Como o novo prazo afeta as correções W-2
Uma alteração no prazo de depósito para formulários W-2 e W-3 exigirá que sua empresa faça alterações em seus procedimentos.
O prazo para preencher os formulários W-2 e W-3 com a Administração da Previdência Social (SSA) foi alterado. Para formulários de 2017, o prazo de apresentação é 31 de janeiro de 2018.
O prazo para arquivar formulários com o SSA é agora o mesmo que o prazo para fornecer formulários W-2 aos funcionários.
Se você quiser dar aos funcionários tempo para receber formulários e para que as alterações sejam feitas, você precisará fornecer formulários W-2 aos funcionários no início de janeiro. É muito mais fácil fazer correções antes de preencher o SSA.
Encontre mais detalhes sobre o novo prazo de arquivamento neste artigo sobre os prazos do relatório anual de folha de pagamento de 2018 , para os impostos sobre folha de pagamento de 2017.
Como a alteração no prazo afeta os erros do formulário W-2
No passado, você tinha um mês para fornecer formulários W-2 aos funcionários e verificar se eles estavam corretos antes de enviá-los à Administração do Seguro Social. Com os dois prazos agora iguais, você pode querer dar W-2s aos funcionários no início do mês de janeiro, para que os erros possam ser corrigidos.
Caso contrário, você precisará seguir este procedimento para corrigir erros em W-2s e W-3s.
Corrigindo W-2s e W-3 s usando W-2C e W-3C
Se você emitiu uma declaração W-2 incorreta para um funcionário, antes ou depois de preencher o formulário de transmissão W-3 com a Administração da Previdência Social, você deve preencher um formulário W-2c e W-3c .
Primeiro, uma revisão dos requisitos de formulário W-2
Você deve preparar e distribuir um W-2 para cada funcionário, mostrando seus salários e retenção para o ano, até o final de janeiro do ano seguinte. Até o final de janeiro, você deve preparar um formulário de transmissão W-3 e enviá-lo junto com todos os formulários W-2, para o SSA.
O prazo exato muda a cada ano por causa de feriados e finais de semana. Aqui está um artigo atualizado mostrando os prazos exatos para o ano fiscal atual.
Erros no nome do funcionário, SSN
Se você informou o nome do funcionário ou o número da previdência social corretamente e este ano o nome / SSN estiver incorreto, preencha o W-2c somente por meio da caixa i. Não complete as caixas numeradas com informações salariais e retidas. Se esta é a primeira vez que você relatou incorretamente o nome / SSN, basta refazer o W-2 original e entregá-lo ao empregado. Se você enviou o formulário para o SSA junto com o W-3, você terá que fazer o W-2c e o W-3c.
Nome ausente ou número da previdência social
Se o erro for um nome de funcionário ausente ou um SSN, você não poderá usar o W-2c para adicionar essas informações. As instruções para formulários W-2C e W-3C informam que você deve contatar o SSA diretamente no número 1-800-772-6270.
Erro em um valor em um formulário W-2
Se você cometeu um erro em um valor, seja para retenção ou ganhos, preencha o W-2c completamente, mostrando os valores originais e corrigidos. Você também pode ter que apresentar um 941c se reportou incorretamente salários e / ou retenção em uma 941 - Declaração trimestral de imposto do empregador .
Notas Adicionais
- Se você pagou salários errados a um empregado, esses salários ainda são tributáveis ao empregado.
- Não use um W-2c para reportar o pagamento.
- Você deve usar um W-3c separado para cada tipo de W-2c (isto é o mesmo que se você arquivar diferentes tipos de W-2s).
Leia as instruções com cuidado
Este artigo é uma visão geral sobre essas declarações de salários e impostos; não se destina a ser abrangente. Antes de concluir um W-2c ou W-3c, leia atentamente as instruções (encontradas nos documentos).
Um lembrete sobre o arquivamento tardio
Certifique-se de levar seus W-2s para seus funcionários até a data de vencimento e seus W-3s transmitidos ao SSA a tempo de evitar penalidades pela distribuição e arquivamento atrasados.