Datas de vencimento para formulários 1099-MISC
1099s são devidos aos trabalhadores contratados até 31 de janeiro de cada ano, para o ano civil anterior.
Você pode ler os detalhes neste artigo sobre os prazos do relatório de imposto sobre folha de pagamento anual.
Coleta de informações para preparar formulários 1099-MISC
As informações deste formulário vêm de seus registros comerciais para pagamentos não relacionados a funcionários de cada pessoa ou empresa que você paga por serviços. Você pode estar pagando esses indivíduos em "Taxas profissionais" ou "Outros pagamentos". Certifique-se de acompanhar esses pagamentos por fornecedor, para que você possa executar uma lista no final do ano.
Quem deve receber um formulário 1099-MISC?
O formulário 1099-MISC inclui informações sobre a compensação paga no ano anterior a vários indivíduos e entidades. Você deve enviar um não-funcionário do formulário 1099-MISC para o qual pagou US $ 600 ou mais no ano civil. Este formulário NÃO é usado para salários e salários de funcionários.
O 1099-MISC é mais comumente usado para contratados independentes e fornecedores que são indivíduos autônomos (não corporações). Por exemplo, um serviço de zeladoria ou desenvolvedor da Web pode estar nessa categoria.
Se você está confuso sobre o envio de um 1099-MISC para uma empresa específica,
Para determinar se uma pessoa ou entidade comercial específica deve receber um formulário 1099-MISC, leia este artigo sobre quem deve receber um formulário 1099-MISC . Se a pessoa estiver qualificada para receber este formulário, determine se você pagou a essa pessoa US $ 600 ou mais no ano civil.
Verifique com seu profissional fiscal se você ainda estiver em dúvida.
Números de identificação do contribuinte e formulário 1099-MISC
Antes de preparar um 1099-MISC para alguém, você deve ter um número de identificação fiscal válido para essa pessoa. Você precisará obter um formulário W-9 de cada beneficiário. Este formulário inclui nome e endereço e o ID do contribuinte.
A principal área de confusão neste formulário é se usar o Box 3 ou Box 7 para pagamentos não funcionários. Se você tiver dúvidas sobre o uso do Box 3 ou Box 7 para relatar pagamentos a um não funcionário, anote o termo " serviços "na caixa 7.
Como lidar com um ID de contribuinte ausente
Siga esta série de etapas estabelecidas pelo IRS:
- Faça todos os esforços para obter o ID do contribuinte, enviando à pessoa um formulário W-9.
- Documente seus esforços para obter o formulário W-9. Acompanhe as tentativas que você fez, incluindo e-mails e correspondências, para se proteger de multas e penalidades quando o IRS entrar em contato com você.
- Arquive o 1099-MISC no horário, incluindo zeros no espaço onde o ID do contribuinte é necessário.
Informações necessárias para um formulário 1099-MISC
Informação de negócios. Para cada 1099-MISC que você preparar, você precisará incluir informações sobre sua empresa:
- O seu número de identificação federal do empregador
- O nome da sua empresa
- Seu endereço comercial
Número de identificação fiscal do destinatário Este é o número de segurança social do destinatário ou Federal EIN.
Valores de pagamento Insira valores pagos na caixa apropriada:
- Caixa 1 - Quantias pagas em aluguéis ( mas não para uma corporação)
- Caixa 2 - Royalties, provenientes de propriedades de óleo, gás ou minerais, ou de propriedade intelectual (patentes, direitos autorais, marcas registradas)
- Caixa 3 - Outros pagamentos de rendimentos, incluindo prémios e recompensas (casas 3 e 7); incluindo pagamentos de sorteios (mas não prêmios e prêmios para funcionários; pagamentos para participantes em estudos de pesquisa e danos punitivos).
- Caixa 6 - Pagamentos médicos e de cuidados de saúde , para pagamentos a "cada médico ou outro fornecedor ou fornecedor de serviços médicos ou de cuidados de saúde. Incluem pagamentos feitos por seguradoras médicas e de saúde nos planos de saúde, acidente e seguro de doença ..." mas não para farmácias para medicamentos prescritos.
- Caixa 7 - Serviços realizados por um não funcionário (incluindo peças e materiais; inclua aqui as despesas de uso de uma instalação de entretenimento que você trata como remuneração a um não funcionário).
