Às vezes pode parecer que a parte mais difícil de administrar uma pequena empresa é selecionar o software adequado para cuidar dos detalhes mais entediantes para você. Claro, seu avô apenas afiado seu lápis quando chegou a hora de cuidar dos livros, mas este não é mais o clima de negócios do seu avô. Hoje em dia, há muitos produtos disponíveis para agilizar o processo, para que você possa se concentrar em coisas mais importantes… como ganhar dinheiro.
Decidir qual é o melhor produto para você é uma questão de se concentrar nas necessidades exclusivas de sua empresa e, talvez, identificar quais tarefas relacionadas a negócios você tem tolerância zero. Então você pode selecionar o software para aliviar sua carga. Quer ajuda? Continue lendo para ver quais programas são mais adequados às suas necessidades.
Melhor Geral: QuickBooks Pro 2017
QuickBooks é oferecido pela Intuit, uma gigante no setor de finanças pessoais. Ele ampliou seu escopo para atender às necessidades de pequenas empresas também, e é uma escolha extremamente popular.
QuickBooks oferece literalmente centenas de modelos para quase todos os relatórios que você poderia precisar. Faturamento? Você entendeu. Contas a pagar? Não é um problema. Inventário? Verifica. Rastreamento de tempo? Sim. QuickBooks irá gerenciar seus contatos e lidar com questões fiscais, formulários e devoluções. Ele criará um orçamento para você e fará sua folha de pagamento - embora o recurso da folha de pagamento seja um complemento que custa um pouco mais. O QuickBooks faz praticamente tudo, exceto levá-lo ao trabalho.
Uma desvantagem e uma queixa comum dos usuários é que seus inúmeros recursos tornam um programa complicado de dominar. Isso não seria tão ruim se oferecesse suporte sólido ao cliente, mas esse não é o caso aqui. O suporte por telefone está disponível, mas não é gratuito.
Você pode comprar o disco QuickBooks por um custo "único" ou fazer o download da versão super-duper para um pouco mais de dinheiro, mas você provavelmente vai acabar pagando por atualizações nos próximos anos (e as atualizações custam quase tanto quanto o software original). E alguns dos recursos e relatórios do software não são necessários para pequenas empresas, então você pode acabar com um monte que não pode usar. O QuickBooks Pro acomoda até três usuários, mas os outros dois também custarão extra. É compatível apenas com o Windows.
02 - Melhor Software de Compartilhamento de Documentos: Microsoft Office 2016
A Microsoft é outro nome do tipo "você não pode errar com ele" no software. O Office 2016 é uma atualização do Office 2013, oferecendo mais alguns recursos administrativos, mas a interface é bastante semelhante, portanto não há curva de aprendizado se você já estiver usando o Office 2013.
Muitos dos recursos do Office 2016 são os mesmos oferecidos por outros softwares, mas a Microsoft se destaca dos demais em uma área: o compartilhamento de documentos. Se você também se inscrever no Office 365 da Microsoft, um serviço de inscrição, poderá armazenar documentos na nuvem e convidar outras pessoas para acessá-los. Eles podem visualizá-los, adicioná-los ou editá-los em tempo real, desde que estejam equipados com o Office 2010 ou uma versão posterior. Você pode literalmente ter uma reunião de negócios com pessoas localizadas em todo o mundo.
A versão do Microsoft Office Home and Business tem o Outlook, o Word e o indispensável Excel. Sua versão do Excel oferece um link "Diga-me o que fazer" que você pode clicar em ajuda quando não tiver certeza de como proceder com uma determinada tarefa. Uma desvantagem: "Diga-me" não vai dizer como você pode encontrar o comando aplicável recomendado.
Melhor Software de Contabilidade Fiscal: TurboTax Self-Employed
O TurboTax é o vovô do software tributário, tendo ganhado inúmeros prêmios e recebido excelentes críticas. Recentemente, ele reformulou sua versão Home & Business, renomeando-a como "Autônomo". Ele não faz tudo o que o QuickBooks faz, mas pode ser excepcionalmente útil se a preparação das declarações fiscais de sua empresa for o seu calcanhar de Aquiles.
Você ainda terá alguns outros recursos além, como controle de despesas e um recurso “É Deduzível”, que pode ajudá-lo durante todo o ano, facilitando muito o tempo dos impostos. E o recurso "SmartLook" permite que você fale com um especialista em impostos em tempo real se tiver um problema. Quando você concede o acesso de especialista, ele consegue ver exatamente o que vê no monitor para que ele possa fornecer orientação.
Você pode baixar o programa por uma taxa ou comprar o disco com um leve desconto. O software é compatível com Windows e Mac.
04 - Melhor Software para Assistência de Marketing: Infusionsoft Complete
Infusionsoft é a ideia do autor / empresário Clate Mask e se destaca em suas ferramentas de marketing.
O Infusionsoft Complete pode rastrear até 10.000 contatos para você, mas o Infusionsoft também oferece programas menos complexos que acomodam menos se você não precisar dessa capacidade. Você pode gravar interações ao vivo com clientes ou clientes e incorporar comentários ou detalhes sobre o quão "quentes" eles são, bem como suas preferências ou peculiaridades. Você ou um funcionário pode acessar o arquivo antes de se encontrar com alguém e obter um breve resumo do que você pode esperar.
