No entanto, eles também podem significar um desastre, mesmo para apresentadores experientes, se você cometer algum desses erros cruciais do Powerpoint. A chave para o sucesso é garantir que sua apresentação de slides seja uma ajuda visual e não uma distração visual.
Para obter os melhores resultados, evite esses “sete pecados mortais” comuns de apresentações em PowerPoint.
1. Transições de slides e efeitos sonoros.
Eles se tornam o foco de atenção, o que, por sua vez, distrai o público. Pior ainda, quando uma apresentação contendo vários efeitos e transições é executada em um computador muito mais lento do que o que foi criado, o resultado é uma reprodução lenta e quase cômica. Esses truques raramente aumentam a mensagem que você está tentando comunicar. A menos que você esteja apresentando em uma convenção de ficção científica, deixe de fora o texto guiado por laser!
Deixe os fade-ins, fade-outs, wipes, blinds, dissolve, checkerboards, cortes, covers e splits para cineastas de Hollywood. Até mesmo “builds” (linhas de texto que aparecem cada vez que você clica no mouse) podem causar distração. Concentre-se em sua mensagem, não na tecnologia.
2. Clipart padrão.
Morte para os feijões! Powerpoint é agora tão amplamente utilizado que o clipart incluído com ele se tornou um “clichê visual”. Ele mostra uma falta de criatividade e uma adesão cansada a um formulário padrão.
Primeiro, certifique-se de que você precisa de gráficos para melhorar sua mensagem. Se o fizer, use suas próprias fotografias digitalizadas ou gráficos de melhor qualidade de empresas como o PhotoDisc.
Capturas de tela podem adicionar realismo ao apresentar informações sobre um site ou programa de computador. Dois programas populares de captura de tela são o Snagit (www.techsmith.com) para Windows e o Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) para Macintosh.
Ambos estão disponíveis como shareware.
3. Modelos de Apresentação.
Outro clichê visual. Modelos forçam você a encaixar suas ideias originais no molde pré-embalado de outra pessoa. Os modelos geralmente contêm fundos que causam distração e combinações de cores ruins. Pegue um bom livro sobre gráficos da Web e aplique os mesmos princípios aos slides. Crie sua própria aparência distinta ou use o logotipo de sua empresa em um canto da tela.
4. Slides com Textos Pesados.
Os slides projetados são um bom meio para representar uma ideia graficamente ou fornecer uma visão geral. Eles são um meio ruim para detalhes e leitura. Evite parágrafos, citações e até frases completas.
Limite seus slides a cinco linhas de texto e use palavras e frases para criar seus pontos. O público será capaz de digerir e reter pontos-chave com mais facilidade. Não use seus slides como anotações de orador ou simplesmente projete um esboço de sua apresentação.
5. O Paradigma “Eu”.
Os apresentadores costumam digitalizar uma tabela ou gráfico diretamente de seu material corporativo impresso existente e incluí-lo em suas apresentações de slides. Os resultados são quase sempre abaixo do ideal. Os visuais de impressão geralmente são vistos a partir de 8 a 12 polegadas, em vez de serem vistos a partir de vários metros. Normalmente, eles são muito pequenos, muito detalhados e muito textuais para uma apresentação visual eficaz.
O mesmo é verdade para o tamanho da fonte; A fonte de 12 pontos é adequada quando o texto está à sua frente. Em uma apresentação de slides, aponte para um mínimo de fonte de 40 pontos. Lembre-se do público e mova o círculo de "eu" para "nós". Certifique-se de que todos os elementos de um determinado slide sejam grandes o suficiente para serem facilmente vistos. O tamanho realmente importa.
6. Leitura
Uma apresentação oral deve centrar-se em falar e ouvir interactivamente, não lendo pelo orador ou pelo público. As demandas da linguagem falada e escrita diferem significativamente. A linguagem falada é mais curta, menos formal e mais direta. Ler texto estraga uma apresentação. Um ponto relacionado tem a ver com folhetos para o público.
Um de seus objetivos como apresentador é capturar e prender a atenção do público. Se você distribuir materiais antes de sua apresentação, seu público estará lendo os folhetos em vez de ouvi-lo. Muitas vezes, partes de uma apresentação eficaz dependem da criação de suspense para engajar o público.
Se o público puder ler tudo o que você vai dizer, esse elemento será perdido.
7. Fé em Tecnologia.
Você nunca sabe quando um mau funcionamento do equipamento ou interfaces incompatíveis forçará você a fazer sua apresentação em outro computador. Esteja preparado com um backup de sua apresentação em um CD-ROM.
Melhor ainda é um cartão de memória flash compacto com um adaptador para o slot PCMCIA no seu notebook. Com isso, você ainda pode fazer alterações de última hora. Também é uma boa ideia preparar algumas transparências coloridas dos slides principais.
Na pior das hipóteses, nenhuma das tecnologias funciona e você não tem recursos visuais para apresentar. Você ainda deve ser capaz de dar uma excelente apresentação se você se concentrar na mensagem. Sempre se familiarize com a apresentação, pratique-a e esteja pronto para envolver o público, independentemente da tecnologia disponível. É quase uma arte perdida.
O Dr. Joseph Sommerville ganhou o título de “O Especialista em Apresentações” por ajudar os profissionais a projetar, desenvolver e oferecer apresentações mais eficazes. Ele é o diretor da Peak Communication Performance, uma empresa com sede em Houston que trabalha em todo o mundo para ajudar os profissionais a desenvolver habilidades em comunicação estratégica.