Energize e seja mais produtivo com essas dicas de gerenciamento de tempo
Você sente a necessidade de ser mais organizado e / ou mais produtivo ? Você gasta o seu dia em um frenesi de atividade e depois se pergunta por que não realizou muito? Então, essas dicas de gerenciamento de tempo são para você - elas o ajudarão a aumentar sua produtividade e a manter a calma e a coleta.
Dicas de gerenciamento de tempo
1. Perceba que o gerenciamento do tempo é um mito.
Essa é a primeira coisa que você precisa entender sobre gerenciamento de tempo ; não importa o quanto estamos organizados, sempre há apenas 24 horas por dia.
O tempo não muda. Tudo o que podemos realmente administrar é a nós mesmos e o que fazemos com o tempo que temos. Apreciar este. Internalize isso. E siga em frente o mais rápido possível até a próxima dica.
2. Descubra onde você está perdendo tempo.
Muitos de nós são vítimas dos desperdícios de tempo que roubam o tempo que poderíamos estar usando muito mais produtivamente. Quais são seus bandidos de tempo? Você gasta muito tempo navegando na rede, lendo e-mails, postagens no Facebook, mensagens de texto ou fazendo ligações pessoais?
Em uma pesquisa feita pela salary.com, 89% dos entrevistados admitiram perder tempo todos os dias no trabalho:
- 31 por cento desperdiçam aproximadamente 30 minutos diários
- 31 por cento desperdiçam aproximadamente uma hora por dia
- 16 por cento desperdiçam aproximadamente duas horas por dia
- 6 por cento desperdiçam aproximadamente três horas diárias
- 2 por cento de desperdício cerca de quatro horas por dia
- 2 por cento desperdiçam cinco ou mais horas por dia
Você é um desperdício de tempo? Acompanhamento de atividades diárias explica como acompanhar suas atividades para que você possa formar uma imagem precisa de quanto tempo você gasta em várias atividades, o primeiro passo para o gerenciamento eficaz do tempo.
3. Crie metas de gerenciamento de tempo.
Lembre-se, o foco do gerenciamento do tempo é, na verdade, mudar seus comportamentos, e não mudar o tempo. Um bom lugar para começar é eliminando seus desperdícios de tempo pessoais. Por uma semana, por exemplo, defina uma meta de que você não fará chamadas telefônicas pessoais ou responderá a mensagens de texto não relacionadas ao trabalho enquanto estiver trabalhando.
(Consulte Definir objetivos específicos para obter ajuda com a definição de metas.) Para uma análise divertida dos comportamentos que podem interferir no gerenciamento de tempo bem-sucedido, consulte meu artigo Tipos de personalidade de gerenciamento de tempo . Descubra se você é um bombeiro, um aquariano ou um Kathy Chatty!
4. Implementar um plano de gerenciamento do tempo.
Pense nisso como uma extensão da terceira dica de gerenciamento de tempo. O objetivo é mudar seus comportamentos ao longo do tempo para alcançar qualquer objetivo geral que você tenha, como aumentar sua produtividade ou diminuir o estresse. Portanto, você precisa não apenas definir suas metas específicas , mas também acompanhá-las ao longo do tempo para ver se as está cumprindo ou não. Veja também: Top Time Tracking Software Programas e 27 Time-Saving Apps for Small Business Owners .
5. Use ferramentas de gerenciamento de tempo.
Seja um Day-Timer, um programa de software ou um aplicativo de telefone, o primeiro passo para gerenciar fisicamente seu tempo é saber para onde está indo agora e planejar como você vai gastar seu tempo no futuro. Um programa de software como o Outlook, por exemplo, permite programar eventos com facilidade e pode ser configurado para lembrá-lo de eventos com antecedência, facilitando o gerenciamento do tempo.
6. Priorize impiedosamente.
Você deve começar cada dia com uma sessão priorizando as tarefas daquele dia e definindo seu benchmark de desempenho.
Se você tem 20 tarefas para um determinado dia, quantas delas você realmente precisa realizar? Para mais informações sobre planejamento diário e priorização de tarefas diárias, consulte Iniciar o dia com planejamento diário .
7. Aprenda a delegar e / ou terceirizar.
A delegação é uma das coisas mais difíceis de aprender para muitos donos de empresas, mas não importa o quão pequeno seja o seu negócio, não há necessidade de você ser um espetáculo de uma pessoa - você precisa deixar que outras pessoas carreguem um pouco da carga. . Delegação nos negócios fornece uma visão geral das tarefas que você seria melhor delegar ou terceirização, enquanto Decidir Delegado fornece dicas para realmente continuar com o trabalho de delegar.
8. Estabeleça rotinas e cumpra-as o máximo possível.
Enquanto surgem crises, você será muito mais produtivo se puder seguir rotinas na maior parte do tempo.
Para a maioria das pessoas, criar e seguir uma rotina permite que elas atinjam as tarefas do dia, em vez de desperdiçar o tempo necessário para começar.
9. Adquira o hábito de definir limites de tempo para tarefas.
Por exemplo, ler e responder e-mail pode consumir todo o seu dia, se você deixar. Em vez disso, defina um limite de uma hora por dia para essa tarefa e atenha-se a ela. (A maneira mais fácil de fazer isso é atribuir um bloco de tempo sólido a essa tarefa em vez de responder ao e-mail on demand.)
10. Certifique-se de que seus sistemas estejam organizados.
Você está perdendo muito tempo procurando por arquivos no seu computador ? Aproveite o tempo para organizar um sistema de gerenciamento de arquivos . Seu sistema de arquivamento está atrasando você? Refazê-lo , por isso é organizado ao ponto que você pode rapidamente colocar as mãos sobre o que você precisa.
11. Não perca tempo esperando.
De reuniões de clientes a consultas de dentistas, é impossível evitar esperar por alguém ou algo assim. Mas você não precisa apenas sentar lá e mexer seus polegares. A tecnologia facilita o trabalho onde você estiver; seu tablet ou smartphone ajudará você a ficar conectado. Você pode ler um relatório, verificar uma planilha ou planejar sua próxima campanha de marketing .
Seu tempo pertence a você
E aqui está a dica mais importante de gerenciamento de tempo de todos. Você pode estar no controle e realizar o que você quer realizar - uma vez que você chegou a lidar com o mito do gerenciamento do tempo e assumiu o controle do seu tempo.
Para mais dicas de gerenciamento de tempo, leia: