Espera-se que os planejadores de eventos e reuniões contribuam ou escrevam cartas de convite e materiais formais para as reuniões, viagens de incentivo e outros programas que eles organizam. Não tem que parecer uma tarefa difícil, mas é importante seguir alguns passos para seguir a etiqueta adequada ao convite e evitar a perda de detalhes importantes para seus convidados.
Veja como:
Crie um tema de evento. Antes de escrever cartas e materiais de convite formal, os planejadores devem certificar-se de que tenham um tema atraente para o programa. As seguintes perguntas ajudarão a iniciar o processo de brainstorming: é uma conferência educacional, seminário ou viagem de incentivo? Onde está sendo realizado? O que é único sobre esse destino ou local? Qual é a programação aproximada do evento? Quais são alguns dos objetivos por trás do programa? Por que um participante gostaria de participar? Essas perguntas ajudarão a estabelecer um grande tema do evento.
Crie um convite eletrônico. Muitas cartas formais de convite e materiais para grandes eventos agora foram transferidos para sistemas de registro on - line devido ao volume de importantes eventos logísticos que devem ser capturados durante o processo de RSVP: ortografia de nomes, informações de contato, requisitos dietéticos, acesso a deficiências, necessidades de transporte, detalhes do programa, informações de atividades e muito mais. Nota: Eventos menos complicados podem usar uma única página da Web ou imagem de design gráfico enviada por email para transmitir detalhes do evento e contatos do RSVP.
Crie um convite impresso. Dependendo da natureza do seu programa ou evento, a etiqueta do convite pode sugerir que você esteja escrevendo cartas de convite e notas formais para que seus convidados saibam que você realmente valoriza a presença deles. Isso é diferente dos materiais do evento; Em vez disso, considere um simples cartão de convite que forneça informações valiosas ao seu hóspede, incluindo o anfitrião e seu título, tema do evento, data (s) e / ou horário (s) e um contato RSVP.
Escrevendo convites formais para eventos. Como parte do convite eletrônico, você deve descrever informações de alto nível sobre o programa e o evento. Por exemplo, se for uma viagem de incentivo ou conferência de vários dias, você deverá incluir o seguinte: o destino, o local principal do hotel / conferência, o tópico principal, palestrantes (incluindo biografias), agenda, atividades, logística e detalhes sobre o registro. Cartas e materiais de convite devem fornecer aos convidados um motivo para comparecer e sempre incluir uma chamada à ação.
A etiqueta do convite começa com a visão geral do destino / local. Ao escrever cartas e materiais de convite formal, é sempre mais seguro assumir que ninguém esteve no local onde você está hospedando o programa. Isso significa que você deve escrever uma breve visão geral do destino e / ou hotel / instalação / local onde o programa está sendo realizado. Se você estiver planejando um evento de vários dias, mantenha essas informações no nível mais alto possível, mas certifique-se de que haja informações suficientes para fornecer aos convidados informações exclusivas sobre o local e por que eles devem investir seu tempo com você.
A etiqueta do convite requer o agendamento do evento. Se você estiver planejando um evento de vários dias, como um programa de incentivo, os materiais de convite devem incluir o máximo de detalhes possível para que os hóspedes possam planejar adequadamente seu tempo com você. Significa que o seu convite deve identificar os métodos de chegada e horários em que será esperado que participem, horários para reuniões de negócios e atividades (e opções de atividades), informações sobre refeições e informações sobre partidas.
Etiqueta de convite requer descrições de atividades. Ao escrever cartas e materiais de convite formal, forneça uma visão geral das várias atividades para ajudar os hóspedes a determinar melhor o que corresponde aos seus interesses. O seu programa de golfe é um evento de meio dia ou dia inteiro? Qual é a "classe" das corredeiras do rio? Qual é a altitude em que você está hospedando o evento, e quão alto será esse programa de mountain bike? Qual é o tempo para uma aula de pintura e o que eles aprenderão?
Etiqueta de convite requer informações sobre logística de reunião. Novamente, supondo que você esteja hospedando um programa de vários dias, os convidados devem receber detalhes sobre cada um dos seguintes itens:
- Reservas de voo
- Inscrição no evento
- Reservas de quartos
- De transporte do aeroporto
- Código de roupa
- Clima
- Procedimentos de check-in
- Itens não reembolsáveis
- Contatos da equipe anfitriã
Desenvolva a agenda final do evento. Isso será diferente do material de convite inicial, mas deverá ser fornecido aos convidados na chegada ou antes de participar de um evento. Deve incluir uma visão geral hora a hora (é bom combinar horas) do que é programado quando e onde. Se você tiver várias trilhas educacionais agendadas simultaneamente, é útil delinear essas faixas em grupos para que os participantes saibam quais tópicos são agendados quando e onde.
Crie a carta de boas-vindas do evento. Muitos planejadores lutam com as informações que devem ou não incluir nas cartas de boas-vindas. O melhor conselho é manter a mensagem de boas vindas simples e deixar os convidados saberem que são bem-vindos e apreciados. A etiqueta do convite sugere que a carta seja assinada pelo anfitrião oficial do evento.
Um dos itens de convite de evento mais negligenciados é o aviso de partida. Como parte da carta de boas-vindas e de todos os presentes de chegada, é importante anexar detalhes sobre como os convidados partirão.
Crie cartões de menu. Se você está planejando um café da manhã, almoço ou jantar, os hóspedes sempre apreciam ver cartões de menu que descrevem os itens do menu para cada refeição. Dá-lhes algo para falar quando se reúnem com os outros em sua mesa e permite que a equipe de garçons para obter rapidamente opções de menu dos convidados, ajudando a manter o cronograma na pista. Nota: Se você está planejando uma surpresa especial durante a refeição, como uma sobremesa temática para algum entretenimento exclusivo, é útil manter esses itens fora do cardápio para melhorar o efeito especial.
Crie cartões de nota de presente de apreciação. Seja um presente de chegada ou um presente de travesseiro, cada presente de valorização deve ter o cartão de presente. É uma oportunidade para reforçar as mensagens de "obrigado" e fazer com que os seus convidados se sintam mais especiais. É útil incorporar palavras e mensagens que reflitam o tema do evento em si.
Crie avisos de partida individuais.
No dia anterior à partida, envie avisos para os quartos que os lembrem quando eles partirão, incluindo o número do voo e o horário da partida. Ele fornece uma oportunidade para corrigir quaisquer erros de última hora que possam ter sido negligenciados durante o agendamento de logística.
Dicas:
- Certifique-se de ter um ótimo designer gráfico e um processo de registro online. O desafio ainda hoje é que existem muitos sistemas de registro de eventos on-line diferentes , mas eles exigem muita customização ou o uso de sistemas de terceiros ainda é considerado um pouco caro em uma base por convite. É por isso que muitos planejadores ainda confiam em suas ferramentas e recursos desenvolvidos internamente.
- Encontre uma ótima papelaria. Embora as organizações estejam se movendo cada vez mais para o uso de formas eletrônicas de comunicação, isso ainda não substitui o impacto que os convites impressos e os materiais para eventos oferecem. Procure artigos de papelaria que complementem o tema do evento e varie os estilos de papel e tamanhos para criar mais interesse e drama. Seus convidados vão notar o esforço.
- Crie um modelo e replique a partir daí. Os planejadores devem criar um modelo de cartas de convite e materiais e simplesmente atualizar novos eventos a partir dos modelos de programas e eventos anteriores. Naturalmente, novos artigos de papelaria, gráficos, texto, etc., devem ser selecionados e utilizados, portanto, há uma certa quantidade de personalização necessária a cada vez.