De Minimis em Benefícios aos Empregados
O termo d e minimis é geralmente usado para descrever algo que é muito pequeno ou insignificante para ser considerado, algo sem importância. o termo vem de uma frase em latim, " de minimis non curat lex ", que significa basicamente que a lei não trata de assuntos triviais. Este termo tem vários significados em diferentes áreas de negócios. (Observe a ortografia deste termo. Não é escrito, como você pode pensar, "de minimus", mas é " de minimis ".)
Na lei, de minimis refere-se a algo que é pequeno demais para se preocupar. Por exemplo, em uma ação judicial sobre uma conta de US $ 1 milhão, um erro de US $ 10 seria de minimis.
Por que o conceito de Minimis é importante para os impostos sobre negócios?
Nos impostos sobre negócios, o conceito de minimis é importante nos benefícios dos empregados, nos impostos sobre ganhos de capital e em outras áreas tributárias de negócios. Um pequeno benefício pode não estar sujeito a imposto; a quantidade varia dependendo do caso.
O que De Minimis significa para benefícios dos funcionários?
O IRS diz que um benefício de minimis é:
... qualquer propriedade ou serviço que você fornecer a um funcionário que tenha tão pouco valor (levando em conta a frequência com que você fornece benefícios semelhantes aos seus funcionários) que a contabilização seria irracional ou administrativamente impraticável
Os benefícios que um empregador fornece a um empregado são tributados como receita para o empregado. Mas um benefício de minimis não é tributável ao empregado como receita.
Do ponto de vista fiscal, um benefício de minimis é uma pequena quantia de um benefício do empregado, e a Receita Federal diz que esses pequenos valores não estão sujeitos à tributação. Em outras palavras, se o benefício é de minimis , não é tributável para o empregado. Se não for de minimis , é tributável para o empregado, assim como os benefícios de outros empregados.
Exemplos de Benefícios para Funcionários que Podem Ser De Minimis
Os exemplos abaixo dão uma ideia do que é considerado de minimis . Em alguns casos, é porque o valor é pequeno (como o peru de férias) e, em outros casos, é muito difícil separar o uso pessoal do funcionário do uso comercial (como a copiadora do escritório).
O IRS fornece alguns exemplos de prêmios de minimis que podem ser excluídos dos impostos para funcionários:
- Perus de férias ou presuntos
- Flores, placas ou canecas de café para ocasiões especiais
- Um relógio de ouro na aposentadoria
- Estacionamento para um funcionário do mês, se o valor não exceder certos limites.
- Jantares de premiação ocasionais ou jantares de férias para funcionários e convidados.
- Outras refeições que poderiam ser consideradas de minimis seriam o café e donuts em uma reunião de equipe ou refeições ocasionais fornecidas aos funcionários que precisam trabalhar horas extras .
- Bilhetes ocasionais para eventos esportivos ou teatro (uso da caixa da empresa em um jogo de hóquei ou basquete, por exemplo)
- Permitir que os funcionários usem a copiadora do escritório ocasionalmente, se você (o empregador) puder mostrar que ela está sendo usada pelo menos 85% para fins comerciais
- Seguro de vida a longo prazo do grupo abaixo de $ 2000,
- Tarifas de transporte ocasionais (como passagem de ônibus ou bilhete de estacionamento) fornecidas aos funcionários.
O que NÃO são Benefícios De Minimis?
Os seguintes nunca são de minimis, de acordo com o IRS :
- Dinheiro, incluindo equivalentes a dinheiro, como vales-presente, exceto por dinheiro de refeição pouco frequente, para permitir trabalho extra
- Uso do apartamento do empregador, casa de férias, barco ou avião
- Uso pendular do veículo do empregador mais de uma vez por mês
- Filiação em um clube de campo ou academia
Observe também o uso da palavra "ocasional" na lista de benefícios de minimis acima. Se um benefício é fornecido rotineiramente, quase nunca é de minimis.
De Minimis Benefícios e Celulares
A Receita Federal considera que os telefones celulares fornecidos pelo empregador são de minimis se não fizerem parte da remuneração da empresa ao funcionário e se forem fornecidos por "motivos comerciais substanciais". Alguns exemplos são:
- Se o empregador precisar entrar em contato com o funcionário a todo momento para emergências relacionadas ao trabalho (para um gerente de data center, por exemplo)
- Se o funcionário precisar falar com os clientes quando estiver fora do escritório (em uma posição de vendas, por exemplo),
- Ou se o funcionário precisar entrar em contato com pessoas de negócios em outros fusos horários quando o escritório do funcionário estiver fechado (um gerente de negócios internacional que precisa falar com funcionários ou clientes em Tóquio, por exemplo).
Uma exceção à regra De Minimis - funcionários altamente compensados
Como outros impostos, a regra de minimis deve ser aplicada de forma justa. Você não pode tratar as refeições que a empresa fornece em uma instalação de empregador fornecida a funcionários de alto nível como de minimis se o mesmo benefício não estiver disponível para todos os funcionários ou para um grupo de funcionários no qual os funcionários de alto nível fazem parte.
Por exemplo, se você tem uma sala de jantar especial para executivos e nenhuma sala de jantar (ou nenhuma sala de jantar semelhante) para outros funcionários, não é possível afirmar que a sala de jantar executiva era de minimis . Se não for de minimis , é tributável para os executivos. O IRS tem alguma linguagem que explica o que "empregados altamente compensados" significa neste caso.
Registros para provar os Benefícios De Minimis
É sempre difícil provar um negativo. Mantenha excelentes registros de momentos em que você fornece pequenos benefícios aos funcionários, explicando o objetivo da empresa e a data e a hora. Mostrar que você sempre mantém bons registros o ajudará a defender o uso de minimis em uma auditoria fiscal.
Outros exemplos de uma regra de De Minimis em outras áreas tributárias e legais
A Lei PATH de 2015 oferece proteção contra multas e penalidades para contribuintes de negócios por erros de minimis (menos de US $ 100) em devoluções de informações.
Em outro exemplo, no Formulário 1099-S, Receitas de Transações Imobiliárias, uma transferência de menos de US $ 600 é considerada de minimis .
Os limites de minimis são considerados no imposto sobre ganhos de capital na compra de títulos.
Na lei de direitos autorais, de minimis é usado para determinar se um trabalho está dentro dos limites de uso justo. Uma pequena quantidade de um trabalho pode ser usada sem permissão; o montante considerado de minimis varia de acordo com o caso.