo durante o ano. Verifique com seu consultor fiscal sobre como determinar um valor para essa despesa
Onde mostrar os materiais de escritório e as despesas do escritório no retorno de imposto sobre a empresa
Para proprietários únicos e LLCs de um único membro , mostre os materiais de escritório na categoria "material de escritório" do Anexo C , na Linha 22. Você pode incluir despesas de escritório (incluindo as despesas da nova regra) nessa categoria ou separar despesas de escritório e incluí-los com "Outras despesas" na linha 27a. Para "Outras Despesas", você deve listar as diferentes categorias na Parte V do seu Programa C, aumentando o total para a Linha 27a.
Para parcerias e LLCs de vários membros, mostre essas despesas na seção "Outras deduções" do Formulário 1065 (linha 20). Você deve anexar uma declaração separada dividindo as diferentes deduções incluídas neste item de linha.
Para empresas, mostre essas despesas na seção "Outras deduções" do formulário 1120. Primeiro, você deve incluir uma declaração listando as deduções e, em seguida, incluir o total em "Outras deduções", na linha 26.
Linha de fundo fácil:
Se você quiser manter as coisas simples em seu retorno de imposto, coloque todos os suprimentos de escritório e despesas de escritório juntos como material de escritório. Mas separe os itens mais caros acima de US $ 2500 e converse com seu preparador de impostos sobre a depreciação desses itens.