Construa uma agenda de programa melhor
As sessões abertas oferecem aos participantes do programa outra oportunidade para discutir, refletir ou atuar sobre esses temas em um ambiente mais íntimo ou especializado.
Como funcionam as sessões de breakout
As sessões de grupo surgem em muitas formas e formatos, mas sua única característica unificadora é que elas são sessões relativamente curtas (em comparação com a agenda maior ) nas quais pequenos grupos de participantes de convenções ou conferências se reúnem para discutir ou aprender sobre tópicos relevantes relacionados à maior tema do programa maior ou principal. Geralmente, várias sessões de intervalo ocorrem simultaneamente, com todos os participantes participando de um pequeno grupo por um período de tempo designado antes de voltarem a participar do grupo maior. Como tal, as sessões de discussão requerem algum método de dividir os participantes do grupo maior em grupos menores e um objetivo, seja a conclusão de uma atividade, uma oportunidade de discutir um tópico ou a chamada para o brainstorm.
Benefícios das sessões de breakout
Em um programa maior, talvez com um grande público, o principal benefício das sessões abertas é que elas servem como uma oportunidade para todos os participantes do programa participarem mais ativamente. As agendas de muitos programas são dominadas por uma série de apresentações durante as quais os participantes são apenas membros passivos do público.
Embora isso possa ser um ótimo formato para compartilhar informações e insights, foi demonstrado que, quando as pessoas têm a oportunidade de participar ativamente, seu envolvimento com o material pode levar a uma melhor retenção e implementação.
As sessões de grupo também são uma ótima maneira de incentivar o envolvimento até mesmo com os participantes mais tranquilos. Muitas pessoas se sentem muito mais confortáveis compartilhando suas ideias com grupos menores do que com todo o público. Uma sessão de discussão pode ser uma oportunidade perfeita para os participantes compartilharem ideias ou observações ou até mesmo levantarem questões que talvez não compartilhem com o grupo. Quando as sessões de discussão retornam, essas ideias e perguntas podem ser compartilhadas com todos os participantes.
As sessões abertas também podem oferecer aos coordenadores da conferência a capacidade de atender melhor às necessidades de seus participantes. Podem ser oferecidas sessões de discussão para falar sobre áreas específicas de interesse ou para aprofundar um determinado tópico que se relacione com o tema do programa. As sessões de grupo também podem ser organizadas por nível de habilidade (como iniciantes e avançados) ou por cargo ou cargo (como nível de entrada e nível gerencial) para falar melhor com o grupo.
As sessões de discussão também oferecem uma maneira de os apresentadores e os coordenadores de reuniões "dividirem" a agenda de maneira produtiva e respirarem ao vivo no programa. Embora as refeições e as pausas curtas geralmente sejam indispensáveis para programas que duram mais do que algumas horas, as sessões abertas podem oferecer aos participantes uma pausa ativa e produtiva da audição e aprendizagem passivas, o que pode ajudar a prolongar sua atenção.
Erro Mais Comum na Sessão de Breakout
Embora as sessões abertas bem planejadas possam beneficiar grandemente um programa maior, na maioria das vezes as sessões secundárias sofrem o erro de fuga mais comum: um objetivo pouco claro. Com muita frequência, uma sessão de breakout está programada para quebrar a monotonia de um programa sem dar instruções claras sobre qual é o objetivo da fuga. Sem um objetivo claro, você pode contar com discussões sem objetivo entre os participantes e um desperdício total de tempo precioso.