O ConventionPlanit.com é um diretório de pesquisa livre de comissões disponível para profissionais de reuniões. A seguir, algumas dicas oferecidas pelos colegas em sua profissão:
Reduzir as taxas de atrito da sala
Um dia ou mais antes do seu evento, descubra se o seu hotel está reservado. Se assim for, você pode usar isso para fazê-los renunciar a quaisquer taxas de atrito que você possa ter incorrido. Isso funcionou muito bem para um evento no conhecido Bellagio. > Enviado por: Sandra Corzine, da ADP Insurance Services, em Florham Park, Nova Jersey.
Chegue uma hora adiantada para uma visita ao site
Exiba pelo menos uma hora antes da inspeção do site agendada e faça sua visita sem aviso prévio. Passe essa hora andando e tente interagir com os membros da equipe como se fosse um convidado e faça muitas perguntas. Peça indicações e faça "perguntas difíceis" como se você fosse um viajante novato. Olhe para o restaurante e, se o tempo permitir, coma em um.
Se você achar que as coisas não são boas, você vai economizar muito (e o gerente de vendas) muito tempo e constrangimento. Com o tempo que você economizou, pegue o bastão e inspecione outro hotel e reserve aquele. > Enviado por: Robert Abbott Director-Corp. Marketing & Communications, com a Mueller Co., Decatur, Illinois.
Use um poste de árvore para colhedores
Como qualquer planejador ou registrador sabe, esses crachás de cordões podem se emaranhar facilmente e bagunçar a área de registro. Uma solução simples é comprar um poste de colar, seja online ou em uma loja local. Alguns planejadores de eventos colocarão um sinal em cima deles. > Enviado por: Christopher Gossett Coordenador da Conferência, com o Investment Company Institute, Washington, DC.
Reserve as últimas linhas para preencher as linhas da frente
Nada parece pior do que mesas vazias na frente de um palco (ou área de teste) na noite do banquete, especialmente quando há um orador convidado. Uma solução é colocar sinais reservados nas duas últimas fileiras de mesas no salão que forçam as pessoas a se aproximarem do palco. Quando as mesas da frente estiverem cheias, você pode puxar as placas reservadas e preencher as mesas na parte de trás. > Enviado por: Dan Lough Coordenador de Projetos, com United Transportation Union, Cleveland, Ohio.
Use uma caixa de equipamento de pesca para um kit de suprimentos
Compre uma caixa de equipamento de pesca e coloque itens diversos que você pode precisar, como canetas, grampeador, grampos, clipes de papel, um cortador de caixa, tesoura, velcro, baterias, um kit de costura e um kit de primeiros socorros de emergência. Desta forma, tudo é organizado em um só lugar e você economizará tempo porque você não estará correndo em direções diferentes procurando por coisas.
Certifique-se de ter uma lista do conteúdo da sua caixa de equipamento e de reabastecê-la assim que voltar para casa, para que esteja preparado para a próxima reunião. Enviado por: Julie Garrison com Association Management Ltd (cidade e estado não listados).