Até agora, você provavelmente considerou se realmente precisa contratar e pagar outro membro da equipe para ajudar em seu trabalho. Antes de escrever uma descrição do trabalho e começar a entrevistar, reserve um tempo para considerar se você pode realizar algumas ou a maioria das funções que um Assistente Administrativo ou um Secretário Executivo pode usar com a tecnologia.
O que separa esse trabalho de escritório dos outros trabalhos de escritório mais clericais e rotineiros é o nível de responsabilidade e confidencialidade associado a essa posição. Além das funções básicas do escritório, o Assistente Administrativo ou o Secretário Executivo também é responsável por redigir / preparar relatórios, organizar / agendar reuniões, revisar a correspondência recebida para determinar sua significância, preparar agendas para reuniões importantes, fazer planos de viagem e preencher as lacunas fazer o que for necessário, como arquivar para ajudar a mantê-lo organizado e, portanto, focado em seus deveres de trabalho.
O título e pagar por este indivíduo determinam como senior seu papel será:
- Assistente Administrativo de Nível de Entrada
- Assistente Administrativo
- Assistente administrativo Senior
- Secretaria Executiva
- Secretário Executivo Sênior
- Gerente
- Gerente Sênior de Escritório
À medida que o tamanho de uma empresa aumenta, aumenta a necessidade de uma pessoa altamente organizada e capaz de executar uma ampla variedade de tarefas.
Isso é especialmente necessário para os executivos que dirigem a empresa, a fim de manter um alto nível de confidencialidade e integridade para os negócios que estão sendo conduzidos. Assim, esta é uma posição crítica na empresa e que deve exigir uma descrição do trabalho pensativo e processo de contratação.
A primeira tarefa a ser feita é preparar uma descrição do trabalho para o novo contratado com base nas áreas de trabalho que você, o gerente de contratação, acredita que podem ser melhor tratadas por outra pessoa para que você possa continuar com o crescimento e a administração da empresa. . Existem várias versões de descrições de cargos como esta, mas no final das contas somente você sabe o que vai precisar e, portanto, algum nível de personalização será necessário para criar uma descrição de cargo com a qual você se sente confortável e que atenda às suas preferências pessoais.
Depois de criar uma descrição do trabalho, encontre um lugar para anunciar o trabalho, como no Indeed.com ou no Monster. Tem sido minha experiência que os candidatos começarão imediatamente a se candidatar ao cargo se você o redigiu apropriadamente e descreveu o tipo de ambiente de trabalho onde eles estarão trabalhando. Portanto, certifique-se de que a descrição do trabalho criada não torne o trabalho desinteressante.
Deve ser bem escrito e atraente, a fim de atrair os candidatos certos.
Depois de ter seus melhores candidatos, o próximo passo é entrevistá-los e, idealmente, essa é uma entrevista cara a cara, porque esse candidato, se contratado, terá um alto grau de tempo com você e é melhor saber se existe um ajuste o mais rápido possível. Use essas perguntas da entrevista para orientar o processo.
Encontrar o Assistente Administrativo ou o Secretário Executivo correto pode fazer toda a diferença em seu dia de trabalho e, em grande parte, em como você será bem-sucedido quando tiver tempo para se concentrar e gerenciar seus negócios.
Outras descrições de trabalho:
Recepcionista:
Secretária Médica ou Assistente Executiva:
Caixa :