CRM imobiliário dentro do Gmail - uma solução quase perfeita

01 - Lance seu caminho para o Gmail CRM

Estou dizendo "quase perfeito" porque nada vai até a perfeição. No entanto, como amante do Gmail e profissional do mercado imobiliário, não encontrei nada que possa se igualar ao Streak para CRM no Gmail. Todos os meus requisitos para um sistema de CRM imobiliário estão incluídos no aplicativo instalado e no Gmail.

Vamos pensar sobre o que queremos gerenciar em nossa solução de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente em sua forma mais simples. Simples é bom, mas eu quero uma certa funcionalidade mínima:

• Gerencie leads de compradores desde o início até a perda ou um contrato de compra.
• Gerenciar leads de vendedor desde o início até um contrato de listagem.
• Gerencie uma listagem, listando o contrato até um contrato de venda.
• Gerencie uma transação, comprador ou vendedor, do contrato até o fechamento.

Esses são os componentes básicos que devem estar no meu sistema. Se você pensar neles, cada um deles tem um certo fluxo para eles, e é aí que Streak brilha. Vou levá-lo através de cada um desses processos com a tela Streak dentro do Gmail. Primeiro, vamos explicar dois componentes básicos do Streak.

• Pipelines: Este é o fluxo de um processo. Cada um dos quatro itens acima tem um fluxo lógico do início ao fim ou no próximo estágio. Em Streak, isso é um pipeline. Os pipelines gráficos são como colunas em uma planilha, cada coluna na próxima fase do processo.
• Caixas: Este não é tão óbvio, mas é realmente simples se você pensar sobre isso logicamente. Uma caixa é a Linha em uma planilha e pode ser praticamente qualquer coisa que você esteja trabalhando no processo. Gerenciando o comprador leva até a conclusão, a caixa seria a informação do comprador (s). A caixa se torna um registro no banco de dados do CRM, que mostrarei em outra etapa.

Vamos para a próxima etapa, onde veremos nosso primeiro pipeline, o Buyer Working, o processo principal.

02 - O pipeline de trabalho do comprador na Streak for Gmail

Esta é a sua primeira olhada em uma visualização de pipeline, colorida, mas também muito claramente um caminho com setas do começo ao fim. Estamos trabalhando em um lead de comprador que acabou de entrar em nosso sistema, talvez por meio de uma referência ou de um lead de website. Existem modelos para escolher um tipo de pipeline, e um é para um negócio imobiliário. Eu simplesmente modifico esse para cada um desses exemplos, então este é o meu processo. Eu tento manter isso simples, mas lógico para acompanhar o processo.

• Lead - Acabei de inseri-los no sistema.
• Contactado - Eu fiz uma primeira tentativa em uma conversa, talvez por e-mail ou telefonema.
• Correspondente - Estamos falando ou enviando por e-mail, mas não cara-a-cara ou apresentações ainda.
• Nomeação ou Showings - Estamos fora de verificar as propriedades.
• Acompanhamento - De volta ao escritório, acompanhando seus pensamentos sobre as casas que viram.
• Contrato em Negociações - Escrevemos um contrato e negociamos com o (s) Vendedor (es).
• Contrato Morto ou Aceito - Deal morreu ou foi aceito. Se morremos, podemos levar essa perspectiva de volta ao passo apropriado e continuar trabalhando com eles.

Agora vemos nossa primeira CAIXA, que é simplesmente o registro de contato do Comprador. Você pode digitá-los em uma linha abaixo da barra de leads no corpo. Eu digitei o nome "Rob K." para começar. No entanto, indo para o lado esquerdo da linha, você pode clicar no ícone da caixa para ir para o registro de detalhes. Aqui estão as instruções para criar uma nova caixa na visualização Pipeline. Vamos ver o detalhe do registro a seguir.

Por enquanto, observe que há uma sub-coluna para o estágio em que estão, e tudo que você precisa fazer é clicar nela para selecionar outro estágio para mover sua caixa (comprador) para o próximo estágio, neste caso, Contacted. Ao movê-los, na parte inferior, eles se movem pelos estágios e, na parte superior, movem-se da esquerda para a direita.

