Um Formulário W-3 é um formulário de transmissão que é enviado para a Administração da Previdência Social (SSA) mostrando os ganhos totais, os salários da Previdência Social, os salários do Medicare e a retenção para todos os empregados no ano anterior. O título do formulário é "Transmissão de declarações de salários e impostos". Para preparar um formulário W-3, você deve somar salários para todos os funcionários em cada categoria, de todos os formulários W-2 de funcionários, e usar os totais W-2 para preencher o formulário W-3.
O formulário W-2 é o salário e o total de impostos dados aos funcionários para que eles possam enviar essas informações em suas declarações de imposto de renda pessoais.
Quando um formulário W-3 deve ser arquivado?
Você deve enviar um formulário W-3, juntamente com todos os formulários W-2 para todos os funcionários, antes do final de janeiro, após o ano fiscal. Portanto, por exemplo, se você preparou W-2s para os funcionários em 2016, você deve enviar todos os W-2s e o formulário de transmissão W-3 até 31 de janeiro de 2017.
O prazo de 31 de janeiro é o mesmo para o preenchimento de formulários em papel e arquivamento eletrônico.
O prazo final de 31 de janeiro é novo para 2017 . Isso significa que você deve fornecer formulários W-2 aos funcionários até essa data e também enviar os formulários W-2s e W-3 para a SSA até a mesma data. É uma boa ideia fornecer os formulários aos funcionários no início de janeiro, para que haja tempo para corrigir os erros antes de enviar tudo para o SSA.
Como obtenho formulários W-3?
Você não pode simplesmente copiar um formulário W-3 ou imprimi-lo na Internet, porque o formulário é impresso com uma tinta vermelha especial.
Você deve comprar o tipo necessário de formulários W-3 no mesmo local em que compra os formulários W-2, ou pode fazer com que o processador de folha de pagamento ou o preparador de impostos preencham esses formulários.
Como faço para preencher o formulário W-3?
Aqui estão as seções do formulário W-3, se você quiser trabalhar com elas sozinho. Confira também as instruções para este formulário.
Informações sobre o empregador. Esta seção (ah) inclui informações comuns sobre o seu negócio como empregador. Um par de notas:
- Tipo de pagador. Na maioria das empresas, marque a caixa 941. O formulário 941 é o formulário de relatório trimestral de salários e impostos preenchido pela maioria dos empregadores. Outras opções incluem empregador doméstico e outros.
- Tipo de empregador. A maioria das empresas verifica a caixa "nenhum aplicar". As outras caixas são para organizações sem fins lucrativos e empregadores do governo federal.
- Número do estabelecimento. A seção do número do estabelecimento é fornecida para que os empregadores possam identificar diferentes áreas do negócio, seja por localização, subsidiária ou divisão. Se você identificar os números de estabelecimento, você deve separar os formulários W-2 e W-3 para cada estabelecimento. Ou você pode combinar todos os estabelecimentos e enviar todos os formulários W-2 juntos, juntamente com um formulário W-3.
Informações sobre salários e impostos. A segunda seção, numerada de 1 a 19, corresponde às seções numeradas no formulário W-2. Neste formulário W-3, você deve fornecer totais para todos os W-2s que você está enviando.
Informações de contato do empregador. Esta parte final do formulário exige que você forneça informações de contato, incluindo um endereço de e-mail.
Quando e como faço para preencher o formulário W-3?
O formulário W-3 deve ser enviado ao SSA no máximo até o final de fevereiro, juntamente com uma Cópia A dos formulários W-2 W-2 para cada funcionário.
Os totais de cada item no W-3 devem ser iguais aos totais de todos esses itens em todos os formulários W-2 do empregado. O W-3 também inclui os salários totais do estado e retenção para todos os funcionários.
Você deve preencher o Formulário W-3, juntamente com os formulários W-2 para todos os funcionários, no último dia útil de fevereiro. Consulte este artigo sobre os prazos de registro de imposto sobre folha de pagamento para obter informações específicas sobre a data de apresentação deste ano.
O prazo para apresentar o ano fiscal de 2016 W-2 e W-3 é 31 de janeiro de 2017,
Se você arquivar formulários W-2 eletronicamente
Se você decidir arquivar formulários do funcionário W-2 eletronicamente para a Administração da Previdência Social, não será necessário compilar todas as informações do W-2 e enviar um formulário W-3.
O IRS sugere fortemente que você forneça formulários W-2 eletronicamente para a Administração da Previdência Social. O SSA tem duas opções para arquivamento eletrônico, através da seção Business Services Online:
• W-2 Online. Você pode usar um formulário W-3 de preenchimento para enviar até 50 formulários W-2 por vez.
• Upload de arquivo. Você pode usar um software de imposto sobre folha de pagamento específico que formata arquivos para especificações SSA para formulários de arquivamento W-2 eletronicamente (EFW2).
Encontre mais detalhes sobre o arquivamento eletrônico de formulários W-2 no Seguro Social.
E se eu fizer um erro em um W-3?
Se você tiver um erro em um W-3, como resultado de cálculos ou se um ou mais W-2s estiver incorreto, você precisará arquivar um formulário W-2c e um W-3c com a Administração do Seguro Social. Leia mais sobre como corrigir erros nos formulários W-2 e W-3.