O Infusionsoft Complete gerencia campanhas de e-mail com um recurso "Custom Campaign Builder" que pode segmentar destinatários com base na sua lista de contatos. Ele irá monitorar o seu site, registrando o número de visitantes, vendas e quanto tempo cada visitante permaneceu - uma riqueza inestimável de informações se o seu negócio for baseado na Internet. E se você ainda não é baseado na Internet, mas quer ser, o software pode ajudar você a criar uma landing page.
A única desvantagem real do software é sua complexidade, a Infusionsoft exige que você se inscreva em um programa de treinamento ao adquirir o software, e isso é uma cobrança adicional. E se você estiver procurando por muitos recursos de contabilidade, não os encontrará aqui, embora o software crie e envie faturas para você.
05 - Melhor Software para Mac: Xero
Um monte de software é compatível com o Windows, mas os usuários de Mac às vezes ficam de fora. O Xero é um excelente software baseado em nuvem compatível com Mac e Windows. O que o diferencia é que os usuários de Mac não são prejudicados com os recursos, como às vezes acontece com outros softwares. Xero não é uma opção “bare bones” do Mac.
O foco aqui é na contabilidade e o programa pode se integrar a mais de 500 aplicativos de terceiros. O suporte do Xero é razoavelmente forte. Você pode obter ajuda por e-mail ou bate-papo ao vivo ou solicitar que alguém ligue para você, embora as chamadas recebidas não sejam aceitas. Telefonemas não custam extra.
Uma assinatura do Xero varia dependendo do plano escolhido. O Xero irá lidar com cinco faturas para você, pagar cinco contas e conciliar até 20 transações por mês com a versão inicial. Você obtém reconciliações, faturas e faturas ilimitadas com os planos Standard ou Premium, e o plano Premium também processará a folha de pagamento para você. Você não está preso ao plano escolhido - você pode mudar a qualquer momento.
06 - Melhor Software para Pequenas Empresas: Zoho Books
Este é particularmente útil para proprietários individuais, freelancers e microempresas. Se você não precisa de todos os recursos que muitos outros softwares oferecem, por que pagar por eles? Mas você também não quer recursos ridículos.
Zoho Books é um software de contabilidade baseado em assinatura com recursos suficientes para atender a todas as necessidades de sua pequena empresa sem o preço elevado. Pode sincronizar com as suas contas bancárias e ajudá-lo a criar e enviar faturas. Os recursos de rastreamento de tempo e despesas são de alto nível. O plano Básico rastreará suas horas faturáveis e acomodará até 50 contatos. O plano padrão suporta dois usuários e acomoda até 500 contatos. Você pode rastrear o inventário se atualizar para o plano Professional. O plano Professional suporta até 10 usuários e possui contatos ilimitados.
07 - Melhor Software Gratuito: Wave Accounting
Este software de contabilidade baseado em nuvem não lhe custará nada, mas isso não quer dizer que você não terá um programa totalmente funcional. O Wave Accounting é totalmente carregado com todos os recursos e ferramentas contábeis necessários. Ele permite que você sincronize com seu banco e empresas de cartão de crédito e pode lidar com relatórios de impostos sobre vendas, balanços e demonstrações de lucros e perdas.
Como a Zoho Books, a Wave Accounting é voltada para empresas menores, com menos de 10 funcionários. O cliente médio da Zoho Books emprega de três a cinco funcionários. Também é mais apropriado para empresas de serviços do que para empresas de varejo. Ele não pode lidar muito com o inventário, e você teria que atualizar a capacidade de processar pagamentos com cartão de crédito. O mesmo vale para recursos de folha de pagamento adicionados. Esta versão atualizada não é gratuita, mas o custo é nominal.
Até mesmo o atendimento ao cliente da Wave é gratuito, mas você encontrará seu quinhão de anúncios ao usar o programa. Criar uma conta e começar é fácil, e você pode até personalizar o seu painel - sim, de graça.
08 - Melhor Software para Contabilidade em Movimento: FreshBooks
Executar algumas pequenas empresas significa que você está amarrado a uma mesa ou ancorado a uma caixa registradora. Outras empresas exigem que você esteja constantemente em trânsito e em movimento. É aqui que o FreshBooks pode ajudar e está classificado entre os softwares mais fáceis de usar disponíveis.
O FreshBooks também é baseado em nuvem e se integra muito bem com telefones e tablets iOS e Android. Você ainda obtém todos os seus principais recursos quando não está em sua mesa, incluindo a capacidade de acompanhar seu tempo pelo projeto, faturar clientes ou clientes e gerenciar despesas. As faturas são personalizadas e o FreshBooks permite que você aceite pagamentos com cartão de crédito on-line. O suporte ao cliente é dito ser de alto nível.
Você pode experimentar o FreshBooks gratuitamente nos primeiros 30 dias, e o custo varia dependendo de quantos clientes ativos você tem. Empresas muito pequenas com apenas cinco ou menos clientes pagam apenas US $ 15. O plano Plus acomoda até 50 clientes por US $ 25 por mês. O plano Premium acomoda até 500 clientes.