03 - Pipeline de trabalho principal do vendedor

Aqui você vê o pipeline que configurei para um lead de listagem / vendedor. Começa quando entram no sistema e terminam quando se relacionam comigo ou com outra pessoa. As etapas do processo são:

• Lead - Apenas entrou no sistema, nenhuma ação foi tomada ainda.
• Contactado - Ou e-mail ou contato telefônico feito.
• Acompanhamento - Tempo enquanto estou trabalhando para obter um compromisso de listagem.
• Primeiro compromisso - um compromisso é definido e / ou em andamento.
• Esperando - Nomeação, aguardando uma decisão deles.
• Listado com Outro - Perdeu-os para outro agente ou corretora. Os removerá desse pipeline, mas suas informações permanecerão nos bancos de dados.
• Para listar - Eles listam comigo e os adicionarei ao meu Pipeline de gerenciamento de listagens.

Você está recebendo o fluxo agora. Quando você tem várias caixas (prospectos) em um desses pipelines, elas agrupam abaixo no estágio apropriado e você verá o número de caixas em um estágio no topo. Você tem opções de classificação para exibir suas listagens na parte inferior da tela.

04 - Listagem de Pipeline de Gerenciamento no Streak for Gmail

Quando um vendedor opta por listar comigo, sua caixa (entrada do banco de dados) é movida para o pipeline do Gerenciamento de listagem. Você está começando a ver a eficiência aqui, já que pode acessar seu Gmail todos os dias e percorrer quatro visualizações de pipeline e ver tudo o que está trabalhando e em que estágio do processo.

• Listagem assinada - Eles assinaram a listagem e estou começando a trabalhar nela.
• Coleta de Dados - Isto é, enquanto eu estou reunindo seus documentos, medindo a casa, gravando informações de propriedade para o MLS, etc.
• Listando em MLS - Agora é ao vivo no MLS, Serviço de Listagem Múltipla
• Conjunto de marketing - configurei anúncios, uma página da Web de listagem única, outro marketing. Eles não serão movidos até que eu configure todos os anúncios para começar a execução.
• Sendo mostrado - Propriedade sendo mostrada, aguardando um contrato.
• Contrato em Negociação - Contrato recebido e negociado com o (s) comprador (es).
• Contrato Morto - O contrato não foi aceito em ambos os lados, movendo a caixa de listagem de volta para o estágio Sendo Mostrado. Se expirado e perdido, a caixa, mas não o registro do banco de dados, será removida do pipeline.
• Para Transação - Movendo-os para o Pipeline de Transação porque o contrato é executado pelos dois lados.

Eu mantenho esses estágios amplos, não sendo muito detalhados, pois não quero uma longa linha de flechas no topo. O objetivo é apenas manter tudo organizado com uma visão rápida que me diga o status e o progresso de todos os leads, listagens e próximos; transações. Você pode adicionar campos personalizados aos seus registros e exibi-los na sub-linha logo abaixo das setas no pipeline.

Em seguida, vamos ver o pipeline que leva ao dinheiro!

05 - Pipeline de Gerenciamento de Transações para Streak no Gmail

Este é o fluxo de dinheiro, tendo um contrato de aceitação até o fechamento. Eu uso o mesmo para os lados comprador e vendedor, já que os estágios são amplos e se aplicam a todas as transações. Dessa forma, apenas um único pipeline me mostra o estágio de todas as transações em que estou trabalhando.

• Oferta / Nego / Contrato - O contrato está sendo negociado, uma vez aceito pelos dois lados, ele seguirá em frente.
• Título / Pesquisa / Inspeção - Geralmente, as primeiras coisas que fazemos são depositar em custódia, solicitar fichário de título, configurar inspeções, etc.
• Reparar o Nego. - Isso ocorre depois que as inspeções são entregues e recebe a caixa de transação, se houver demanda por reparos ou dinheiro pelo (s) comprador (es).
• Avaliação / Empréstimo - Supondo que os reparos foram resolvidos, geralmente agora é tudo sobre a aprovação e aprovação do empréstimo.
• Pré-Fechamento - Muitos detalhes antes de chegar à mesa de fechamento.
• Encerramento - Fecha hoje ou amanhã, e você deixará aqui até receber a sua comissão.

Este é bastante auto-explicativo agora que você entende como os Pipelines e Boxes funcionam. Eu simplesmente criei um novo Box para a transação, chamado algo como "Smith Sale to Jones". Eu posso então despejar cada informação que vem através do meu Gmail na caixa para manter tudo junto para referência rápida.

06 - Colunas de Fórmula

Eu não vejo comissões antes de ver o cheque ... bem na maioria das vezes. No entanto, você pode fazer cálculos em colunas, um recurso poderoso.

