Escolha seu tema e localização
Este passo representa as duas variáveis que o seu público vai querer saber antes de mais nada.
O "onde e porquê" da reunião impactará instantaneamente quem será convidado e se participará ou não.
O local escolhido afeta a reunião geral e afeta outras decisões que você precisará tomar ao planejar o evento.
Identifique os participantes
Uma grande parte da realização de uma reunião focada e produtiva é evitar distrações, e isso significa limitar os convites aos principais tomadores de decisão. Existe uma tendência na cultura corporativa de incluir todas as partes relacionadas nas comunicações, mas você pode aumentar a produção eliminando os associados que poderiam retardar o progresso com discussões sem importância. Em vez de convidar participantes não votantes, incentive os participantes-chave a conversar com seus subordinados antes de comparecer à reunião.
Ofereça três datas e horários
Tenha cuidado sobre como você pergunta sobre a disponibilidade de cada participante. É fácil abrir uma “caixa de Pandora” de problemas quando se trata de agendar uma data com benefícios mútuos para a sua reunião.
Uma maneira de evitar isso é oferecer algumas datas e horários, depois perguntar a cada pessoa qual delas funciona melhor. Se você tiver sorte, uma das datas será igual para todos. Se não, não tenha medo de perguntar aos outliers se eles podem ajustar seu calendário para acomodar a maioria.
Crie um itinerário
É crucial ter um cronograma para quais tópicos serão discutidos, juntamente com quem conduzirá cada segmento da reunião.
Os planejadores podem precisar consultar os principais executivos para criar um itinerário com precisão. Depois que o primeiro rascunho for concluído, ele deverá ser enviado ao grupo para aprovação.
Discutir necessidades de apresentação
Há muitas maneiras diferentes de apresentar ideias ao grupo, e cada palestrante agendado terá sua própria preferência. A funcionalidade do PowerPoint, o acesso à Internet e os quadros brancos são apenas alguns dos componentes que você pode precisar. Seja proativo ao solicitar esses detalhes e faça o acompanhamento para confirmá-los alguns dias antes da reunião.
Programar Catering
A chave para pedir comida para pequenas reuniões é manter o menu funcional. Você não quer que o serviço interfira em nenhum aspecto do negócio, portanto evite refeições excessivamente formais, se possível. Se um almoço for solicitado, tente reservar uma sala adjacente para a refeição, para que os participantes possam voltar à reunião o mais rápido possível.
Enviar detalhes finais
Aproximadamente sete dias antes do evento, você deseja enviar uma cópia final do itinerário e detalhes para cada participante. Isso deve incluir tudo o que foi encomendado para o dia. Também inclui instruções, informações de estacionamento, números de quartos e contatos de emergência.
Se você estiver trabalhando com executivos, copie seus assistentes administrativos no e-mail também.
Dia de reunião
Como planejador de reuniões, é seu trabalho garantir que o evento seja iniciado com sucesso. Claro, você vai querer chegar no local cedo para inspecionar a sala e se reunir com o catering e coordenadores A / V. Dependendo da localização, você também pode postar sinalização para que todos encontrem seu caminho até a sala.
E aí está - oito passos relativamente simples para planejar uma pequena reunião bem-sucedida.
A execução de cada etapa, obviamente, levará tempo e diligência de sua parte, mas comunicar seus planos aos participantes é metade da batalha. Quanto mais as pessoas souberem o que esperar da reunião, mais preparadas estarão para começar a trabalhar.