Seja o chefe
A maioria dos eventos é um esforço conjunto entre vários departamentos diferentes, mas no final do dia, deve haver um líder para supervisionar toda a produção. Cada pessoa da equipe deve se concentrar em sua especialidade e entender a importância de seus limites. Identifique-se como o planejador principal desde o início do projeto. Explique aos seus colegas de trabalho a importância do fluxo de informações e ilustre o que acontece quando os protocolos são ignorados. Como ninguém quer ser responsável por criar um problema, explique as regras para o diálogo interno no primeiro dia.
Organizar Comitês
O objetivo aqui é unir os trabalhadores cujas responsabilidades vão se cruzar de alguma forma. Por exemplo, o departamento de marketing deve estar no mesmo comitê da equipe de áudio visual para garantir que todos os gráficos e logotipos sejam exibidos corretamente. Criar equipes que naturalmente precisam trabalhar juntas eliminará muitos dos e-mails redundantes que tendem a se perder no shuffle.
Escolha um contato de cada comitê para relatar a você com desenvolvimentos recentes.
Prazos
Postar prazos com antecedência reduzirá os níveis de estresse para todos os envolvidos. Você pode reforçar o valor de seus prazos criando um fluxograma que ilustra como o trabalho de cada comitê será usado para reunir tudo.
Os funcionários geralmente respondem melhor quando sabem que outro departamento está aguardando sua resposta. Compartilhar essas informações mantém o processo transparente e enfatiza a responsabilidade sem usar ações negativas.
Mantenha os executivos informados
Um dos maiores erros que você pode cometer é trabalhar nos bastidores até que esteja pronto para apresentar ideias aos seus líderes executivos. Raramente, se alguma vez, você vai entrar em seu escritório e sair sem ter que mudar algum aspecto do seu evento. Salve-se dessa frustração, reunindo-se proativamente com eles em intervalos regulares durante o processo de planejamento. É muito mais fácil fazer mudanças no meio do seu projeto do que circular de volta no final.
Entre em contato com seus fornecedores
Outro erro aparentemente inocente que pode ocorrer é a comunicação secundária com fornecedores . Acontece quando um colega de trabalho toma a iniciativa de entrar em contato diretamente com um fornecedor para compartilhar detalhes de planejamento que você não conhece. O resultado dessas conversas paralelas pode ter um grande impacto sobre como o evento se une. A única maneira de evitar isso é restringir seu fornecedor de receber pedidos de outros funcionários. Você pode pensar que soa duro no começo, mas você vai dormir muito mais fácil, sabendo que toda a informação flui através de você.
Atualizações proativas
Ser o planejador principal de um evento exige que você compartilhe o máximo de informações que receber. Mantenha um documento de planejamento mestre que descreva os detalhes do evento e envie atualizações semanais para todos os membros do comitê. Mantenha suas comunicações breves e diretas. Você quer que todos leiam as anotações em suas atualizações semanais por e-mail, mas se você divagar incessantemente, perderá rapidamente a atenção deles.
O gerenciamento do fluxo de informações de seus eventos requer os mesmos procedimentos das comunicações interdepartamentais. Mantenha todos conscientes de suas responsabilidades e compartilhe atualizações importantes com todas as partes envolvidas. A diferença crítica é que você é o CEO do projeto. Sua função é gerenciar todos os detalhes que entram e traduzi-los em uma visão compartilhada que atenda às necessidades de cada departamento.
A base para o sucesso é garantir que todas as informações fluam na mesma direção.