Primeiro, observe o ícone do Streak e o link na parte superior do Gmail. Clicando nisso, há um sistema de ajuda completo que informa tudo o que você precisa saber e nunca sai da tela do Gmail. Eu queria ver como criar uma coluna de fórmula, então cliquei no link e encontrei uma seção na ajuda para isso. Você pode ver na imagem que há um tutorial completo para criar fórmulas.

07 - O NewsFeed e muito mais

Quando estiver trabalhando em seus pipelines, você pode clicar no botão NewsFeed no canto superior direito do Gmail, e será apresentado um feed de ações que você realizou em relação a esse pipeline e caixas. Você pode acompanhar facilmente o que você está fazendo com este NewsFeed.

Eu lhe dei uma visão geral muito ampla do Streak for Gmail CRM e você precisará verificar os vários recursos. Há uma exibição de registro mais reconhecível para cada um dos seus contatos, leads, clientes em potencial e transações. Ao clicar no ícone da caixa no pipeline, você pode ir para essa tela de registro, fazer alterações e adições e clicar em informações relacionadas.

Vejamos mais uma tela, como você interage com o Streak a partir de um e-mail no Gmail.

08 - Adicionando uma caixa de e-mail no Gmail

Uma das melhores e mais frequentemente usadas para criar uma Caixa em um Pipeline é fazer isso a partir de um email. Isso é especialmente útil quando você recebe um novo lead em um email. Veja na imagem que agora existe um botão na parte superior dos Gmails individuais que permite criar uma nova caixa, adicionar a uma caixa existente ou editar uma caixa.

Digamos que você receba um novo lead de comprador por e-mail. Você simplesmente clica para criar uma caixa e a adiciona ao seu pipeline Comprador trabalhando com o nome do cliente potencial como o nome da caixa. Agora, todos os e-mails que você recebe de alguém relacionado a trabalhar com esse comprador, basta usar esse processo para adicioná-lo à caixa do comprador no canal. Agora é mais como uma caixa de arquivos real, pois tem vários itens relacionados nela.

Essa também é uma ótima ferramenta no Pipeline de transações. Depois de receber os e-mails do outro agente, da empresa de títulos e outros, basta adicioná-los à Caixa de Transações.

Há muito mais, mas isso vai envolver o artigo. Divirta-se e confira, já que o Streak tem uma opção sempre livre.

09 - Rastreamento de e-mail como ferramenta de CRM e jurídico

Um bônus do Streak é o recurso de rastreamento de e-mail. A imagem mostra um histórico de abertura do email exibido atualmente. Você também recebe avisos de e-mail abertos como um pop-out, se desejar. Eu gosto de saber que meus e-mails foram recebidos e abertos, especialmente em transações.

Afinal, o CRM é sobre como gerenciar um relacionamento, e parte disso é saber que você está passando para seus contatos de email. Também pode ser útil no futuro se você for encarregado por um tribunal para mostrar que as informações ou documentos foram entregues em tempo hábil. Não é só você fazendo algo errado. Meus clientes anteriores me pediram para fornecer a documentação sobre e-mails para ações nas quais eles estão envolvidos e que não tinham nada a ver comigo.

Um exemplo da vida real envolve um construtor de um cliente do estado que comprou uma parcela de terra nas montanhas com a intenção de construir uma casa de repouso. A área esteve envolvida no passado em disputas com o condado sobre se ele estava ou não subdividido legalmente. Cada mudança no advogado do condado parecia gerar uma nova rodada de controvérsias.

Na minha diligência para o cliente, descobri que havia uma carta de dois anos do advogado do condado declarando que a propriedade seria considerada legal e concedida uma licença de construção, se solicitada. Pedi uma nova carta, embora fosse o mesmo advogado do condado. Depois de grasnar um pouco, uma nova carta foi emitida. Enviei uma cópia por e-mail ao meu cliente informando que o documento que estávamos aguardando havia sido entregue, para que pudéssemos avançar com a compra.

Dois anos depois, e com um advogado do condado diferente, ele solicitou uma licença de construção e foi negado. Ele entrou em contato com meu advogado imobiliário para obter ajuda. O advogado me contatou para perguntar se havia alguma documentação provando que confiamos na carta ao fazer a compra. Eu puxei o e-mail com rastreamento e o condado emitiu a permissão. Rastrear e-mails é apenas uma boa prática comercial.