- Caixa 9 - Vendas diretas de US $ 5.000 ou mais de produtos de consumo para revenda
- Caixa 14 - Resultado bruto pago a um advogado (explicado abaixo)
A lista de IRS inclui outras categorias que você provavelmente não usaria, como receitas de pesca, produtos de seguro de safras e ouro
Imposto de Renda Federal Retido na Fonte Insira os valores do imposto de renda federal retido dos pagamentos a um recebedor no Quadro 4.
A Seção 409A de Aditivos e Caixas de Renda 15a e 15b exige que você registre os diferimentos e a renda da Seção 409A. A seção 409A refere-se a uma seção relativamente nova (2004) do Internal Revenue Code, que tem a ver com planos de remuneração diferida não qualificados. Verifique com seu consultor fiscal ou um advogado fiscal se você acha que pode ter que denunciar uma compensação diferida não qualificada a alguém.
Informações Estaduais e Locais Nesta seção, você inserirá informações sobre a receita e retenção do Estado. Observe que você pode inserir informações para um ou dois estados.Se precisar inserir informações para mais de dois estados, será necessário preencher outro 1099-MISC para obter essas informações.
O estado / número do estado do pagador (caixa 17), o número de ID do imposto estadual da sua empresa NÃO é o número do seu ID de imposto sobre vendas do estado. Muitos estados usam o número de identificação fiscal federal (EIN) e adicionam dígitos ao final. Verifique com seu departamento de estado de receita para obter informações.
O que fazer antes de enviar o formulário 1099-MISC:
1. Verifique o ano nos formulários de imposto.
O IRS altera esses formulários todos os anos, portanto, verifique se você possui a versão do ano atual. O ano do formulário é o ano do pagamento, NÃO o ano em que você está preenchendo o formulário. Se você estiver enviando um formulário 1099-MISC para um empreiteiro em janeiro de 2019 para o trabalho de 2018, use o formulário 2018.
2. Certifique-se de ter um formulário W-9 para cada beneficiário.
Antes de enviar um 1099-MISC para qualquer pessoa, você deve ter um formulário W-9 preenchido para essa pessoa. O objetivo do Formulário W-9 é verificar o número de identificação fiscal da pessoa . Para um indivíduo, o ID do contribuinte pode ser um número de segurança social. Para uma empresa, pode ser um número de identificação do empregador.
É importante ter certeza de que você tem essa informação; Se você não receber um formulário W-9 de um não funcionário ou se o ID fiscal não for válido, você será notificado pelo IRS de que deve iniciar a retenção de backup nos pagamentos a esse indivíduo.
3. Solicite formulários 1099-MISC e use o formulário correto.
Se você enviar seus próprios formulários 1099-MISC (resumo de impostos de final de ano para contratados independentes), agora é a hora de solicitar formulários para este ano fiscal. Se você tiver um serviço de folha de pagamento, verifique se eles têm o que precisam para preparar esses formulários em janeiro.
Você pode obter formulários 1099-MISC em lojas de material de escritório ou no IRS. Você não pode usar um formulário 1099-MISC baixado da Internet porque a tinta vermelha na Cópia A é especial e não pode ser copiada. Você deve usar o formulário oficial.
4. Verifique se há erros antes de enviar para o IRS.
Erros comuns ao preencher formulários 1099 incluem o uso do formulário no ano errado, o não uso do formulário correto, o envio do formulário para a pessoa ou empresa errada, a falha em incluir todas as informações solicitadas e outros erros de formulário.
Imprimir e distribuir formulários
O 1099-MISC é um formulário com várias partes. Aqui estão as partes deste formulário e para onde enviar cada um:
A cópia A é enviada para o Internal Revenue Service
A cópia 1 é enviada para o (s) departamento (s) fiscal (ais) do estado
A cópia B é para o destinatário.
A cópia 2 é para o destinatário arquivar com sua declaração de imposto de renda estadual
Cópias B e 2 devem ser recebidas pela pessoa até 31 de janeiro do ano após o ano fiscal.
A cópia C é para o beneficiário (você).
Arquivando Formulários 1099-MISC com o IRS
Você pode arquivar formulários 1099-MISC com o IRS por meio do sistema FIRE (Filing Information Returns Eletronically). O prazo para a apresentação dos formulários 1099-MISC de cada ano é 31 de janeiro do ano seguinte.
Isenção de responsabilidade
As informações fornecidas neste artigo são para propósitos gerais, para ajudá-lo a coletar as informações necessárias para preparar e imprimir formulários 1099-MISC. Todas as situações de negócios são únicas e essas informações não tentam ser abrangentes ou fornecer todas as informações que devem ser incluídas nos formulários do 1099-MISC. Converse com seu consultor fiscal para obter informações sobre sua situação específica.