Não há nada mais importante para o sucesso do seu negócio do que o sistema de gerenciamento de contas a receber, faturamento e cobranças. Às vezes, esse sistema é chamado de "sistema de gerenciamento de coleções". seja qual for o nome, você precisa configurá-lo e trabalhá-lo com diligência.
Aqui está o porquê: se você tiver muitos clientes, mas não tiver receita com esses clientes, você sairá do mercado. Aqui está uma lista de etapas que você precisará executar para implementar um sistema de gerenciamento de cobranças para sua empresa:
Estabelecer métodos de pagamento
Como as pessoas vão te pagar? Isso depende principalmente do tipo de negócio e se seus clientes são indivíduos ou empresas ou ambos. Existem algumas maneiras estabelecidas de receber dinheiro de clientes de todos os tipos: quanto mais tipos diferentes de pagamentos forem aceitos, mais úteis serão para os clientes. Mas você terá que pagar um prêmio para lidar com alguns tipos de pagamentos, como cartões de crédito e débito.
- Pagamentos em dinheiro, principalmente de indivíduos em um negócio de varejo
- Cheques, de pessoas em um ambiente de varejo e clientes corporativos
- Pagamentos com cartão de crédito e débito de pessoas físicas e jurídicas
- Métodos de pagamento online, como o PayPal, de indivíduos e empresas.
- Planos de crédito ou pagamento, tanto de indivíduos como de clientes empresariais.
- Outras fontes externas de pagamento, como seguradoras, em certos tipos de empresas.
Configurar Processamento de Pagamento "Regras de Polegar"
Depois de determinar os tipos de pagamentos a serem feitos, você precisará definir algumas regras para seus funcionários em relação à aceitação e ao tratamento desses tipos de pagamento.
Por exemplo, quais são suas regras para aceitar cheques? Você faz verificações de crédito em novos clientes? Quando você permite que os clientes paguem com o tempo? Quando você leva um cliente para um tribunal de pequenas causas?
Envie contas
Envie contas para clientes que lhe devem dinheiro. Envie um faturamento pelo menos uma vez por mês ou, com maior frequência, se você realmente levar a sério a cobrança de dinheiro.
Executar um relatório de vencimento de contas a receber
Dependendo do seu tipo de negócio, você pode ter clientes que não pagam na compra ou que estão pagando com o tempo. Executar um relatório de vencimento de contas a receber mostrará quando enviar contas e quando iniciar métodos de coleta mais fortes.
Iniciar processos de cobrança para não pagadores
Para os clientes que não pagam dentro de um período de tempo razoável (conforme determinado pelas suas "regras gerais"), inicie o processo de cobrança. Você pode querer enviar uma conta para uma agência de cobrança ou para um tribunal de pequenas causas. Decida qual é o melhor para cada tipo de conta.
A configuração e o funcionamento de um sistema de gerenciamento de cobranças podem ajudá-lo a coletar o dinheiro devido e a movimentar o fluxo de caixa da sua empresa.