Como a iniciativa APEX mudou o planejamento de eventos corporativos

O impulso original para padronizar a comunicação na indústria de eventos

Uma das solicitações mais comuns entre planejadores de eventos e reuniões corporativas é o software padronizado de planejamento de eventos para auxiliar na comunicação entre os profissionais do setor e a eficiência geral. Embora um sistema ou software totalmente padronizado e prescrito ainda não tenha sido adotado em toda a indústria, o Convention Industry Council (CIC) lançou uma iniciativa que forneceu uma direção sem precedentes para planejadores de eventos, profissionais da indústria e desenvolvedores de software de planejamento de eventos em todo o país. o que é conhecido como APEX.

O intercâmbio de práticas aceitas do CIC

APEX significa "Accepted Practices Exchange", uma iniciativa do Convention Industry Council (CIC) lançada para unir toda a indústria de reuniões, convenções e exposições para desenvolver e implementar padrões voluntários para software de planejamento de eventos e outras ferramentas. Apesar de sua natureza voluntária, foi um divisor de águas na indústria.

Mais de 2.500 membros da indústria em 60 cidades dos Estados Unidos e do Canadá participaram de discussões práticas e mais de 350 profissionais da indústria participaram como voluntários desde 2001. Por meio da colaboração, os envolvidos na APEX esperavam definir as metas aceitas em todo o setor. práticas, que definiriam padrões para softwares de planejamento de eventos e outras ferramentas. Essa iniciativa acabou evoluindo para a criação das ferramentas de planejamento de eventos da APEX, que incluem uma série de recursos para planejadores de eventos e o desenvolvimento contínuo de novos softwares de planejamento de eventos.

Ferramentas e Recursos APEX

Em 2001, a iniciativa APEX foi o único esforço coeso em toda a indústria para desenvolver padrões para a ferramenta de planejamento de eventos. Eventualmente, isso levou ao desenvolvimento de ferramentas, modelos e diretrizes de práticas recomendadas que muitos planejadores de eventos ainda usam de alguma forma hoje. Todos os recursos ainda estão disponíveis para uso on-line ou disponíveis para download no Microsoft Word em formatos PDF.

As ferramentas estão disponíveis gratuitamente.

1. O glossário online da indústria APEX
   Esta ferramenta on-line interativa é a referência abrangente para a terminologia, jargão e acrônimos usados ​​em toda a indústria de reuniões e eventos. Faz um ótimo recurso para garantir a consistência dos termos e ainda se mostra uma ferramenta de treinamento útil para novos funcionários.
2. O modelo ESG (guia de especificações do evento)
   Os planejadores de eventos costumavam usar o termo "currículo" para fazer referência às especificações da reunião. O acrônimo ESG (que significa guia de especificações do evento) substituiu este termo após o lançamento do APEX com uma ferramenta padronizada para usar na preparação e compartilhamento de instruções completas e detalhes para eventos de todos os tamanhos.
3. APEX Habitação e Registo
   Essas práticas aceitas foram desenvolvidas para coletar, relatar e recuperar dados completos de alojamento e registro para reuniões, convenções e outros eventos. Também provou ser um recurso para lidar com questões de moradia, como provedores de moradia, questões de internet, moradia internacional e divulgação.
4. O modelo PER (relatório pós-evento)
   Substituindo os antigos relatórios de "histórico", o Relatório Pós-evento ou PER ainda é o formato aceito do setor de eventos e reuniões para coletar, armazenar e compartilhar dados de relatórios pós-evento precisos e completos sobre eventos de todos os tipos (embora existam novas versões em vários programas).

1. Modelos de solicitação de proposta (RFP)
   Juntamente com um whitepaper publicado pela CIC em conjunto com delegados da APEX e da Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), o CIC ainda fornece formatos de RFP padrão que abordam as principais informações e necessidades exclusivas para uma variedade de necessidades de RFP, incluindo: audiovisual, destino empresa de gestão, prestador de serviços, instalação única, transporte, cronograma de funções e configuração de função. Esses modelos facilitam a solicitação da informação correta, a comparação de respostas e a tomada de decisões informadas.

Recursos e Software de Planejamento de Eventos

O objetivo da iniciativa APEX do Convention Industry Council era mudar fundamentalmente a maneira como os profissionais se comunicavam na indústria de reuniões e eventos, desde planejadores de eventos até fornecedores, fornecedores, contratados e outros profissionais de serviços de eventos.

Antes da APEX, suas diretrizes padronizadas, melhores práticas e, por fim, suas ferramentas e recursos on-line, a comunicação era o principal desafio para os profissionais do setor.

Muita coisa mudou desde o início dos anos 2000. Enquanto a idéia para a APEX e esses objetivos começou em 1997, o CIC focou principalmente no estágio conceitual de 2000-2004 esperando para lançar até 2004 e 2005. Desde o lançamento dos padrões e ferramentas APEX, muitos outros recursos e eventos softwares de planejamento foram desenvolvidos, mas nenhuma autoridade anulou o CIC na prescrição dos padrões de prática do setor.