Os prós e contras de usar o email nos negócios
O e-mail se tornou tão popular que, em alguns casos, as pessoas o usam com mais frequência do que o telefone. Como a palavra escrita pode ser facilmente mal entendida, a compreensão da etiqueta adequada do e-mail é essencial no ambiente de negócios.
Infelizmente, muitas pessoas não entendem como usar o e-mail como vantagem, e os benefícios que ele pode conferir a uma empresa geralmente são perdidos. As seguintes regras de etiqueta de e-mail comercial podem ajudar seus funcionários a compor e-mails que são eficientes e eficazes.
01 - Enviar apenas e-mails claros e concisos
02 - Use sempre uma linha de assunto significativa
Nunca deixe a linha de assunto de um email em branco. Uma linha de assunto em branco pode fazer com que seu e-mail seja sinalizado como spam e nunca chegará ao destino. E-mails com linhas de assunto em branco também costumam passar despercebidos, especialmente se o destinatário pretendido geralmente receber muitos e-mails em um determinado dia. Sempre use uma linha de assunto que reflita adequadamente o conteúdo do seu e-mail. Isso ajudará seus destinatários a classificar seus e-mails com mais eficiência e incentivará uma resposta mais rápida ao seu e-mail.
03 - Evite e-mails formatados extravagantemente
Envie e-mails em formatos profissionais. Evite fontes e imagens multicoloridas para planos de fundo. Esses apetrechos podem distrair o leitor ou dificultar a leitura da mensagem. Todas as imagens de plano de fundo adicionadas podem aumentar o tamanho do arquivo do seu email. Isso pode forçar os destinatários com conexões lentas a esperar um tempo agonizantemente longo para que sua mensagem seja baixada. As imagens de segundo plano que você adiciona podem inchar o tamanho do arquivo do seu email. Isso pode forçar os destinatários com conexões lentas a aguardarem um tempo agonizantemente longo para o download da sua mensagem.
Se a sua empresa insiste que você use um papel de carta particular para projetar uma aparência consistente, aproveite-a. O logotipo da empresa e a linha de assinatura podem projetar uma imagem profissional em seus e-mails.
04 - Enviar respostas oportunas
Não faça as pessoas esperar por respostas oportunas ao seu email. Responda prontamente com uma mensagem clara e concisa. Se você precisar de mais tempo para pesquisar uma resposta ou reunir mais informações, informe ao seu remetente de e-mail quando ele pode esperar uma resposta.
05 - Use ferramentas de resposta de ausência temporária
Se você estiver ausente do escritório e não puder ler seu e-mail, use a ferramenta de ausência do sistema de e-mail para responder automaticamente a qualquer pessoa que tente entrar em contato com você. Verifique se sua resposta automática informa aos remetentes quando eles podem esperar receber uma resposta.
06 - Não chore lobo com bandeiras de alta prioridade
A maioria dos sistemas de e-mail permite que você sinalize um e-mail como "Alta Prioridade" ou "Rush". Não faça disso seu sinalizador de email padrão. Use com moderação ou seus destinatários ignorarão o sinalizador de prioridade. Quando você finalmente envia um e-mail genuinamente importante, ele não receberá a atenção que merece.
07 - Considere se "Responder a todos" é necessário
Não instintivamente, clique no botão "Responder a todos" para cada email que tenha vários remetentes ou destinatários. Considere o assunto e decida quem precisa ler sua resposta. Responder continuamente a todos, desnecessariamente, rapidamente lhe renderá uma reputação de "spammer de negócios", e as pessoas poderão começar a ignorar completamente seus e-mails.
08 - Negócios separados e contas de e-mail pessoais
A menos que seja uma emergência, nunca use seu email comercial para correspondência pessoal. Mesmo que você possua seu próprio negócio, é uma boa ideia ter duas contas de e-mail separadas. Ele permitirá que você priorize seus e-mails e mantenha mensagens pessoais não relacionadas fora da rede comercial.
09 - Use nomes de contas de e-mail profissionais
Use seu próprio nome como parte de qualquer endereço de e-mail comercial. Por exemplo, james.bucki@example.com ou jbucki@example.com. Evite apelidos, identificadores, referências ou referências obscuras. Por exemplo, não use soccer.mom@example.com ou baseball.nut@example.com.
10 - O email é o melhor para esta resposta?
Não use e-mail como sua única ferramenta de comunicação. Nem todas as mensagens são apropriadas por e-mail, e haverá momentos em que uma ligação telefônica breve ou uma breve visita ao consultório pode ser uma maneira mais eficaz de transmitir uma mensagem. Reunir-se ou falar ao telefone pode introduzir um elemento humano nas interações, e isso pode fazer toda a diferença quando você está tentando explicar alguma coisa, ou você quer persuadir alguém a realizar uma ação.
11 - Seja sensível e acessível
Nunca use e-mail para encerrar um relacionamento ou contrato. Na correspondência comercial profissional, inclua sempre uma linha de assinatura que forneça formas alternativas de entrar em contato com você. Por exemplo, você pode incluir seus números de escritório, fax e telefone celular, além do endereço de correspondência do seu escritório.
12 - Evite enviar anexos em massa por email
Você nunca sabe como ou onde seu destinatário estará acessando o email. Os dispositivos móveis podem iniciar o download do arquivo antes de solicitar ao usuário que confirme o download. Pode levar muito tempo e consumir a largura de banda pela qual o destinatário deve pagar. Mantenha o tamanho combinado dos anexos abaixo de 50MB.
Se você precisar enviar um arquivo grande, entre em contato com os destinatários primeiro e pergunte como eles gostariam de receber o arquivo. Você também usa um serviço de transferência de arquivos para enviar o arquivo.
13 - Pense antes de enviar esse email
Finalmente, pare um pouco e considere o que você escreveu antes de apertar o botão "enviar". É algo que não deve ser enviado em um email? É de natureza pessoal e não é apropriado usar o sistema de email da empresa? Você escreveu o e-mail enquanto estava com raiva e incluiu passagens das quais pode se arrepender depois? Se assim for, pressione o botão "Excluir".